Codes de prestation dans les shifts

Un code de prestation qualifie le type de travail d'un shift (travail normal, heure de nuit, dimanche, prime particulière...). C'est ce code qui permet à votre secrétariat social de valoriser correctement chaque heure : bon barème, bonne prime, bon traitement. La plupart du temps, Shyfter applique ces codes automatiquement grâce à vos règles RH. Mais il arrive qu'un cas particulier doive être traité à la main, sur un shift précis : c'est le rôle des codes spéciaux de planification.

Pourquoi c'est utile

Sans ces codes, une situation exceptionnelle vous obligerait à corriger la prestation après coup, au moment de la paie, avec un risque d'oubli ou d'erreur. En forçant le bon code directement sur le shift au moment où vous le planifiez, vous garantissez que la prestation partira avec la bonne étiquette jusque dans les fiches de prestations et les exports, sans retraitement manuel. C'est particulièrement précieux pour :

• une prime ponctuelle ou un code spécifique négocié avec votre secrétariat social ;
• une prestation atypique qu'aucune règle RH automatique ne couvre ;
• un cas exceptionnel que vous préférez décider vous-même plutôt que de laisser une règle générale s'appliquer.

En un mot : les règles RH gèrent l'automatique et le récurrent, les codes spéciaux de planification gèrent l'exception que vous forcez manuellement.

Où créer ces codes

Rendez-vous dans Paramètres ⚙️ → RH → Codes SocSec. Cette page gère les codes de votre secrétariat social (ou bureau social), qui servent de base aux fiches de prestations, aux exports et aux règles RH.

En haut, le tableau liste vos codes secrétariat social avec, pour chacun, le Code RH (l'identifiant côté Shyfter), le Code (celui du secrétariat social), la Description et des Actions. Le bouton Voir les codes par défaut affiche les codes standards proposés, et Nouveau permet d'en ajouter.

Plus bas, la section Codes spéciaux de planification est celle qui nous intéresse ici. Son principe : créer des codes personnalisés et les relier à un code de votre secrétariat social, pour qu'ils deviennent utilisables directement à la planification.

Créer un code spécial de planification

Dans la section Codes spéciaux de planification, renseignez :

• Description : le libellé de votre code personnalisé, celui que vous reconnaîtrez à la planification.
• Code secrétariat social : le code officiel de votre secrétariat auquel rattacher ce code personnalisé, à choisir dans la liste déroulante.

Validez avec le bouton d'ajout. Le code devient alors disponible dans le planning.

Pour que la liste des codes secrétariat social soit remplie, votre compte doit être relié à votre secrétariat social. Si la liste est vide, rapprochez-vous du support Shyfter pour mettre en place ce lien.

Forcer un code sur un shift

Une fois vos codes spéciaux créés, vous pouvez en imposer un sur un shift précis lors de sa création ou de sa modification, dans le panneau du shift. Le code choisi est alors « forcé » : il prime sur ce qu'une règle automatique aurait déterminé, et reste attaché à ce shift.

Dans les fiches de prestations et les exports

Le code forcé sur un shift est repris tel quel dans les fiches de prestations et dans les fichiers d'export destinés à votre secrétariat social. Votre gestionnaire de paie retrouve donc directement la bonne prestation, sans avoir à la recréer ou à la corriger.

Codes spéciaux ou règles RH ?

Les deux se complètent :

• Les règles RH appliquent automatiquement un code selon des conditions (tranche horaire, jour, statut, jour férié...). C'est l'outil pour tout ce qui est systématique et récurrent.
• Les codes spéciaux de planification servent à forcer un code à la main sur un shift donné, pour les exceptions que vous voulez maîtriser vous-même.

Si vous n'utilisez pas de secrétariat social intégré à Shyfter, ces codes gardent une utilité comme repères internes dans vos fiches de prestations et vos rapports.