Het loon configureren: wie voorbereidt, wie verzendt, en het slot

Het tabblad Loon werkt zonder configuratie: standaard hebben al uw managers er de volledige toegang en staat de vergrendeling in observatie. De instellingen die hier beschreven worden dienen wanneer u de verantwoordelijkheden wilt verdelen, de sloten echt wilt laten naleven, of meerdere vestigingen in één bestand wilt verzenden.

Ga naar Instellingen → Human resources → Loon. De sectie verschijnt alleen voor wie verantwoordelijk is voor het loon: ze bepaalt wie mag afsluiten en verzenden, dus een voorbereider die ze zou openen, zou zichzelf het recht toekennen.

Voorbereiding en verzending van het loon

Dit blok bepaalt wat elke persoon ziet en mag doen in het tabblad Loon. Drie niveaus:

• Geen toegang: ziet het tabblad Loon niet.
• Voorbereider: controleert en corrigeert, sluit niet af. Concreet controleert hij de maand, corrigeert hij de fiches en volgt hij de voortgang van de andere vestigingen. Hij vergrendelt de weken niet, sluit niet af en exporteert niet, en heeft noch het volledige rapport noch de export in zijn menu.
• Volledige toegang: alle schermen, vergrendelt, sluit af en exporteert.

Per rol

Eén niveau per rol: Beheerders, Planning, Human resources. Dat is de algemene regel. Wordt een rol door niemand in deze vestiging gedragen, dan zegt het scherm dat onder zijn naam, om u te besparen een niveau toe te kennen dat nergens toe dient.

Per persoon

De uitzonderingen, voor de beheerder die enkel voorbereidt, of de planning die in feite degene is die verzendt. De keuze op naam gaat vóór die van de rol. Zolang er geen uitzondering bestaat, volgt ieder de regel van zijn rol.

Eén beveiliging: Shyfter weigert een configuratie die niemand zou overlaten om af te sluiten.

Een instelling laat toe dezelfde configuratie op alle vestigingen van de account toe te passen.

Instellingen van de loonexports

De vergrendeling van de periode inschakelen op de account

Uitgeschakeld heeft de vergrendeling geen enkel effect: de periodes blijven door iedereen wijzigbaar, en het scherm Vergrendeling verschijnt zelfs niet in het tabblad Loon. Schakel ze in wanneer u wilt dat de sloten die in Loon → Vergrendeling gezet worden, echt nageleefd worden.

Eenmaal ingeschakeld verschijnt het detail: rol per rol, en indien nodig persoon per persoon, kiest u wie het slot tegenhoudt. Ook hier gaat de keuze op naam vóór die van de rol. Standaard gaan de beheerders eraan voorbij en worden de andere rollen tegengehouden.

Strikte controle van de afsluiting

Ingeschakeld vertrekt geen enkele export vóór de maand is afgesloten, voor elke gedekte vestiging. Uitgeschakeld waarschuwt het exportscherm enkel.

In te schakelen als u het loon van meerdere vestigingen in één bestand verzendt: een vroegtijdige verzending zou vertrekken zonder de uren van een vestiging die nog bezig is.

Export over meerdere vestigingen

Telt uw account meerdere vestigingen, schakel deze instelling dan in om hun loon in één bestand te verzenden, en kies vervolgens welke samen vertrekken. Het exportscherm start op die selectie.

Elke vestiging toont haar werkgeversdossier. Vallen de vestigingen die u groepeert onder verschillende dossiers, dan waarschuwt Shyfter u: één bestand noemt maar één werkgever, dus de export zal één bestand per dossier produceren.

Wat elders wordt ingesteld

Twee gegevens waar het loon niet buiten kan, staan niet hier maar op de fiche van de medewerker: zijn contractnummer bij het sociaal secretariaat en zijn rijksregisternummer. Het ontbreken ervan is net een van de punten die de afsluiting u zal melden.

Ook de codekoppelingen tussen Shyfter en de catalogus van uw partner worden ingesteld in de HR-instellingen voor afwezigheden en dagtypes.