De toegangsniveaus en hoe je ze beheert

In een onderneming heeft niet iedereen toegang nodig tot dezelfde informatie. De toegangsniveaus bepalen precies wat elke medewerker in Shyfter mag raadplegen, wijzigen of beheren. Het is ook een waarborg voor vertrouwelijkheid: de HR- en financiële gegevens blijven voorbehouden aan bevoegde personen.

Alles wordt geregeld vanuit de fiche van de medewerker: Team → open de medewerker → tabblad Profiel → subtabblad Instellingen. Daar staan twee blokken: het Toegangstype (de rol) en de Toegangsrechten van de gebruiker (de gedetailleerde vakjes).

Alleen een accountbeheerder kan een rol toekennen en rechten aan- of uitvinken. Voor de andere profielen zijn deze instellingen zichtbaar maar grijs.

Het toegangstype: vier rollen

Het veld Toegangstype bepaalt de basisrechten van de medewerker. Bij de keuze van een rol wordt automatisch een set standaardrechten toegepast, die je vervolgens vakje per vakje kunt verfijnen.

• Gebruiker: het basisniveau. De persoon meldt zich uitsluitend aan bij de Shyfter Staff-app (mobiel of web) en heeft geen enkele toegang tot het beheerplatform. Dit is de rol voor werknemers die hun planning raadplegen, prikken en hun aanvragen versturen.
• Roosterbeheerder: toegang tot het platform, gericht op het dagelijkse beheer van de planning.
• HR-beheerder: toegang tot het platform, gericht op human resources (contracten, documenten, rapporten, loon).
• Accountbeheerder: volledige toegang, instellingen inbegrepen. Dit is de enige rol die de toegangen van anderen beheert. De rol Beheerder kan alleen door een beheerder worden toegekend.

De standaardrechten van elke rol

Hier zijn de rechten die automatisch geactiveerd worden bij de keuze van elke rol. Je kunt ze nadien individueel aanpassen.

Recht	Gebruiker	Roosterbeheerder	HR-beheerder	Beheerder
Beheer en aanmaak van shifts	✗	✓	✓	✓
Beheer van prikkingen	✗	✓	✗	✓
Beheer van Dimona	✗	✓	✓	✓
Beheer van wijzigingsaanvragen	✗	✓	✗	✓
Beheer van rapporten	✗	✗	✓	✓
Beheer van prestatie-exports	✗	✗	✓	✓
Beheer van documenten	✗	✗	✓	✓
Kan productiviteit beheren	✗	✗	✗	✓
Financiële informatie tonen	✗	✓	✓	✓

Het detail van elk recht

Het blok Toegangsrechten van de gebruiker toont één vakje per recht. Elk vakje opent een specifiek deel van het platform. De tabel hieronder verduidelijkt wat elk recht toelaat en wat het niet omvat.

Recht	Wat het toelaat	Goed om te weten
Beheer en aanmaak van shifts	Shifts aanmaken, wijzigen, verplaatsen, publiceren en verwijderen in de planning.	Dekt de volledige levenscyclus van de shift: er bestaat geen apart subrecht voor "aanmaken" of "verwijderen". Zichtbaar als de module Planning actief is.
Beheer van prikkingen	Prikkingen raadplegen en valideren, gepresteerde uren corrigeren.	Zichtbaar als de module Prikken actief is.
Beheer van Dimona	Dimona-aangiften versturen en opvolgen naar de RSZ.	Zichtbaar als de module Dimona actief is.
Beheer van wijzigingsaanvragen	De wijzigingsaanvragen voor shifts die door medewerkers worden verstuurd, behandelen.	Verschijnt alleen als het recht "Beheer en aanmaak van shifts" geactiveerd is, en als de module Wijzigingsaanvragen actief is.
Beheer van rapporten	Toegang tot de rapporten (activiteit, uren, verlof, annualisatie enz.).	Altijd beschikbaar.
Beheer van prestatie-exports	De prestatie-exports naar het sociaal secretariaat genereren.	Verschijnt alleen als het recht "Beheer van rapporten" geactiveerd is, en als de exportmodule actief is.
Beheer van documenten	Contracten en documenten beheren: sjablonen, versturen, ondertekenen.	Zichtbaar als de module Contracten en documenten actief is.
Financiële informatie tonen	Bedragen en kosten zien: prijzen in de shiftblokken, kosten in de rapporten.	Vink het uit om alle financiële gegevens voor deze medewerker te verbergen, ook al beheert hij de planning.
Kan productiviteit beheren	Toegang tot de productiviteitsopvolging (omzet afgezet tegen de uren).	Zichtbaar als de module Productiviteit actief is.

Elk vakje verschijnt alleen als de overeenkomstige module geactiveerd is op je account. Het is dus normaal dat je meer of minder vakjes ziet afhankelijk van je formule.

Veelvoorkomende behoeften aanpakken

"Ik wil dat ze uurroosters en shifts kan aanmaken, zonder iets anders te kunnen wijzigen."

Dit is het eenvoudigste geval. Kies de rol Roosterbeheerder en laat bij de rechten alleen Beheer en aanmaak van shifts aangevinkt. Vink al de rest uit (prikkingen, Dimona, wijzigingsaanvragen enz.). Als je niet wilt dat ze de kosten ziet, vink dan ook Financiële informatie tonen uit. Resultaat: ze beheert alleen de planning, niets anders.

"Ik wil dat XX de planning beheert maar geen shifts kan verwijderen."

Hier moet je duidelijk zijn: de toegangsrechten maken geen onderscheid tussen "aanmaken", "wijzigen" en "verwijderen". Het recht Beheer en aanmaak van shifts geeft controle over de volledige levenscyclus van de shift, verwijdering inbegrepen. Er bestaat dus geen vakje "kan aanmaken maar niet verwijderen".

Twee hefbomen laten je toch toe om dit te benaderen:

• Beperken tot secties (zie verder): de persoon kan alleen ingrijpen op de shifts van zijn secties, niet op de rest van de onderneming.
• Gepubliceerde shifts vergrendelen: de vergrendelingsoptie van de planning belet het wijzigen of verwijderen van een shift zodra die gepubliceerd is (afhankelijk van de rol). Het is het juiste instrument om vast te leggen wat gevalideerd is en toch nieuwe shifts te laten aanmaken. Zie het artikel over het vergrendelen van shifts.

Een verlofverantwoordelijke aanduiden

Als de module verlofaanvragen geactiveerd is, verschijnt een veld Manager onder het toegangstype. Daarmee kun je de persoon aanduiden die de verlofaanvragen van deze medewerker valideert. Laat "Geen" staan om deze validatie niet te delegeren.

Een beheerder tot bepaalde secties beperken

Nog steeds in de Instellingen van de fiche kun je een beheerder beperken tot een of meer secties. Hij ziet en beheert dan alleen de medewerkers en de planningen van die secties. Een beheerder ziet altijd het geheel.

Een toegang toekennen en personaliseren

1. Ga naar Team en open de fiche van de medewerker.
2. Open het tabblad Profiel, subtabblad Instellingen.
3. Kies in Toegangstype de rol: de standaardrechten worden automatisch aangevinkt.
4. Pas in Toegangsrechten van de gebruiker elk vakje aan volgens de reële behoefte.
5. Duid zo nodig een Manager aan voor zijn verlof en beperk zijn secties.
6. Bewaar.

Je kunt je eigen toegangstype niet wijzigen: het veld is uitgeschakeld op je eigen fiche, om te voorkomen dat een beheerder zichzelf per ongeluk zijn rechten ontneemt. Vraag een andere beheerder om het te doen indien nodig.