De maand afsluiten

Een maand afsluiten betekent verklaren dat haar prestaties vastliggen en klaar zijn om te vertrekken. Het scherm Loon → Afsluiting bestaat opdat die verklaring nooit een gok zou zijn: het zeeft de maand en toont u, vóór u klikt, alles wat het loon onjuist zou maken.

Ga naar Loon → Afsluiting. De titel draagt de geraadpleegde maand, die u wijzigt met de pijlen Vorige maand en Volgende maand.

De status van de afsluiting

Een kaart bovenaan vat de situatie samen in drie mogelijke toestanden:

• Nog niet afsluitbaar: er blijft minstens één blokkerend punt. Het aantal resterende correcties staat erbij.
• Klaar om af te sluiten: niets blokkeert nog, de knop De afsluiting uitvoeren is actief.
• Afgesloten: de maand is rond, met datum en uur. Heropenen blijft mogelijk.

Bent u voorbereider, dan zegt de kaart het: u bereidt de maand voor, de afsluiting en de verzending komen de loonverantwoordelijke toe.

Wat de afsluiting blokkeert

Dit is de kern van het scherm: de lijst van punten die geregeld moeten worden. Elke regel vermeldt hoeveel gevallen ze betreft en opent, via Het detail bekijken, een venster dat de personen één voor één opsomt en ter plaatse laat corrigeren.

De mogelijke controles:

• Niet-gevalideerde prestatiefiches: een niet-gevalideerde fiche wordt niet naar het sociaal secretariaat verzonden.
• Ontbrekende contractnummers van het sociaal secretariaat: zonder dat nummer valt de persoon weg uit het partnerbestand.
• Ontbrekende rijksregisternummers: het bestand zou zonder identificatie voor die personen vertrekken, en het sociaal secretariaat zou hen niet kunnen betalen.
• Niet-gekoppelde codes: bepaalde uren dragen een code die de catalogus van uw partner niet kent. Ze verschijnen wel op de fiche, maar worden uit het verzonden bestand gehaald: de medewerker zou voor die dagen niet betaald worden.
• Geen sociaal secretariaat geconfigureerd.
• Niet-vergrendelde weken.
• Ontbrekende Dimona en Dimona zonder prestatie.
• Niet-afgesloten tijdsregistraties: een registratie zonder einduur.
• Registraties over twee dagen en overlappende registraties.
• Afwijkingen in de tijdsregistratie.
• Geplande shifts zonder registratie.
• Niet-overeenstemmende contractnummers.
• Een vestiging van de groep die niet klaar is.

Elk punt biedt een snelkoppeling naar waar het geregeld wordt: de prestatiefiches, de HR-fiche van de medewerker, de codekoppelingen, het vergrendelingsscherm of de Dimona-opvolging. Wanneer het doelscherm een maand kan lezen, brengt de snelkoppeling u naar de maand die u afsluit, niet naar de lopende maand.

Van een punt afwijken

Sommige punten blokkeren uw loon niet echt. U kunt er dan een afwijking op toestaan, hetzij voor één persoon, hetzij voor de hele controle. Een afwijking vraagt een motief: schrijf waarom dit punt het loon niet blokkeert. Het punt komt dan als afgeweken te staan, de afsluiting wordt weer mogelijk, en het spoor blijft met de naam van zijn auteur. Een afwijking wordt even makkelijk opgeheven als ze wordt gezet.

Verdient uw aandacht

Onder de blokkerende punten verzamelt een tweede lijst wat de afsluiting niet blokkeert maar toch een blik verdient. Is de module conformiteit uitgeschakeld op uw account, dan meldt het scherm dat: de verschillen tussen registratie en planning, de wettelijke pauzes en de manuele registraties zijn dan niet gecontroleerd.

Wat de afsluiting in gang zet

Vóór u klikt, zegt het scherm wat er gaat gebeuren, en dat hangt af van uw instellingen:

• Is de vergrendeling ingeschakeld op de account, dan gaat de maand in leesmodus: planningen en registraties zijn vergrendeld voor wie het slot tegenhoudt. Anders wordt de maand enkel als afgesloten geregistreerd en blijft alles wijzigbaar.
• De export wordt mogelijk, of wordt überhaupt mogelijk als uw account weigert een niet-afgesloten maand te exporteren.
• Heropenen blijft mogelijk, met verplicht motief, en laat een spoor na.

Een bevestiging herhaalt die gevolgen vóór de actie.

De afsluitingsloten

Standaard wordt de maand in één blok afgesloten en geëxporteerd, wat de meeste klanten past. Loten dienen wanneer u het loon in meerdere keren verzendt, bijvoorbeeld de studenten vóór de vaste medewerkers.

Maak een lot door het een naam te geven en kies dan de medewerkers die het vormen (met een zoekveld, en de knoppen Alles selecteren en Alles deselecteren). Personen in een lot verlaten de telling van de maand: hun controles gebeuren in het lot, en het lot wordt apart afgesloten en geëxporteerd. Elk lot toont zijn status (Open, Afgesloten, Geëxporteerd), zijn aantal personen en de data. Een lot verwijderen stuurt zijn medewerkers terug naar de maand.

Voortgang per vestiging

Telt uw account meerdere vestigingen, dan toont een sectie waar elke vestiging staat: hoeveel er klaar zijn, hoeveel fiches er gevalideerd zijn, welke afgesloten, klaar of geblokkeerd zijn. Degene die u raadpleegt is aangeduid als hier.

Vergrendeling en exports van de periode

Twee panelen vervolledigen het scherm: de vergrendelingsstatus van de maand, met een rechtstreekse link naar het vergrendelingsscherm, en een herinnering dat de geschiedenis van de verzendingen op het exportscherm staat.

Een afgesloten periode heropenen

De knop De periode heropenen vraagt een motief en zet de maand weer aan het werk. Niets wordt gewist: de heropening komt in de geschiedenis bij.