De meldingen van Shyfter instellen

Waarom de meldingen aanpassen?

Shyfter stuurt waarschuwingen voor tal van gebeurtenissen: nieuwe shift, verlofaanvraag, ontbrekende tijdsregistratie, te ondertekenen contract, verlopen Dimona... Zonder instelling ontvangt iedereen alles, wat vaak onnodige ruis veroorzaakt. Het systeem van aanpasbare meldingen laat elke persoon (gebruiker, beheerder of beheerder) toe om te kiezen wat hem bereikt en hoe.

Hoe krijgt u toegang tot de meldingsinstellingen

1. Ga naar Team → Gebruikers en open het profiel van de betrokken medewerker.
2. Klik op het tabblad Profiel → Meldingen.
3. Kies de te gebruiken kanalen (zie hieronder).
4. Activeer of deactiveer elk type waarschuwing naargelang de behoeften.

De beschikbare kanalen

Voor elk type waarschuwing kiest u via welk kanaal u ze ontvangt. Shyfter biedt er vier:

• E-mail: de waarschuwing komt aan in de mailbox van de medewerker.
• Pushmelding op de applicatie: een melding gepusht op de mobiele applicatie Shyfter Staff (de medewerker moet de app hebben geïnstalleerd en de meldingen hebben toegestaan).
• Melding op de browser: een webmelding, weergegeven door de browser wanneer de persoon op de computer bij Shyfter is aangemeld.
• Sms: een tekstbericht rechtstreeks naar de telefoon verzonden. Dat is een betalend kanaal, gefactureerd aan 0,15 € per verzonden sms. Houd het voor echt kritieke waarschuwingen om de kosten te beheersen.

Deze kanalen combineren zich: u kunt bijvoorbeeld de nieuwe shifts via mobiele push ontvangen en de sms enkel behouden voor een dringende herinnering aan de tijdsregistratie.

De acht meldingscategorieën

1. Uurroosters

Waarschuwingen die verband houden met de shifts: nieuwe gepubliceerde shift, verwijderde shift, wijzigingsaanvraag, behandeling van een aanvraag.

2. Shift Market (shiftmarkt)

Waarschuwingen over de vrije shifts: beschikbaarheid van een shift, nieuwe kandidatuur, intrekking van een kandidatuur, resultaat van een aanvraag.

3. Shift Swap (shiftruil)

Volledige opvolging van de ruilbewegingen: nieuwe ruilaanvraag, overdracht, aanvaarding of weigering door een collega of een beheerder.

4. Verlof en afwezigheden

Waarschuwingen voor de beheerders (nieuwe aanvraag ontvangen) en voor de medewerkers (aanvraag aangemaakt, aanvraag aanvaard of geweigerd).

5. Tijdsregistratie

Waarschuwingen bij het ontbreken van een aankomst- of vertrekregistratie, van een vrije registratie (zonder geplande shift) of van herinneringen vóór de start en het einde van een shift.

Voor sommige van deze waarschuwingen (geen registratie, geen check-out, herinnering aan check-out, vergeten check-out) kunt u een precieze vertraging bepalen: bijvoorbeeld een melding ontvangen 15 minuten na het einde van de shift als geen enkele vertrekregistratie is geregistreerd.

6. Documenten

12 soorten waarschuwingen: nieuw contract, ondertekend contract, niet-ondertekend contract, bijna verlopen contract, verlopen contract, nieuw document, ondertekend document, niet-ondertekend document... Voor de herinneringswaarschuwingen (niet-ondertekening, verval) bepaalt u het aantal dagen en het uur van de verzending.

7. Dimona

Meldingen specifiek voor de Dimona-aangifte: bijna verlopen Dimona, verlopen Dimona, verwerkingsfout, verwerkingsbevestiging, dagrapport. U stelt het aantal dagen vóór het verval in vanaf wanneer de waarschuwing wordt verzonden.

8. Rapporten

Waarschuwingen bij het genereren en de beschikbaarheid van de verschillende rapporten: aanwezigheidsbladen, activiteitenrapporten, afwezigheidsrapporten, HR-exports.

Praktische tips

• Stel de meldingen per persoon in: een planningbeheerder heeft niet dezelfde behoeften als een HR-beheerder.
• Deactiveer de kanalen die u niet nodig hebt (bv. webpush als u vooral vanuit de mobiele applicatie werkt).
• Gebruik de tijdsregistratiewaarschuwingen met vertraging om vergeten check-outs te vermijden zonder overspoeld te worden met realtime-meldingen.