De roosters afdrukken

Ook al raadplegen je medewerkers hun rooster in de Shyfter Staff-applicatie, een afdrukbare versie blijft nuttig: ophangen in de pauzeruimte, versturen naar personen zonder smartphone, archiveren of doorgeven aan een verantwoordelijke. Shyfter biedt een zeer uitgebreid afdrukvenster dat een PDF of een Excel-bestand produceert, volledig instelbaar. Ga naar Uurroosters → Beheer van de uurroosters en open vervolgens het afdrukken via de werkbalk (afdrukknop / PDF genereren). Het venster Roosters afdrukken opent.

De weergave en het formaat kiezen

Bovenaan het venster vind je twee instellingen:

• De weergave: Dag, Week of Maand. Ze bepaalt de opmaak van het document. (Vanuit de operationele of dienstweergaven baseert het afdrukken zich op de week.)
• Het formaat: PDF (klaar om af te drukken of op te hangen) of XLSX (Excel-bestand, om de gegevens te herwerken of te archiveren).

De periode selecteren

Het veld Datumselectie bepaalt het af te drukken bereik (bijvoorbeeld van 29 juni tot 5 juli). Je bent niet beperkt tot één week: je kunt in één keer meerdere weken of meerdere maanden dekken. In dat geval genereert Shyfter een document per periode-eenheid (per week, per maand), wat op het einde meerdere gegroepeerde bestanden oplevert (zie verder).

Filteren wat verschijnt

Drie filters laten toe de inhoud precies te richten. Elk is meervoudig en biedt standaard een "alle"-waarde:

• Secties: "Alle secties" of een precieze selectie (bar, keuken, zaal...). Deze filter verschijnt enkel als de module Secties actief is.
• Statuten van de gebruikers: alle statuten, of enkel bepaalde (bedienden, studenten, extra's...).
• Vaardigheden: alle, of enkel bepaalde vaardigheden.

Daarbovenop komt het Type shifts: je kiest of je de Shifts, de Afwezigheden en/of de Onbeschikbaarheden opneemt. Verwijder een type om het uit het document uit te sluiten.

Het document sorteren

Twee instellingen bepalen de volgorde van de rijen:

• Sorteren: op Voornaam, Familienaam, Secties, Vaardigheden, Beginuur of Statuut van de gebruiker.
• Richting: Oplopend of Aflopend.

Zo krijg je een rooster dat precies is geordend zoals je wilt, bijvoorbeeld gegroepeerd per sectie of per vaardigheid.

De weer te geven informatie kiezen

Een reeks selectievakjes laat toe elementen aan het document toe te voegen of eruit te halen:

• Niet-goedgekeurde shifts afdrukken: ook de nog niet gevalideerde shifts opnemen.
• Taken afdrukken: de aan de shifts gekoppelde taken weergeven.
• Attributen afdrukken: de attributen van de shifts weergeven.
• Vaardigheden afdrukken: de vaardigheden weergeven.
• Statuten afdrukken: het statuut van de gebruikers weergeven.
• Secties afdrukken: de sectie van elke shift weergeven.
• Secties samenvoegen: zie de specifieke sectie hieronder.
• Kosten van de shifts afdrukken: de kost van elke shift laten verschijnen.
• Opmerkingen afdrukken: de opmerkingen van de shifts opnemen.
• Labels afdrukken: de labels (tags) weergeven, in weekweergave.

Sommige van deze vakjes verschijnen enkel als de overeenkomstige module op je account is geactiveerd: Taken afdrukken (module Taken), Attributen afdrukken (module Attributen), Vaardigheden afdrukken (module Vaardigheden), Secties afdrukken en Secties samenvoegen (module Secties).

Twee vakjes hangen bovendien af van de gekozen weergave: Uren afdrukken verschijnt in de weergave Maand, en Labels afdrukken in de weergave Week.

Meerdere secties en ZIP-bestand

Wanneer je meerdere secties afdrukt, zijn er twee mogelijke gedragingen:

• Zonder Secties samenvoegen: Shyfter genereert een apart document per sectie. Wanneer de export zo meerdere bestanden oplevert (meerdere secties, of meerdere weken/maanden), worden ze gebundeld in één enkel ZIP-archief, eenvoudiger om op te halen.
• Met Secties samenvoegen aangevinkt: alle secties worden verenigd in één en hetzelfde document.

Dat is handig voor vestigingen met meerdere secties: je start één enkel afdrukken en je krijgt ofwel een bestand per sectie, ofwel een geconsolideerd document, naargelang je behoefte.

Rechtstreekse download of verzending per e-mail

Onderaan het venster bepaalt het vakje Rechtstreekse download hoe je het resultaat ophaalt:

• Aangevinkt: de download start automatisch, maar betreft enkel de op dat moment op het scherm weergegeven weergave. Dat is de snelle optie voor een onmiddellijke behoefte op wat je ziet.
• Niet aangevinkt: Shyfter start een volledige generatie op de achtergrond. Een melding bevestigt dat het afdrukken bezig is en dat de generatie enkele seconden tot meerdere minuten kan duren naargelang de grootte van het document. Je ontvangt vervolgens een e-mail met de afdrukbestanden (in voorkomend geval het ZIP-archief). Dat is de optie bij voorkeur voor een omvangrijke of periode-overschrijdende export.

Rond af door op OK te klikken om het afdrukken te starten, of op Annuleren om te sluiten zonder te genereren.