Ajouter une absence dans le planning

Quand un collaborateur est absent, l'indiquer dans le planning garde votre vue fidèle à la réalité et alimente correctement les compteurs et les rapports. Une absence s'encode directement depuis la gestion des horaires, sans attendre une demande de l'employé. C'est idéal pour une absence imprévue (maladie, urgence) ou pour saisir une absence déjà validée.

Ouvrir le formulaire d'absence

Rendez-vous dans Horaires → Gestion des horaires. Survolez la case du collaborateur à la bonne date et cliquez sur + Ajouter un shift. Dans le panneau qui s'ouvre, basculez sur l'onglet Absence (à côté de Shift et Indisponibilité).

Les champs d'une absence

• Type d'absence : le menu déroulant liste les types configurés sur votre compte, par exemple Absence autorisé, Absence injustifiée, Congé légal, Jour férié, Maladie. Chaque type a sa couleur dans le planning. Les types se gèrent dans Paramètres ⚙️ → RH → Absences.
• Section : la section concernée, le cas échéant.
• Utilisateur : le collaborateur absent (déjà pré-rempli si vous êtes parti de sa ligne).
• Journée complète : une option pour couvrir toute la journée. Si vous la laissez désactivée, vous précisez des heures de début et de fin.
• Absence payée : indique si l'absence est rémunérée ou non.
• Début et Fin : les heures de l'absence (quand ce n'est pas une journée complète).
• Raccourcis : des raccourcis pour remplir rapidement des durées courantes.
• Absence non comptabilisée dans les heures prestées : exclut l'absence du total des heures travaillées.
• Commentaire : une note libre sur l'absence.
• Récurrence : pour répéter l'absence sur plusieurs jours via Ajouter une récurrence.

Cliquez sur Créer shift pour enregistrer. L'absence s'affiche dans le planning avec la couleur de son type.

Différence avec les demandes de congés

Ajouter une absence depuis le planning est une saisie manuelle du gestionnaire, enregistrée immédiatement sans validation. Les demandes de congés, elles, sont initiées par les collaborateurs depuis l'application mobile et arrivent dans Horaires → Demandes d'absences pour être traitées. Une fois acceptées, elles s'ajoutent automatiquement au planning. Les deux méthodes alimentent les mêmes compteurs de soldes et les mêmes rapports.