Een afwezigheid toevoegen in de planning

Wanneer een medewerker afwezig is, houdt het aangeven ervan in de planning je weergave getrouw aan de realiteit en voedt het de tellers en rapporten correct. Een afwezigheid codeer je rechtstreeks vanuit het beheer van de uurroosters, zonder te wachten op een aanvraag van de werknemer. Dat is ideaal voor een onvoorziene afwezigheid (ziekte, noodgeval) of om een reeds gevalideerde afwezigheid in te voeren.

Het afwezigheidsformulier openen

Ga naar Uurroosters → Beheer van de uurroosters. Ga met de muis over het vakje van de medewerker op de juiste datum en klik op + Een shift toevoegen. Schakel in het paneel dat opent naar het tabblad Afwezigheid (naast Shift en Onbeschikbaarheid).

De velden van een afwezigheid

• Type afwezigheid: het vervolgkeuzemenu toont de types die op je account zijn geconfigureerd, bijvoorbeeld Toegestane afwezigheid, Ongewettigde afwezigheid, Wettelijk verlof, Feestdag, Ziekte. Elk type heeft zijn kleur in de planning. De types beheer je in Instellingen ⚙️ → HR → Afwezigheden.
• Sectie: de betrokken sectie, indien van toepassing.
• Gebruiker: de afwezige medewerker (al vooraf ingevuld als je vertrok vanaf zijn regel).
• Volledige dag: een optie om de hele dag te dekken. Als je die uitgeschakeld laat, geef je een begin- en einduur op.
• Betaalde afwezigheid: geeft aan of de afwezigheid vergoed wordt of niet.
• Begin en Einde: de uren van de afwezigheid (wanneer het geen volledige dag is).
• Snelkoppelingen: snelkoppelingen om snel courante duurtijden in te vullen.
• Afwezigheid niet meegerekend in de gepresteerde uren: sluit de afwezigheid uit van het totaal van de gewerkte uren.
• Commentaar: een vrije notitie over de afwezigheid.
• Herhaling: om de afwezigheid over meerdere dagen te herhalen via Een herhaling toevoegen.

Klik op Shift aanmaken om te bewaren. De afwezigheid verschijnt in de planning met de kleur van zijn type.

Verschil met de verlofaanvragen

Een afwezigheid toevoegen vanuit de planning is een manuele invoer door de beheerder, onmiddellijk opgeslagen zonder validatie. De verlofaanvragen worden daarentegen geïnitieerd door de medewerkers vanuit de mobiele app en komen toe in Uurroosters → Afwezigheidsaanvragen om behandeld te worden. Eenmaal aanvaard, worden ze automatisch aan de planning toegevoegd. Beide methodes voeden dezelfde saldotellers en dezelfde rapporten.