Competenties in de planning

Competenties beschrijven wat elke medewerker kan: Keuken, Bar, Kassa, Zaal, Onthaal, Schoonmaak, enzovoort. Door ze in de planning te gebruiken, plaats je niet langer zomaar "iemand" op een tijdsblok: je plaatst de juiste persoon, met de juiste kwalificatie, op de juiste post. Het is een eenvoudige tool die de planning leesbaarder, correcter en betrouwbaarder maakt.

Waarvoor dienen competenties

• Het juiste profiel op de juiste post plannen: een shift kan een of meerdere competenties vereisen; je ziet meteen wie gekwalificeerd is.
• De planning in één oogopslag lezen: elke competentie heeft haar kleur, waardoor je de verdeling van de posten over de week visueel kunt herkennen.
• De kosten verfijnen: een competentie kan haar eigen uurkost dragen (werknemer en werkgever). De kost van een shift weerspiegelt dan de werkelijk ingevulde post, en niet alleen een enkele kost per persoon.
• De kwalificatievereisten borgen: in bepaalde beroepen veronderstelt het invullen van een post een precieze kwalificatie. De competenties dienen als houvast om niemand te plannen op een post die hij niet kan invullen.
• De automatische generatie sturen: als je de planninggeneratie via AI gebruikt, kan Shyfter rekening houden met de competenties, of zelfs enkel de personen toewijzen die alle vereiste competenties bezitten (optie "strikte competenties").

Een competentie aanmaken en toekennen

De competenties worden aangemaakt in Instellingen ⚙️ → Competenties (naam, kleur, en eventueel een werknemers- en werkgeverskost per uur). Je kent ze vervolgens toe aan je medewerkers, naargelang wat elk kan, en je geeft ze aan op de shifts die ze vereisen, op het moment dat je een shift aanmaakt of wijzigt.

Wie ziet welke competenties: de toegangsniveaus

De zichtbaarheid van de competenties hangt af van de rol van de gebruiker:

• Een beheerder ziet alle competenties van het account, of hij eraan gekoppeld is of niet.
• Een planning- of HR-beheerder ziet enkel de competenties die hem zijn toegekend (zijn perimeter). Zo werkt hij enkel met de posten die hem aanbelangen, zonder verdrinken in die van de andere teams.

Houd hier rekening mee bij het verdelen van de rollen: opdat een beheerder een post kan plannen, moet de overeenkomstige competentie deel uitmaken van zijn perimeter.

De planning filteren per competentie

In Uurroosters → Beheer van de uurroosters laat de filterbalk toe om enkel de shifts van een of meerdere competenties weer te geven. Dat is handig om je op een precieze post te concentreren (bijvoorbeeld enkel de Keuken zien) zonder afgeleid te worden door de rest van de planning. De filter per competentie werkt binnen wat je rol je al toelaat te zien.

De planning weergeven en organiseren per competentie

Naast de filter kun je de lezing van de planning organiseren per competentie: de rijen sorteren of groeperen per competentie om post per post te zien wie er gepland is. Je kunt deze configuratie opslaan als weergave (bijvoorbeeld "Keuken, week") en er met één klik naar terugkeren: de weergave onthoudt de geselecteerde competenties en de weergavemodus. Bij het afdrukken van de planning is ook een sortering per competenties beschikbaar, evenals een optie om de competenties op het document te laten verschijnen.

Competenties en automatische generatie

Als je je planningen met AI genereert, komen twee instellingen in het spel (in de instellingen voor generatie):

• Competenties gebruiken: de generatie houdt rekening met de competenties van de medewerkers.
• Strikte competenties: enkel de medewerkers die alle door een shift vereiste competenties bezitten, kunnen eraan worden toegewezen.

Goede praktijken

• Houd een duidelijke en niet te lange competentielijst: enkele goed gedefinieerde posten zijn beter dan tientallen competenties die elkaar overlappen.
• Houd de toekenningen up-to-date: een goed ingevulde competentie bij elke medewerker maakt het filteren, de suggesties van vervangers en de automatische generatie veel relevanter.
• Gebruik de kleuren om je werkelijke organisatie weer te geven (een kleur per zone of per type post), zodat de planning zich meteen laat lezen.