Een gesprek plannen of de kandidaat zijn moment laten kiezen
Een vaste datum vastleggen, meerdere tijdsloten voorstellen, verzetten of annuleren.
Twee manieren om een gesprek te organiseren, naargelang je zelf wil beslissen of de kandidaat wil laten kiezen.
Beide start je vanaf de fiche van de kandidaat (Volgende stap naar de gespreksfase), of vanaf Team → Werving → Gesprekken met de knop Plannen.
Een vaste datum vastleggen
Je vult in:
- Kandidaat / sollicitatie
- Type: Op locatie, Telefoon of Videogesprek
- Datum en tijd, Duur (minuten)
- Locatie of Videolink, naargelang het type
- Gespreksleiders: een of meer personen uit je team. Het veld Andere interviewers aanvaardt namen of e-mailadressen, gescheiden door komma's, voor iemand die geen Shyfter-account heeft.
- Categorie: Verkennend, Technisch / Case of Proefshift
Bij het opslaan vertrekt de uitnodiging per e-mail naar de kandidaat.
Meerdere tijdsloten voorstellen
In plaats van vijf berichten uit te wisselen om een datum te vinden, gebruik je Gesprek voorstellen: je stelt tot drie tijdsloten voor, de kandidaat krijgt een link en kiest het zijne. Het gesprek komt dan vanzelf in je kalender te staan en je krijgt de bevestiging.
De Opgegeven beschikbaarheid van de kandidaat op het moment van zijn sollicitatie staat naast het formulier, zodat je tijdsloten voorstelt die een kans maken om aanvaard te worden. De drie tijdsloten moeten verschillend zijn.
Zolang de kandidaat niet geantwoord heeft, toont zijn kaart "Gesprek voorgesteld, wacht op bevestiging", en vermeldt de fiche "De kandidaat heeft dit moment nog niet bevestigd".
Als er al een gesprek bestaat
Wanneer je opnieuw een planning start voor een sollicitatie die er al een heeft, zegt Shyfter je dat en biedt drie uitwegen: E-mail opnieuw versturen naar de kandidaat, Herplannen, of Annuleren en herplannen.
Verzetten of annuleren
Vanaf de kalender of vanaf de fiche:
- Verzetten: de kandidaat wordt automatisch verwittigd.
- Gesprek annuleren: er wordt je een optionele Reden gevraagd, en de kandidaat krijgt een annulatiemail.
- Definitief verwijderen: haalt een al geannuleerd gesprek uit de planning.
Een gesprek dat buiten Shyfter geregeld is
Heb je al telefonisch of per bericht een afspraak gemaakt, gebruik dan Ik heb al een gesprek gepland. Er wordt geen enkele e-mail verstuurd, en je fasenbord blijft kloppen: de kaart toont "Gesprek buiten Shyfter geregeld".
De kalender
Het scherm Gesprekken toont alle gesprekken van je vacatures, in de weergave Week of Maand, met een knop Vandaag. Vanuit een gesprek exporteert Aan agenda toevoegen het naar Google Agenda, Outlook, of als .ics-bestand voor Apple Agenda.