Vérification de conformité

Construire un planning, c'est aussi s'assurer qu'il respecte vos obligations : une Dimona envoyée pour chaque shift, un contrat actif, une pause légale suffisante, un repos correct entre deux journées, des pointages cohérents. Vérifier tout cela à la main est long et une erreur passe vite inaperçue dans un planning chargé.

La Vérification de conformité fait ce travail pour vous, en continu. Elle calcule un score, liste chaque anomalie classée par gravité, et propose pour chacune une correction directe. C'est l'un des outils les plus puissants de Shyfter pour sécuriser vos plannings. Il est inclus dans le pack Pro.

Activer et paramétrer les contrôles

Tout se règle dans Paramètres ⚙️ → RH → Règles de conformité.

L'interrupteur maître Activer la vérification de conformité met la fonction en route : il fait apparaître le bouton Conformité dans le planning et applique les règles cochées lors du calcul du score.

Vous choisissez ensuite les règles à vérifier (celles disponibles dépendent de vos modules et de votre pays) :

• Vérifier les déclarations Dimona (Belgique) : détecte les Dimonas manquantes et les Dimonas sans shift associé.
• Vérifier les contrats : détecte les shifts qui ne sont couverts par aucun contrat actif.
• Se baser sur les règles de la convention collective : applique les règles de repos journalier issues de votre convention collective (commission paritaire en Belgique).
• Vérifier les pauses : détecte les pauses légales manquantes et les pointages sans pause.
• Vérifier les pointages : détecte les pointages manquants ou non clôturés. Cette règle ouvre aussi trois sous-vérifications :
  • Vérifier les écarts par rapport au shift planifié : pointages qui s'écartent nettement de la durée prévue.
  • Vérifier les pointages manuels : pointages créés à la main, hors badgeuse ou application.
  • Vérifier les pointages sans pause : pointages assez longs pour exiger une pause légale mais sans aucune pause enregistrée.

Si aucune commission paritaire n'est sélectionnée pour un département, les règles de repos journalier et de pause légale s'appuient sur des valeurs par défaut. Renseignez votre convention collective pour un contrôle exact.

Le score dans le planning

Une fois la vérification activée, la barre d'actions du planning affiche un bouton Conformité avec le score de la période (sur 100). Le score est coloré selon un code simple :

• Vert à partir de 85 : planning conforme.
• Orange de 60 à 84 : des points d'attention.
• Rouge en dessous de 60 : des anomalies critiques à traiter.

À côté du score, vous voyez le nombre d'anomalies critiques, d'avertissements et de shifts vérifiés. Deux filtres permettent de cibler l'analyse : par employé et par type d'anomalie.

Ce qui est vérifié, en détail

Chaque contrôle génère, le cas échéant, une anomalie avec un intitulé clair. Voici tout ce que Shyfter surveille.

Dimona (Belgique)

• Dimona manquante : le shift a démarré sans que la Dimona ne soit envoyée.
• Dimona sans shift : une Dimona a été envoyée mais le shift associé n'existe plus.

Contrat

• Contrat absent ou expiré : aucun contrat actif ne couvre cette date pour l'employé.

Repos et pauses

• Repos journalier insuffisant : l'écart entre deux shifts est inférieur au minimum (par exemple « seulement 9h entre deux shifts, minimum 11h »).
• Pause légale manquante : un shift assez long sans la pause requise (par exemple « shift de 7h30 sans pause suffisante, requis 30m »).

Pointages

• Pointage manquant : le shift est terminé mais aucun pointage n'a été enregistré.
• Pointage non clôturé : le pointage a démarré mais n'a jamais été fermé.
• Pointage sans pause : un pointage assez long sans aucune pause enregistrée.
• Écart planifié / pointé : le pointage s'écarte de la durée prévue (par exemple pointer bien plus longtemps que le shift planifié).
• Dépassement critique de pointage : l'écart dépasse un seuil critique (le pourcentage et le seuil sont indiqués).
• Pointage manuel : le pointage a été créé à la main, sans passer par la badgeuse ou l'application.

Lire le détail des anomalies

Un clic sur le bouton Conformité ouvre le panneau détaillé, organisé en trois sections :

1. Bloquant à corriger : les anomalies critiques, à traiter en priorité.
2. À surveiller : les avertissements, moins urgents mais à ne pas ignorer.
3. Règles respectées : les contrôles passés sans problème, affichés pour confirmer que tout tourne.

Chaque anomalie affiche l'employé concerné, le shift prévu (date, horaire, durée, pause) et, quand c'est utile, le pointage ou la Dimona en cause.

Corriger en un clic

C'est là que la fonctionnalité fait gagner le plus de temps : chaque anomalie propose l'action qui la résout, sans quitter le panneau.

• Dimona manquante : bouton Envoyer la Dimona.
• Dimona sans shift : bouton Annuler la Dimona (un avertissement rappelle qu'une Dimona ne peut normalement pas être annulée après le jour même).
• Contrat absent ou expiré : bouton Créer un contrat.
• Pause légale manquante : bouton Fixer la pause légale, qui ajoute automatiquement la durée requise.
• Pointage manquant : bouton Créer un pointage.
• Pointage non clôturé : bouton Clôturer le pointage.
• Écart, dépassement ou pointage manuel : bouton Revoir le pointage, qui ouvre la fenêtre d'édition du pointage.
• Pour les anomalies liées au shift, un bouton Ouvrir le shift vous amène directement au bon créneau.

Masquer une anomalie connue

Si une anomalie correspond à une situation exceptionnelle et maîtrisée, sélectionnez-la et cliquez sur Ne plus m'avertir. Elle disparaît du rapport, mais réapparaît automatiquement si le shift, le pointage ou la Dimona concerné est modifié : vous ne masquez jamais un vrai problème par erreur.

Recevoir le rapport par email

Dans Paramètres ⚙️ → RH → Règles de conformité → Rapport par email, vous programmez un envoi automatique du score et des anomalies critiques :

• Envoyer un rapport de conformité par email : l'interrupteur d'activation.
• Fréquence : Quotidien ou Hebdomadaire.
• Jour d'envoi (pour l'hebdomadaire) et Heure d'envoi.
• Période couverte : Passée (récap) pour un bilan de ce qui s'est passé, idéal avant la paie, ou À venir (anticipation) pour vérifier la période suivante, idéal en fin de semaine.
• Destinataires : une ou plusieurs adresses email.

Un bouton Envoyer un email de test vous adresse immédiatement un rapport sur les 7 derniers jours, pour visualiser le rendu avant d'activer l'envoi.

La vérification de conformité est un copilote, pas un contrôleur : elle signale, vous décidez. En traitant d'abord les anomalies critiques, le score remonte vite. Ces contrôles sont une aide et ne remplacent pas un conseil juridique : les règles exactes dépendent de votre convention collective.