Een vervanger vinden met AI

Een medewerker belt op het laatste moment ziek. Je moet iemand vinden die beschikbaar is, met de juiste competenties, die niet al elders is ingepland en die zijn uren niet overschrijdt. Zonder tool betekent dat de planning uitpluizen, de beschikbaarheden nagaan en de een na de ander opbellen. Dat is precies wat deze functie in jouw plaats doet: met twee klikken vanuit de planning zeeft de AI je team en stelt ze je de beste vervangers voor, gerangschikt van meest naar minst geschikt, met alle nuttige informatie voor je ogen.

Het is een van de grote troeven van Shyfter: je wint kostbare tijd in drukke momenten, terwijl je een geïnformeerde en eerlijke beslissing neemt.

Twee gedekte situaties

Een afwezige medewerker op een toegewezen shift vervangen

Een medewerker kan zijn shift niet verzekeren. Klik met de rechtermuisknop op de betrokken shift in Uurroosters → Beheer van de uurroosters en kies Een vervanger vinden. Het venster herinnert bovenaan aan de te dekken shift (oorspronkelijke medewerker en uurrooster, bijvoorbeeld 08:00 – 17:00) en toont eronder de voorgestelde vervangers.

Een niet-toegewezen vrije shift invullen

Je hebt een open tijdslot en wilt weten wie het meest geschikt zou zijn. Klik met de rechtermuisknop op de vrije shift en kies De ideale medewerker vinden. De AI identificeert de beste persoon binnen je team voor dit tijdslot.

Waar de AI rekening mee houdt

• De beschikbaarheden van elke medewerker (verloven, afwezigheden, ingevoerde onbeschikbaarheden, al ingeplande shifts).
• De competenties die vereist zijn voor de shift en die van elke medewerker.
• De gewoontes en voorkeuren van elkeen (gebruikelijke secties, type shift dat al verzekerd werd).
• De wettelijke en contractuele beperkingen: rust tussen twee shifts, urenvolume ten opzichte van het contract, wekelijks plafond.

De suggesties lezen: de score en de badge

Elke kandidaat krijgt een globale score, samengevat door een gekleurde badge, van de beste tot de minst goede overeenkomst: Ideaal, Uitstekend, Goed, en vervolgens Aanvaardbaar. Hoe hoger de badge, hoe beter de persoon aansluit bij de behoefte. Een tooltip op de badge vat in één zin samen waarom deze kandidaat wordt voorgesteld.

Door op De details bekijken te klikken, ontvouw je de samenstelling van de score aan de hand van meerdere subscores:

• Basisscore
• Historische score: in welke mate de persoon gewend is aan dit type shift
• Competentiescore: overeenkomst met de vereiste competenties
• Score contracturen: marge ten opzichte van zijn contractueel volume
• Prestatiescore: zijn evaluatiescore
• Statusscore: overeenkomst van zijn werknemersstatus

De fiche van elke kandidaat

Om te beslissen zonder het venster te verlaten, toont elke kandidaat concrete informatie:

• zijn werknemerstype (werknemer, student, extra...);
• zijn uurkost;
• zijn uren deze week, afgezet tegen zijn maximum (bijvoorbeeld 34 / 38u): je ziet meteen de beschikbare marge voordat je hem in overuren zet;
• zijn totaal aantal gewerkte uren en zijn totaal aantal shifts;
• de verdeling van zijn shifts: ochtendshifts, avondshifts en weekendshifts, handig om de belasting te verdelen en niet steeds dezelfde te overbelasten.

Toewijzen met één klik

Wanneer je keuze gemaakt is, wijst de knop Deze medewerker toewijzen de shift rechtstreeks toe aan de geselecteerde persoon, zonder opnieuw langs het aanmaakpaneel te gaan. De planning wordt onmiddellijk bijgewerkt.

Jij blijft de beslisser

De AI stelt voor, ze beslist niet in jouw plaats en wijzigt niets zonder jouw validatie. Je kiest uit de suggesties, of je negeert ze om manueel iemand anders toe te wijzen. Als geen enkele kandidaat past, geeft een bericht je dat duidelijk aan.

De functie is des te relevanter naarmate je team goed is ingevuld in Shyfter: competenties bijgewerkt, onbeschikbaarheden ingevoerd, contracten en kosten geconfigureerd, evaluaties ingevuld. Hoe vollediger de gegevens, hoe fijner de suggesties.