Los niveles de acceso y cómo gestionarlos
Comprender los cuatro tipos de acceso, el detalle exacto de cada derecho, la matriz por defecto de cada rol y cómo responder a las necesidades habituales.
En una empresa, no todo el mundo necesita acceder a la misma información. Los niveles de acceso definen con precisión lo que cada colaborador puede consultar, modificar o gestionar en Shyfter. También es una garantía de confidencialidad: los datos de RR. HH. y financieros quedan reservados a las personas autorizadas.
Todo se configura desde la ficha del colaborador: Equipo → abra el colaborador → pestaña Perfil → subpestaña Ajustes. Allí hay dos bloques: el Tipo de acceso (el rol) y los Derechos de acceso del usuario (las casillas detalladas).
Solo un administrador de la cuenta puede asignar un rol y marcar o desmarcar los derechos. Para los demás perfiles, estos ajustes son visibles pero están atenuados.
El tipo de acceso: cuatro roles
El campo Tipo de acceso determina la base de derechos del colaborador. Elegir un rol aplica automáticamente un conjunto de derechos por defecto, que luego puede afinar casilla por casilla.
- Usuario: el nivel básico. La persona se conecta únicamente a la aplicación Shyfter Staff (móvil o web) y no tiene ningún acceso a la plataforma de gestión. Es el rol de los empleados que consultan su horario, fichan y envían sus solicitudes.
- Gestor de horarios: acceso a la plataforma, centrado en la explotación diaria del horario.
- Gestor de RR. HH.: acceso a la plataforma, orientado a los recursos humanos (contratos, documentos, informes, nómina).
- Administrador de la cuenta: acceso completo, ajustes incluidos. Es el único rol que gestiona los accesos de los demás. El rol Administrador solo puede asignarlo un administrador.
Los derechos por defecto de cada rol
Estos son los derechos activados automáticamente al seleccionar cada rol. Luego puede ajustarlos individualmente.
| Derecho | Usuario | Gestor de horarios | Gestor de RR. HH. | Administrador |
|---|---|---|---|---|
| Gestión y creación de turnos | ✗ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Gestión de fichajes | ✗ | ✓ | ✗ | ✓ |
| Gestión de Dimona | ✗ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Gestión de solicitudes de modificación | ✗ | ✓ | ✗ | ✓ |
| Gestión de informes | ✗ | ✗ | ✓ | ✓ |
| Gestión de exportaciones de prestaciones | ✗ | ✗ | ✓ | ✓ |
| Gestión de documentos | ✗ | ✗ | ✓ | ✓ |
| Puede gestionar la productividad | ✗ | ✗ | ✗ | ✓ |
| Mostrar la información financiera | ✗ | ✓ | ✓ | ✓ |
El detalle de cada derecho
El bloque Derechos de acceso del usuario muestra una casilla por derecho. Cada una abre una parte concreta de la plataforma. La siguiente tabla detalla lo que permite cada derecho y lo que no incluye.
| Derecho | Lo que permite | Bueno saberlo |
|---|---|---|
| Gestión y creación de turnos | Crear, modificar, mover, publicar y eliminar turnos en el horario. | Cubre todo el ciclo de vida del turno: no existe un subderecho distinto para "crear" o "eliminar". Visible si el módulo Horario está activo. |
| Gestión de fichajes | Consultar y validar los fichajes, corregir las horas trabajadas. | Visible si el módulo Fichaje está activo. |
| Gestión de Dimona | Enviar y seguir las declaraciones Dimona a la ONSS. | Visible si el módulo Dimona está activo. |
| Gestión de solicitudes de modificación | Tratar las solicitudes de modificación de turno enviadas por los colaboradores. | Aparece solo si el derecho "Gestión y creación de turnos" está activado, y si el módulo Solicitudes de modificación está activo. |
| Gestión de informes | Acceder a los informes (actividad, horas, vacaciones, anualización, etc.). | Siempre disponible. |
| Gestión de exportaciones de prestaciones | Generar las exportaciones de prestaciones hacia la gestoría social. | Aparece solo si el derecho "Gestión de informes" está activado, y si el módulo de exportación está activo. |
| Gestión de documentos | Gestionar los contratos y documentos: plantillas, envío, firma. | Visible si el módulo Contratos y documentos está activo. |
| Mostrar la información financiera | Ver los importes y costes: precios en los bloques de turnos, costes en los informes. | Desmárquelo para ocultar todo dato financiero a este colaborador, aunque gestione el horario. |
| Puede gestionar la productividad | Acceder al seguimiento de productividad (facturación en relación con las horas). | Visible si el módulo Productividad está activo. |
Cada casilla solo aparece si el módulo correspondiente está activado en su cuenta. Por lo tanto, es normal ver más o menos casillas según su plan.
Responder a las necesidades habituales
«Quiero que pueda crear horarios y turnos, sin poder modificar nada más.»
Es el caso más sencillo. Elija el rol Gestor de horarios y, en los derechos, deje marcado únicamente Gestión y creación de turnos. Desmarque todo lo demás (fichajes, Dimona, solicitudes de modificación, etc.). Si no quiere que vea los costes, desmarque también Mostrar la información financiera. Resultado: solo gestiona el horario, nada más.
«Quiero que XX gestione el horario pero no pueda eliminar turnos.»
Aquí hay que ser claro: los derechos de acceso no distinguen entre "crear", "modificar" y "eliminar". El derecho Gestión y creación de turnos da control sobre todo el ciclo de vida del turno, incluida la eliminación. No existe, por tanto, una casilla "puede crear pero no eliminar".
Sin embargo, dos palancas permiten acercarse a ello:
- Limitar a las secciones (ver más abajo): la persona solo puede actuar sobre los turnos de sus secciones, no sobre el resto de la empresa.
- Bloquear los turnos publicados: la opción de bloqueo del horario impide modificar o eliminar un turno una vez publicado (según el rol). Es la herramienta adecuada para fijar lo que está validado permitiendo a la vez crear nuevos turnos. Consulte el artículo sobre el bloqueo de turnos.
Designar a un responsable de vacaciones
Si el módulo de solicitudes de vacaciones está activado, aparece un campo Manager bajo el tipo de acceso. Permite designar a la persona que valida las solicitudes de vacaciones de este colaborador. Deje «Ninguno» para no delegar esta validación.
Limitar a un gestor a ciertas secciones
Siempre en los Ajustes de la ficha, puede restringir a un gestor a una o varias secciones. Entonces solo verá y gestionará a los colaboradores y los horarios de esas secciones. Un administrador, en cambio, siempre ve el conjunto.
Asignar y personalizar un acceso
- Vaya a Equipo y abra la ficha del colaborador.
- Abra la pestaña Perfil, subpestaña Ajustes.
- En Tipo de acceso, elija el rol: los derechos por defecto se marcan automáticamente.
- En Derechos de acceso del usuario, ajuste cada casilla según la necesidad real.
- Si procede, designe un Manager para sus vacaciones y limite sus secciones.
- Guarde.
No puede modificar su propio tipo de acceso: el campo está desactivado en su ficha, para evitar que un administrador se retire sus derechos por error. Pida a otro administrador que lo haga si es necesario.