De automatische contracten
Laat Shyfter contracten aanmaken en ter ondertekening versturen: bij het publiceren van shifts of bij het inklokken, volgens de modus per medewerker.
Waarvoor dienen automatische contracten?
In sectoren waar de uurroosters week na week veranderen (horeca, retail...), is voor elke prestatie een contract opstellen een enorme administratieve last. Automatische contracten nemen die last weg: Shyfter maakt de contracten voor u aan, vult ze in met de gegevens van de medewerker en verstuurt ze rechtstreeks ter ondertekening.
Er bestaan twee triggers, te kiezen per medewerker:
- Automatisch contract op basis van planning: het contract wordt aangemaakt zodra u de shifts van de medewerker publiceert.
- Automatisch contract op basis van prikkloks: het contract wordt aangemaakt op het moment dat de medewerker inklokt, voor die werkdag.
De planningsmodus past wanneer de prestaties op voorhand gepland worden. De prikklokmodus past wanneer de werkelijke aanwezigheid telt, bijvoorbeeld voor extra's die niet altijd op de planning staan of van wie geplande shifts niet altijd doorgaan.
Stap 1: de functie inschakelen
- Ga naar Instellingen ⚙️ → Documenten → Instellingen.
- Schakel de optie Automatische contracten inschakelen in.
Deze instelling geldt voor de hele vestiging. Zonder deze optie wordt er geen enkel automatisch contract aangemaakt, welke modus er ook op de fiches van de medewerkers gekozen is.
Stap 2: een contracttemplate voorbereiden
Automatische contracten worden gegenereerd op basis van een template waarin de gegevens van de medewerker (naam, data, loon...) automatisch worden ingevuld.
Ga naar Documenten → Contracten → Templates om een template aan te maken of te bewerken. Raadpleeg het artikel over contracttemplates voor de details van deze stap.
Elke template bevat onder meer een veld Brutoloon en een Salarisperiode (uur, dag, week, maand). Dit bedrag speelt een sleutelrol in het loon dat op het gegenereerde contract komt: zie de sectie "Welk loon komt op het contract?" hieronder.
Stap 3: de modus kiezen per medewerker
Voor elke betrokken medewerker:
- Open zijn of haar fiche via Team.
- Ga naar het tabblad Profiel en vervolgens naar het subtabblad Instellingen.
- Kies in de sectie Automatisering en basisgegevens, blok Contract, in het keuzemenu:
- Handmatig contract: geen automatisch contract voor deze medewerker.
- Automatisch contract op basis van planning.
- Automatisch contract op basis van prikkloks.
- Selecteer de Standaard contract template. Zonder geselecteerde template wordt er geen contract gegenereerd.
- Sla op.
Gebruikt uw account de prikklokmodule niet, dan wordt het keuzemenu vervangen door een eenvoudig selectievakje Automatisch (op basis van planning).
Planningsmodus: hoe werkt het?
De contracten worden gegenereerd bij het publiceren van de shifts. Shyfter maakt ze aan op het volgende volle uur na de publicatie.
Voorbeeld: publiceert u om 13u42, dan worden de contracten om 14u00 aangemaakt. Publiceert u om 14u01, dan worden ze om 15u00 aangemaakt.
Enkele regels om te kennen:
- Alleen shifts die gepubliceerd, goedgekeurd en toegewezen zijn aan een medewerker genereren een contract.
- Dekt een actief contract de periode van de shift al, dan wordt er geen nieuw contract aangemaakt.
- Shifts die vóór de activering van de functie gepubliceerd werden, genereren niet retroactief contracten.
Eens aangemaakt wordt het contract rechtstreeks naar de medewerker gestuurd ter ondertekening.
Prikklokmodus: hoe werkt het?
Het contract wordt aangemaakt op het moment van het inklokken van de medewerker, of de prikklok nu van de Shyfter Staff app, de Shyfter POS tablet of een registratie door een manager komt.
Enkele regels om te kennen:
- Het contract dekt de dag van de prikklok: het begint en eindigt op diezelfde dag.
- Dekt een actief contract die dag al, dan wordt er geen nieuw contract aangemaakt.
- Het contract wordt automatisch goedgekeurd en ter ondertekening verstuurd, zonder tussenkomst van uw kant.
- Alleen een prikklok van de dag zelf activeert de aanmaak: een prikklok die achteraf voor een voorbije datum wordt ingevoerd, genereert geen contract.
De prikklok dient ook als vangnet voor medewerkers in planningsmodus: klokt een medewerker in terwijl geen enkel contract zijn of haar dag dekt, dan maakt Shyfter er een aan.
Welk loon komt op het contract?
Een belangrijk aandachtspunt: het loon op het gegenereerde contract hangt af van het Brutoloon dat in de contracttemplate is ingevuld.
- Is het brutoloon van de template groter dan nul, dan wordt dat bedrag op het contract overgenomen, samen met de salarisperiode van de template (uur, dag, week, maand).
- Staat het bedrag van de template op nul (of leeg), dan neemt Shyfter het bruto uurloon dat op het profiel van de medewerker is ingevuld. Heeft het profiel er ook geen, dan wordt het standaard brutoloon van zijn of haar statuut (gebruikerscategorie) gebruikt.
Controleer dus goed uw templates: een ingevuld brutoloon in een template die door meerdere medewerkers wordt gebruikt, geeft hen allemaal hetzelfde loon, ongeacht hun profiel. Omgekeerd: laat het bedrag van de template op nul staan als u wilt dat elk contract het eigen uurloon van de medewerker overneemt.
De status van de contracten opvolgen
Ga naar Documenten → Contractenlijst om de status van elk contract te raadplegen: wacht op ondertekening, ondertekend, verlopen. U kunt een contract opnieuw ter ondertekening versturen of er indien nodig handmatig een aanmaken.