Conformiteitscontrole

Een planning opbouwen betekent ook ervoor zorgen dat ze je verplichtingen naleeft: een verzonden Dimona voor elke shift, een actief contract, een voldoende lange wettelijke pauze, een correcte rust tussen twee dagen, samenhangende tijdsregistraties. Dit alles handmatig controleren duurt lang en een fout blijft snel onopgemerkt in een drukke planning.

De Conformiteitscontrole doet dit werk voor jou, continu. Ze berekent een score, lijst elke afwijking op ingedeeld volgens ernst, en stelt voor elk een directe correctie voor. Het is een van de krachtigste tools van Shyfter om je planningen te beveiligen. Ze is inbegrepen in het pakket Pro.

De controles activeren en instellen

Alles wordt geregeld in Instellingen ⚙️ → HR → Conformiteitsregels.

De hoofdschakelaar De conformiteitscontrole activeren zet de functie in werking: hij laat de knop Conformiteit in de planning verschijnen en past de aangevinkte regels toe bij het berekenen van de score.

Je kiest vervolgens de te controleren regels (die welke beschikbaar zijn, hangen af van je modules en je land):

• De Dimona-aangiftes controleren (België): detecteert de ontbrekende Dimona's en de Dimona's zonder gekoppelde shift.
• De contracten controleren: detecteert de shifts die door geen enkel actief contract worden gedekt.
• Zich baseren op de regels van de collectieve arbeidsovereenkomst: past de regels voor dagelijkse rust toe die voortkomen uit je collectieve arbeidsovereenkomst (paritair comité (PC) in België).
• De pauzes controleren: detecteert de ontbrekende wettelijke pauzes en de tijdsregistraties zonder pauze.
• De tijdsregistraties controleren: detecteert de ontbrekende of niet-afgesloten tijdsregistraties. Deze regel opent ook drie subcontroles:
  • De afwijkingen ten opzichte van de geplande shift controleren: tijdsregistraties die duidelijk afwijken van de voorziene duur.
  • De handmatige tijdsregistraties controleren: tijdsregistraties die handmatig zijn aangemaakt, buiten de badgemachine of applicatie om.
  • De tijdsregistraties zonder pauze controleren: tijdsregistraties die lang genoeg zijn om een wettelijke pauze te vereisen maar zonder enige geregistreerde pauze.

Als er geen paritair comité (PC) is geselecteerd voor een departement, steunen de regels voor dagelijkse rust en wettelijke pauze op standaardwaarden. Vul je collectieve arbeidsovereenkomst in voor een exacte controle.

De score in de planning

Zodra de controle is geactiveerd, toont de actiebalk van de planning een knop Conformiteit met de score van de periode (op 100). De score is gekleurd volgens een eenvoudige code:

• Groen vanaf 85: conforme planning.
• Oranje van 60 tot 84: aandachtspunten.
• Rood onder 60: kritieke afwijkingen om aan te pakken.

Naast de score zie je het aantal kritieke afwijkingen, waarschuwingen en gecontroleerde shifts. Twee filters laten toe de analyse te richten: per werknemer en per type afwijking.

Wat er wordt gecontroleerd, in detail

Elke controle genereert, in voorkomend geval, een afwijking met een duidelijke omschrijving. Hier is alles wat Shyfter bewaakt.

Dimona (België)

• Ontbrekende Dimona: de shift is gestart zonder dat de Dimona werd verzonden.
• Dimona zonder shift: er is een Dimona verzonden maar de gekoppelde shift bestaat niet meer.

Contract

• Contract afwezig of vervallen: geen enkel actief contract dekt deze datum voor de werknemer.

Rust en pauzes

• Onvoldoende dagelijkse rust: de afstand tussen twee shifts ligt onder het minimum (bijvoorbeeld "slechts 9u tussen twee shifts, minimum 11u").
• Ontbrekende wettelijke pauze: een shift die lang genoeg is zonder de vereiste pauze (bijvoorbeeld "shift van 7u30 zonder voldoende pauze, vereist 30m").

