De automatische contracten
Activeer de automatische generatie van contracten zodat Shyfter de contracten aanmaakt en ter ondertekening verstuurt zodra de shifts zijn gepubliceerd.
Waarvoor dienen de automatische contracten?
In sectoren waar de uurroosters van week tot week variëren (hotelwezen, horeca, handel...) kan het genereren van een contract voor elke shift een aanzienlijke administratieve last betekenen. De automatische contracten schakelen die beperking uit: zodra je shifts publiceert, maakt Shyfter de bijbehorende contracten aan, vult ze in met de gegevens van de medewerker en verstuurt ze rechtstreeks ter ondertekening via de mobiele app.
Stap 1: de functie activeren
- Ga naar Instellingen ⚙️ → Contracten → Instellingen.
- Activeer de optie De automatische generatie van contracten activeren.
Stap 2: een contractsjabloon configureren
De automatische contracten gebruiken sjablonen waarin de informatie van de medewerker (naam, datum, functie, enz.) automatisch wordt ingevoegd via variabelen.
Ga naar Documenten → Contractsjablonen om een sjabloon aan te maken of te wijzigen. Raadpleeg het artikel gewijd aan de contractsjablonen voor het detail van deze stap.
Stap 3: de contracten activeren voor elke medewerker
Voor elke betrokken medewerker:
- Open zijn fiche via Team → Gebruikers.
- Ga naar het tabblad Profiel.
- Selecteer onderaan de pagina het te gebruiken contractsjabloon.
- Activeer de optie Automatisch.
- Bewaar.
Stap 4: de shifts publiceren
De contracten worden gegenereerd bij de volgende publicatie van shifts. Shyfter maakt ze aan op het volle uur na de publicatie.
Voorbeeld: als je om 13.42 u publiceert, worden de contracten om 14.00 u aangemaakt. Publiceer je om 14.01 u, dan worden ze om 15.00 u aangemaakt.
De contracten worden alleen aangemaakt voor shifts die na de activering zijn gepubliceerd. Shifts die vóór de activering al waren gepubliceerd, genereren geen contracten met terugwerkende kracht.
De status van de contracten opvolgen
Ga naar Documenten → Lijst van de contracten om de status van elk contract te raadplegen: in afwachting van ondertekening, ondertekend, verlopen. Je kunt een contract opnieuw ter ondertekening versturen of er indien nodig manueel een aanmaken.