Trouver un remplaçant avec l'IA

Un collaborateur appelle malade à la dernière minute. Il faut trouver quelqu'un de disponible, avec les bonnes compétences, qui n'est pas déjà planifié ailleurs et qui ne dépasse pas ses heures. Sans outil, cela veut dire éplucher le planning, vérifier les disponibilités et appeler les uns après les autres. C'est exactement ce que cette fonctionnalité fait à votre place : en deux clics depuis le planning, l'IA passe votre équipe au crible et vous propose les meilleurs remplaçants, classés du plus adapté au moins adapté, avec toutes les informations utiles sous les yeux.

C'est l'un des grands atouts de Shyfter : vous gagnez un temps précieux dans les moments de rush, tout en prenant une décision éclairée et équitable.

Deux situations couvertes

Remplacer un collaborateur absent sur un shift attribué

Un collaborateur ne peut pas assurer son shift. Faites un clic droit sur le shift concerné dans Horaires → Gestion des horaires et choisissez Trouver un remplaçant. La fenêtre rappelle en haut le shift à couvrir (collaborateur d'origine et horaire, par exemple 08:00 – 17:00) et affiche en dessous les remplaçants suggérés.

Pourvoir un shift libre non attribué

Vous avez un créneau ouvert et souhaitez identifier qui serait le plus adapté. Faites un clic droit sur le shift libre et choisissez Trouver le collaborateur idéal. L'IA identifie la meilleure personne parmi votre équipe pour ce créneau.

Ce que l'IA prend en compte

• Les disponibilités de chaque collaborateur (congés, absences, indisponibilités encodées, shifts déjà planifiés).
• Les compétences requises pour le shift et celles de chaque collaborateur.
• Les habitudes et préférences de chacun (sections habituelles, type de shift déjà assurés).
• Les contraintes légales et contractuelles : repos entre deux shifts, volume d'heures par rapport au contrat, plafond hebdomadaire.

Lire les suggestions : la note et le badge

Chaque candidat reçoit une note globale, résumée par un badge de couleur, de la meilleure adéquation à la moins bonne : Idéal, Excellent, Bon, puis Acceptable. Plus le badge est haut, plus la personne colle au besoin. Une info-bulle sur le badge résume, en une phrase, pourquoi ce candidat est proposé.

En cliquant sur Voir les détails, vous dépliez la composition de la note à travers plusieurs sous-scores :

• Score de base
• Score historique : à quel point la personne a l'habitude de ce type de shift
• Score compétences : adéquation avec les compétences requises
• Score heures de contrat : marge par rapport à son volume contractuel
• Score performance : sa note d'évaluation
• Score statut : adéquation de son statut d'employé

La fiche de chaque candidat

Pour trancher sans quitter la fenêtre, chaque candidat affiche des informations concrètes :

• son type d'employé (employé, étudiant, extra...) ;
• son coût horaire ;
• ses heures cette semaine, rapportées à son maximum (par exemple 34 / 38h) : vous voyez tout de suite la marge disponible avant de le mettre en heures supplémentaires ;
• son total d'heures travaillées et son nombre total de shifts ;
• la répartition de ses shifts : shifts matin, shifts soir et shifts week-end, pratique pour équilibrer la charge et ne pas surcharger toujours les mêmes.

Assigner en un clic

Quand votre choix est fait, le bouton Assigner ce collaborateur attribue directement le shift à la personne retenue, sans repasser par le panneau de création. Le planning est mis à jour immédiatement.

Vous restez décideur

L'IA propose, elle ne décide pas à votre place et ne modifie rien sans votre validation. Vous choisissez parmi les suggestions, ou vous les ignorez pour affecter manuellement quelqu'un d'autre. Si aucun candidat ne convient, un message vous l'indique clairement.

La fonctionnalité est d'autant plus pertinente que votre équipe est bien renseignée dans Shyfter : compétences à jour, indisponibilités encodées, contrats et coûts configurés, évaluations remplies. Plus les données sont complètes, plus les suggestions sont fines.