Las competencias en la planificación

Las competencias describen lo que cada colaborador sabe hacer: Cocina, Barra, Caja, Sala, Recepción, Limpieza, etc. Al utilizarlas en la planificación, ya no te limitas a colocar a «alguien» en una franja: colocas a la persona adecuada, con la cualificación adecuada, en el puesto adecuado. Es una herramienta sencilla que hace la planificación más legible, más justa y más fiable.

Para qué sirven las competencias

• Planificar el perfil adecuado en el puesto adecuado: un turno puede exigir una o varias competencias; ves de inmediato quién está cualificado.
• Leer la planificación de un vistazo: cada competencia tiene su color, lo que permite identificar visualmente el reparto de los puestos a lo largo de la semana.
• Afinar los costes: una competencia puede llevar su propio coste horario (salarial y patronal). El coste de un turno refleja entonces el puesto realmente desempeñado, y no solo un coste único por persona.
• Asegurar los requisitos de cualificación: en ciertos oficios, ocupar un puesto exige una cualificación concreta. Las competencias sirven de referencia para no planificar a alguien en un puesto que no puede ocupar.
• Guiar la generación automática: si utilizas la generación de planificación por IA, Shyfter puede tener en cuenta las competencias, e incluso asignar únicamente a las personas que poseen todas las competencias requeridas (opción «competencias estrictas»).

Crear y asignar una competencia

Las competencias se crean en Ajustes ⚙️ → Competencias (nombre, color y, eventualmente, un coste salarial y patronal por hora). A continuación las asignas a tus colaboradores, según lo que cada uno sabe hacer, y las indicas en los turnos que las requieren, al crear o modificar un turno.

Quién ve qué competencias: los niveles de acceso

La visibilidad de las competencias depende del rol del usuario:

• Un administrador ve todas las competencias de la cuenta, esté o no vinculado a ellas.
• Un gestor de planificación o de RR. HH. solo ve las competencias que le han sido asignadas (su ámbito). Así trabaja únicamente con los puestos que le conciernen, sin verse desbordado por los de los demás equipos.

Tenlo en cuenta al repartir los roles: para que un gestor pueda planificar un puesto, la competencia correspondiente debe formar parte de su ámbito.

Filtrar la planificación por competencia

En Horarios → Gestión de horarios, la barra de filtro permite mostrar únicamente los turnos de una o varias competencias. Es práctico para centrarse en un puesto concreto (por ejemplo, ver solo la Cocina) sin distraerse con el resto de la planificación. El filtro por competencia actúa dentro de lo que tu rol ya te permite ver.

Mostrar y organizar la planificación por competencia

Más allá del filtro, puedes organizar la lectura de la planificación por competencia: ordenar o agrupar las líneas por competencia para ver, puesto por puesto, quién está planificado. Puedes guardar esta configuración como vista (por ejemplo «Cocina, semana») y volver a ella con un clic: la vista memoriza las competencias seleccionadas y el modo de visualización. Al imprimir la planificación, también hay disponible una ordenación por competencias, así como una opción para hacer aparecer las competencias en el documento.

Competencias y generación automática

Si generas tus planificaciones con la IA, entran en juego dos ajustes (en los parámetros de generación):

• Utilizar las competencias: la generación tiene en cuenta las competencias de los colaboradores.
• Competencias estrictas: solo los colaboradores que poseen todas las competencias requeridas por un turno pueden ser asignados a él.

Buenas prácticas

• Mantén una lista de competencias clara y no demasiado larga: es preferible tener unos pocos puestos bien definidos que decenas de competencias que se solapan.
• Mantén las asignaciones al día: una competencia bien indicada en cada colaborador hace que el filtrado, las sugerencias de sustituto y la generación automática sean mucho más pertinentes.
• Utiliza los colores para reflejar tu organización real (un color por zona o por tipo de puesto), de modo que la planificación se lea al instante.