Clôturer le mois

Clôturer un mois, c'est déclarer que ses prestations sont arrêtées et prêtes à partir. L'écran Paie → Clôture existe pour que cette déclaration ne soit jamais un pari : il passe le mois au crible et vous montre, avant que vous ne cliquiez, tout ce qui empêcherait la paie d'être juste.

Rendez-vous dans Paie → Clôture. Le titre porte le mois consulté, que vous changez avec les flèches Mois précédent et Mois suivant.

L'état de la clôture

Une carte en tête d'écran résume la situation en trois états possibles :

• Pas encore clôturable : au moins un point bloquant subsiste. Le nombre de corrections restantes est affiché.
• Prêt à clôturer : plus rien ne bloque, le bouton Effectuer la clôture est actif.
• Clôturé : le mois est passé, avec la date et l'heure. La réouverture reste possible.

Si vous êtes préparateur, la carte vous le dit : vous préparez le mois, la clôture et la transmission reviennent au responsable de la paie.

Ce qui bloque la clôture

C'est le coeur de l'écran : la liste des points qui doivent être réglés. Chaque ligne indique combien de cas elle concerne et ouvre, via Voir le détail, une fenêtre qui liste les personnes une par une et propose de corriger sur place.

Les contrôles possibles :

• Fiches de prestations non validées : une fiche non validée n'est pas transmise au secrétariat social.
• Numéros de contrat secrétariat social manquants : sans ce numéro, la personne est omise du fichier partenaire.
• Numéros nationaux manquants : le fichier partirait sans identifiant pour ces personnes, et le secrétariat social ne pourrait pas les payer.
• Codes non mappés : des heures portent un code que le catalogue de votre partenaire ne connaît pas. Elles s'affichent bien sur la fiche, mais sont retirées du fichier envoyé : le collaborateur ne serait pas payé pour ces journées.
• Aucun secrétariat social configuré.
• Semaines non verrouillées.
• Dimona manquantes et Dimona sans prestation.
• Pointages non clôturés : un pointage sans heure de sortie.
• Pointages à cheval sur deux jours et pointages qui se chevauchent.
• Anomalies de pointage.
• Shifts planifiés sans pointage.
• Numéros de contrat incohérents.
• Établissement du groupe pas prêt.

Chaque point propose un raccourci vers l'endroit où on le règle : les fiches de prestations, la fiche RH du collaborateur, les correspondances de codes, l'écran de verrouillage ou le suivi Dimona. Quand l'écran de destination sait lire un mois, le raccourci vous y emmène sur le mois que vous clôturez, pas sur le mois courant.

Déroger à un point

Certains points ne bloquent pas réellement votre paie. Vous pouvez alors les déroger, soit pour une personne, soit pour le contrôle entier. Une dérogation exige un motif : écrivez pourquoi ce point ne bloque pas la paie. Le point passe alors en « dérogé », la clôture redevient possible, et la trace reste avec le nom de son auteur. Une dérogation se lève aussi facilement qu'elle se pose.

Mérite votre attention

Sous les points bloquants, une seconde liste rassemble ce qui ne bloque pas la clôture mais mérite un regard. Si le module conformité est désactivé sur votre compte, l'écran vous le signale : les écarts pointage / planning, les pauses légales et les pointages manuels n'ont alors pas été contrôlés.

Ce que la clôture déclenche

Avant de cliquer, l'écran vous dit ce qui va se passer, et cela dépend de vos réglages :

• Si le verrouillage est activé sur le compte, le mois passe en lecture seule : plannings et pointages sont verrouillés pour ceux que le verrou bloque. Sinon, le mois est simplement enregistré comme clôturé et tout reste modifiable.
• L'export devient possible, ou devient tout court possible si votre compte refuse d'exporter un mois non clôturé.
• La réouverture reste possible, avec un motif obligatoire, et laisse une trace.

Une confirmation reprend ces conséquences avant d'agir.

Les lots de clôture

Par défaut, le mois se clôture et s'exporte d'un bloc, ce qui convient à la plupart des clients. Les lots servent quand vous transmettez la paie en plusieurs fois, par exemple les étudiants avant les fixes.

Créez un lot en le nommant, puis choisissez les collaborateurs qui le composent (avec une recherche, et les boutons Tout sélectionner et Tout désélectionner). Les personnes d'un lot sortent du décompte du mois : leurs contrôles se font dans le lot, et le lot se clôture puis s'exporte seul. Chaque lot affiche son état (Ouvert, Clôturé, Exporté), son nombre de personnes et les dates. Supprimer un lot renvoie ses collaborateurs dans le mois.

Avancement par établissement

Si votre compte compte plusieurs établissements, une section montre où en est chacun : combien sont prêts, combien de fiches y sont validées, lesquels sont clôturés, prêts ou bloqués. Celui que vous consultez est marqué « ici ».

Verrouillage et exports de la période

Deux encarts complètent l'écran : l'état du verrouillage du mois, avec un lien direct vers l'écran de verrouillage, et un rappel que l'historique des transmissions vit sur l'écran d'export.

Rouvrir une période clôturée

Le bouton Rouvrir la période demande un motif, puis remet le mois en travail. Rien n'est effacé : la réouverture s'ajoute à l'historique.