Aanvragen tot wijziging van een shift
Je medewerkers kunnen een aanpassing van hun uren voorstellen vanuit de mobiele app. Jij behandelt deze aanvragen vanuit het specifieke submenu.
Met de wijzigingsaanvragen kunnen je medewerkers een verandering voorstellen op een van hun geplande shifts: begintijd, eindtijd of een andere aanpassing. Het is een manier om hen een stem te geven in het beheer van de uurroosters, terwijl je de controle behoudt: een aanvraag is geen automatische wijziging, ze moet aanvaard worden door een beheerder.
Hoe medewerkers een aanvraag doen
Medewerkers kunnen enkel wijzigingsaanvragen indienen via de mobiele Shyfter Staff-app. Ze selecteren de betrokken shift en stellen de gewenste wijziging voor met een optionele opmerking.
Een shift die op een beslissing wacht, wordt in hemelsblauw weergegeven in je rooster: dat is het visuele signaal dat er een aanvraag loopt voor dit tijdvak.
De aanvragen behandelen
Ga naar Uurroosters → Wijzigingsaanvragen.
De lijst toont elke aanvraag met: de Naam van de medewerker, de Datum van de shift (met de sectie), het Uur van de shift, het Type aanvraag (bijvoorbeeld Annulatie), de Status van de aanvraag (Aanvraag goedgekeurd, geweigerd, overgedragen of in afwachting) en de Datum van de aanvraag. Rechtsboven helpen een filter op status ("Alle" standaard) en een zoekfunctie om een aanvraag terug te vinden. Het icoon aan het einde van de lijn opent het detail van de aanvraag.
Vanuit het detail kun je voor elke aanvraag:
- Aanvaarden: de wijziging wordt op de shift toegepast. De medewerker krijgt een melding.
- Weigeren: de shift blijft ongewijzigd. De medewerker krijgt een melding van de weigering.
- Overdragen: komt de beslissing toe aan een andere beheerder, dan kun je hem de aanvraag overdragen.
De wijzigingsaanvragen instellen
De functie moet eerst geactiveerd worden. Ga naar Instellingen ⚙️ → Uurroosters → Instellingen:
- Wijzigingsaanvragen activeren: de schakelaar die je medewerkers toelaat om wijzigingen op hun shifts aan te vragen vanuit de mobiele app. Zolang hij uitgeschakeld is, is er geen enkele aanvraag mogelijk.
- Aanvraagtermijn: eenmaal de optie geactiveerd is, verschijnt er een veld om de vraag te beantwoorden "Na hoeveel dagen na het aanmaken van de shift kan de gebruiker nog wijzigingen aanvragen?". Je geeft er een aantal dagen in. Deze termijn telt vanaf het aanmaken van de shift: na dat aantal dagen kan de medewerker geen aanvraag meer indienen op deze shift. Zo vermijd je aanvragen op het laatste moment voor tijdvakken die al oud zijn.
Vergeet niet te Bewaren na wijziging.