Prestatiecodes in shifts

Een prestatiecode bepaalt het soort werk van een shift (normaal werk, nachtuur, zondag, bijzondere premie enz.). Het is deze code die je sociaal secretariaat toelaat om elk uur correct te valoriseren: juist barema, juiste premie, juiste behandeling. Meestal past Shyfter deze codes automatisch toe dankzij je HR-regels. Maar soms moet een bijzonder geval manueel worden behandeld, op een specifieke shift: dat is de rol van de speciale planningscodes.

Waarom dit nuttig is

Zonder deze codes zou een uitzonderlijke situatie je verplichten om de prestatie achteraf te corrigeren, op het moment van de loonverwerking, met een risico op vergetelheid of fouten. Door de juiste code rechtstreeks op de shift te forceren op het moment dat je hem plant, zorg je ervoor dat de prestatie met het juiste etiket vertrekt tot in de prestatiefiches en de exports, zonder manuele herverwerking. Dat is bijzonder waardevol voor:

• een eenmalige premie of een specifieke code die je met je sociaal secretariaat hebt afgesproken;
• een atypische prestatie die geen enkele automatische HR-regel dekt;
• een uitzonderlijk geval dat je liever zelf beslist dan een algemene regel te laten gelden.

Kortom: de HR-regels beheren het automatische en het terugkerende, de speciale planningscodes beheren de uitzondering die je manueel forceert.

Waar je deze codes aanmaakt

Ga naar Instellingen ⚙️ → HR → SocSec-codes. Deze pagina beheert de codes van je sociaal secretariaat (of sociaal bureau), die als basis dienen voor de prestatiefiches, de exports en de HR-regels.

Bovenaan lijst de tabel je codes sociaal secretariaat op met, voor elk ervan, de HR-code (het identificatienummer aan de kant van Shyfter), de Code (die van het sociaal secretariaat), de Beschrijving en enkele Acties. De knop Standaardcodes bekijken toont de voorgestelde standaardcodes, en met Nieuw kun je er een toevoegen.

Verderop is de sectie Speciale planningscodes die ons hier interesseert. Het principe: gepersonaliseerde codes aanmaken en ze koppelen aan een code van je sociaal secretariaat, zodat ze rechtstreeks bruikbaar worden bij het plannen.

Een speciale planningscode aanmaken

Vul in de sectie Speciale planningscodes in:

• Beschrijving: het label van je gepersonaliseerde code, die je bij het plannen herkent.
• Code sociaal secretariaat: de officiële code van je secretariaat waaraan je deze gepersonaliseerde code koppelt, te kiezen in de vervolgkeuzelijst.

Bevestig met de toevoegknop. De code wordt dan beschikbaar in het rooster.

Om de lijst met codes van het sociaal secretariaat gevuld te krijgen, moet je account gekoppeld zijn aan je sociaal secretariaat. Is de lijst leeg, neem dan contact op met de Shyfter-support om deze koppeling op te zetten.

Een code op een shift forceren

Zodra je speciale codes zijn aangemaakt, kun je er een opleggen op een specifieke shift bij het aanmaken of wijzigen ervan, in het paneel van de shift. De gekozen code wordt dan "geforceerd": hij heeft voorrang op wat een automatische regel zou hebben bepaald, en blijft aan die shift gekoppeld.

In de prestatiefiches en de exports

De code die op een shift geforceerd is, wordt onveranderd overgenomen in de prestatiefiches en in de exportbestanden bestemd voor je sociaal secretariaat. Je loonbeheerder vindt de juiste prestatie dus rechtstreeks terug, zonder ze te moeten heraanmaken of corrigeren.

Speciale codes of HR-regels?

De twee vullen elkaar aan:

• De HR-regels passen automatisch een code toe volgens bepaalde voorwaarden (uurtranche, dag, statuut, feestdag enz.). Dat is het instrument voor alles wat systematisch en terugkerend is.
• De speciale planningscodes dienen om manueel een code te forceren op een bepaalde shift, voor de uitzonderingen die je zelf wilt beheersen.

Gebruik je geen sociaal secretariaat dat met Shyfter geïntegreerd is, dan behouden deze codes hun nut als interne markeringen in je prestatiefiches en je rapporten.