Tijdsregistraties

• Ontbrekende tijdsregistratie: de shift is afgelopen maar er is geen tijdsregistratie geregistreerd.
• Niet-afgesloten tijdsregistratie: de tijdsregistratie is gestart maar werd nooit afgesloten.
• Tijdsregistratie zonder pauze: een tijdsregistratie die lang genoeg is zonder enige geregistreerde pauze.
• Afwijking gepland / geklokt: de tijdsregistratie wijkt af van de voorziene duur (bijvoorbeeld veel langer klokken dan de geplande shift).
• Kritieke overschrijding van de tijdsregistratie: de afwijking overschrijdt een kritieke drempel (het percentage en de drempel worden aangegeven).
• Handmatige tijdsregistratie: de tijdsregistratie werd handmatig aangemaakt, zonder via de badgemachine of de applicatie te gaan.

Het detail van de afwijkingen lezen

Een klik op de knop Conformiteit opent het detailpaneel, georganiseerd in drie secties:

1. Blokkerend, te corrigeren: de kritieke afwijkingen, bij voorrang aan te pakken.
2. Op te volgen: de waarschuwingen, minder dringend maar niet te negeren.
3. Nageleefde regels: de controles die zonder probleem geslaagd zijn, weergegeven om te bevestigen dat alles draait.

Elke afwijking toont de betrokken werknemer, de voorziene shift (datum, uurrooster, duur, pauze) en, wanneer dat nuttig is, de tijdsregistratie of de Dimona in kwestie.

Corrigeren in één klik

Hier bespaart de functie de meeste tijd: elke afwijking stelt de actie voor die ze oplost, zonder het paneel te verlaten.

• Ontbrekende Dimona: knop De Dimona verzenden.
• Dimona zonder shift: knop De Dimona annuleren (een waarschuwing herinnert eraan dat een Dimona normaal gezien niet kan worden geannuleerd na de dag zelf).
• Contract afwezig of vervallen: knop Een contract aanmaken.
• Ontbrekende wettelijke pauze: knop De wettelijke pauze instellen, die automatisch de vereiste duur toevoegt.
• Ontbrekende tijdsregistratie: knop Een tijdsregistratie aanmaken.
• Niet-afgesloten tijdsregistratie: knop De tijdsregistratie afsluiten.
• Afwijking, overschrijding of handmatige tijdsregistratie: knop De tijdsregistratie herzien, die het bewerkingsvenster van de tijdsregistratie opent.
• Voor de afwijkingen die aan de shift gekoppeld zijn, brengt een knop De shift openen je rechtstreeks naar het juiste tijdsblok.

Een gekende afwijking verbergen

Als een afwijking overeenkomt met een uitzonderlijke en beheerste situatie, selecteer ze en klik op Mij niet meer waarschuwen. Ze verdwijnt uit het rapport, maar verschijnt automatisch opnieuw als de betrokken shift, tijdsregistratie of Dimona wordt gewijzigd: je verbergt nooit per vergissing een echt probleem.

Het rapport per e-mail ontvangen

In Instellingen ⚙️ → HR → Conformiteitsregels → Rapport per e-mail plan je een automatische verzending van de score en de kritieke afwijkingen:

• Een conformiteitsrapport per e-mail verzenden: de activeringsschakelaar.
• Frequentie: Dagelijks of Wekelijks.
• Verzenddag (voor het wekelijkse) en Verzenduur.
• Gedekte periode: Voorbije (overzicht) voor een balans van wat er gebeurd is, ideaal vóór de loonverwerking, of Toekomstig (anticipatie) om de volgende periode te controleren, ideaal op het einde van de week.
• Geadresseerden: een of meerdere e-mailadressen.

Een knop Een testmail verzenden stuurt je onmiddellijk een rapport over de laatste 7 dagen, om de weergave te bekijken voordat je de verzending activeert.

De conformiteitscontrole is een copiloot, geen controleur: ze signaleert, jij beslist. Door eerst de kritieke afwijkingen aan te pakken, stijgt de score snel. Deze controles zijn een hulpmiddel en vervangen geen juridisch advies: de exacte regels hangen af van je collectieve arbeidsovereenkomst.