Shyfter Drive: de documenten van je medewerkers beheren

Wat is Shyfter Drive?

Shyfter Drive is een echte opslagruimte voor documenten, een beetje zoals Google Drive, maar geïntegreerd in Shyfter en gekoppeld aan elke medewerker. Het vervangt de papieren dossiers en de verzendingen per e-mail door alle belangrijke documenten (contracten, loonfiches, attesten enz.) op één plaats te centraliseren, in geordende mappen.

Het is toegankelijk zowel vanaf het web als vanaf de mobiele app Shyfter Staff: de medewerker vindt de documenten die je met hem hebt gedeeld rechtstreeks terug op zijn telefoon, zonder in zijn e-mails te moeten zoeken. Je kunt daarnaast een gevoelig document beveiligen zodat het pas na een bijkomende verificatie raadpleegbaar is, en de toegang tot elk bestand met één klik delen of intrekken (zie verder).

Waar vind je Shyfter Drive?

Ga naar Team → Gebruikers → [Naam van de medewerker] → Tabblad Shyfter Drive.

De vijf beschikbare mappen

Shyfter Drive ordent de documenten automatisch in vijf mappen:

Beveiligd

Bundelt alle bestanden die beschermd zijn door een dubbele authenticatie per sms. Dat is de ideale plaats voor gevoelige documenten die je op een beveiligde manier toegankelijk wilt maken.

Loonfiches

Map bestemd voor de loonbriefjes. De loonfiches worden automatisch beveiligd bij het importeren en kunnen niet worden ontgrendeld of gedeeld, om redenen van vertrouwelijkheid.

Contracten

Bewaar hier arbeidsovereenkomsten van onbepaalde en bepaalde duur, bijlagen en elk contractueel document. Veilig opgeslagen, op elk moment toegankelijk.

Documenten

Attesten, certificaten, bewijsstukken of interne documenten. Alles wat de medewerker betreft maar niet in de vorige categorieën past.

Andere

Een flexibele ruimte voor alle overige bestanden.

Een document toevoegen

Klik vanuit om het even welke map op Upload om een of meerdere bestanden vanaf je computer te selecteren. Shyfter klasseert ze automatisch in de juiste map volgens hun type.

Een document beveiligen

Een beveiligd bestand is gemarkeerd met een hangslot en geplaatst in de map "Beveiligd". Om een bestand te beveiligen of te ontgrendelen, open je het actiemenu (drie puntjes) naast het bestand en kies je Beveiligen of Ontgrendelen.

• Rood hangslot: bestand beveiligd in "Beveiligd" of "Loonfiches".
• Lichtgrijs hangslot: bestand beveiligd in "Andere".

De loonfiches worden automatisch beveiligd en kunnen niet worden ontgrendeld.

Een document met de medewerker delen

Om een document toegankelijk te maken voor de medewerker op zijn mobiele app, open je het actiemenu en kies je Delen. Het bestand wordt dan gemarkeerd met een deelicoon. Om de toegang in te trekken, kies je Niet meer delen.

De loonfiches kunnen niet worden gedeeld.

Andere beschikbare acties

Vanuit het actiemenu (drie puntjes) van elk bestand:

• Downloaden: het bestand ophalen op je computer.
• Hernoemen: de naam van het document wijzigen.
• Verwijderen: definitieve verwijdering na bevestiging.

De recente bestanden

Onderaan de pagina Shyfter Drive toont een sectie Recente bestanden de documenten die recent werden geraadpleegd of gewijzigd. Handig om snel een document terug te vinden zonder in de mappen te navigeren.