Taken toevoegen aan een shift

De taken van een shift laten toe om de inhoud van het geplande werk tijdens een tijdslot te detailleren. In plaats van gewoon aan te geven dat een medewerker van 9u tot 17u werkt, kun je preciseren dat hij van 9u tot 12u de keuken verzorgt en 's namiddags een opleiding volgt. Dat is nuttig voor polyvalente functies, teams waarvan de taken tijdens de dienst veranderen, of gewoon om het werk te structureren en de communicatie te vergemakkelijken.

Vereiste: je taken aanmaken in de instellingen

Voor je taken toewijst, moet je ze hebben aangemaakt. Ga naar Instellingen ⚙️ → Taken → Takenbeheer. De pagina toont de lijst met taken van je vestiging.

De tabel toont voor elke taak: het ID, de Naam, de Kleur, de Code, de Standaardduur (min) en de Acties (Bewerken, Verwijderen). Met een zoekbalk kun je een taak terugvinden, en met de knop Nieuw maak je er een aan.

Een taak aanmaken of wijzigen

De knop Nieuw (of Bewerken op een lijn) opent het paneel "Een taak wijzigen" met de volgende velden:

• Naam: het label van de taak (verplicht), bijvoorbeeld Bestelling, Keuken, Ontsmetting.
• Code: een korte code die op de shift in het rooster wordt getoond (bijvoorbeeld BE, KE, ON).
• Standaardduur (min): de duur die automatisch wordt voorgesteld wanneer je de taak aan een shift toevoegt, in minuten.
• Aftrekken van de bezetting in de dagweergave: een schakelaar. Ingeschakeld wordt de tijd van deze taak afgetrokken van de bezetting die in de dagweergave wordt geteld, omdat de medewerker niet beschikbaar is voor de dienst terwijl hij ze uitvoert.
• Kleur: een gekleurde bol gekozen uit het palet, waarmee je de taak in één oogopslag herkent in het rooster.

Bevestig met Bewaren, of sluit af met Annuleren.

Een taak verwijderen

De knop Verwijderen opent een bevestiging ("Verwijdering, Ben je zeker dat je deze taak wilt verwijderen?") met Annuleren en Verwijderen. Het verwijderen haalt de taak uit de lijst die beschikbaar is bij het plannen.

Een taak toewijzen vanuit het shiftpaneel

Open het paneel van een shift (aanmaken of wijzigen) in Uurroosters → Roosterbeheer. Scroll tot aan de sectie Taken, klik op Een taak toevoegen, kies de taak in de lijst en vul vervolgens het begin- en einduur in (de standaardduur wordt voorgesteld). Met de toevoegknop kun je er meerdere op elkaar stapelen, en elke lijn kan worden verwijderd. Bewaar de shift.

Een taak toewijzen in het rooster (slepen-en-neerzetten)

Naast het paneel kun je een taak ook rechtstreeks in het rooster toevoegen via slepen-en-neerzetten, wat vaak sneller is. Deze methode is enkel beschikbaar in de dagweergave: ze bestaat niet in de weekweergave.

Klik in de dagweergave op de kleine ronde knop T die in de werkbalk verschijnt (zodra je het rooster naar beneden scrollt) om de takenbalk onderaan het scherm te tonen. Deze knop verschijnt enkel als je al minstens één taak hebt aangemaakt in de instellingen.

Zodra de balk wordt getoond, verschijnen je taken als gekleurde bollen, met de vermelding "Slepen en neerzetten op de shifts". Sleep gewoon een taak en zet ze op een shift neer om ze eraan toe te voegen.

De taken verschijnen dan als gekleurde segmenten langs de shift, op een tijdlijn. Zo visualiseer je de verdeling van de dienst en pas je elke taak gemakkelijk aan (verplaatsen, vergroten, vervangen) rechtstreeks op de shift.

Hoe de medewerkers de taken zien

Op de Shyfter Staff-app vindt elke medewerker de taken die aan zijn shifts zijn toegewezen terug in het detail van zijn tijdslot. Dat is een duidelijke en gecentraliseerde manier om de operationele instructies door te geven.

Taken of checklists?

De taken bepalen wat de medewerker moet doen en wanneer, met tijdsloten; ze zijn zichtbaar voor en tijdens de shift.

De checklists (Pro-abonnement) zijn controlelijsten die de medewerker tijdens zijn shift invult vanaf zijn telefoon, met verschillende antwoordtypes (aankruisvakje, ja/nee, foto, aantal), en die een opvolgingsrapport genereren.

Wil je enkel informeren, dan volstaan de taken. Wil je een opvolging van de uitvoering met bevestiging, gebruik dan de checklists.