Een contract of document ondertekenen op de mobiele applicatie

Zodra een contract of een te ondertekenen document is verzonden, ondertekent de medewerker het rechtstreeks vanaf zijn telefoon, zonder printen of scannen. Dat gaat snel voor hem en het bespaart u het heen-en-weer met papier.

Aan de kant van de medewerker: ondertekenen in enkele handelingen

De medewerker ontvangt een melding en vindt het te ondertekenen document terug in zijn applicatie Shyfter Staff. Wanneer hij het opent:

1. Hij raadpleegt het document, dat al vooraf is ingevuld met zijn gegevens (naam, data, functie, loon...).
2. Hij vult de eventuele velden in die voor hem bestemd zijn (aankruisvak, tekst, datum...).
3. Bij de handtekeningzone tekent hij rechtstreeks met de vinger (« Teken hier »). Als hij al een standaardhandtekening heeft opgeslagen, kan die opnieuw worden gebruikt.
4. Hij bevestigt: het ondertekende document wordt opgeslagen en automatisch naar u teruggestuurd.

Elk verplicht veld moet worden ingevuld opdat de handtekening kan worden afgerond.

Aan de kant van de werkgever: de handtekening van de onderneming

De handtekening van de werkgever (of van een gemachtigde ondertekenaar) wordt beheerd in Documenten → Ondertekenaars (« Beheer van de ondertekenaars »). U maakt er de handtekening van een ondertekenaar aan, door ze rechtstreeks te tekenen of door een afbeeldingsbestand te verzenden, en u bepaalt zijn functie. Deze handtekening wordt hergebruikt in uw sjablonen om aan de kant van de onderneming te ondertekenen.

De ondertekende documenten beveiligen en terugvinden

De ondertekende documenten worden in Shyfter gearchiveerd en blijven toegankelijk, ook voor de medewerker op zijn applicatie (via Shyfter Drive). De gevoelige documenten kunnen worden beveiligd, en de loonfiches worden dat automatisch.

Welke juridische waarde?

Dat is een veelgestelde vraag: in Shyfter tekent de medewerker door zijn handtekening in de applicatie te trekken, waartoe hij toegang krijgt met zijn login en zijn wachtwoord. Er is geen externe ondertekentussenpersoon van het type Yousign of DocuSign. Is dat geldig? Ja, maar u moet begrijpen om welk type handtekening het gaat.

De handtekening van Shyfter is een eenvoudige elektronische handtekening, in de zin van de Europese verordening eIDAS (het gemeenschappelijk kader voor de hele Europese Unie).

• Ze is juridisch geldig en ontvankelijk. Artikel 25 van eIDAS stelt dat men een elektronische handtekening niet elke juridische werking of ontvankelijkheid in rechte kan ontzeggen louter omdat ze elektronisch is of omdat ze niet « gekwalificeerd » is. Een document dat op die manier in Shyfter is ondertekend, is dus niet waardeloos: het heeft wel degelijk een juridische draagwijdte.
• De bewijskracht ervan berust op de betrouwbaarheid van het procedé. Bij betwisting is het aan de werkgever (degene die zich erop beroept) om de identiteit van de ondertekenaar, de integriteit van het document en het bewijs van de toestemming aan te tonen. In Shyfter draagt het feit dat de handtekening wordt aangebracht vanaf de persoonlijke account van de medewerker, beveiligd met login en wachtwoord, en dat het ondertekende document wordt gearchiveerd, rechtstreeks bij tot het vaststellen van deze betrouwbaarheid.

Deze informatie wordt ter indicatie gegeven en vormt geen juridisch advies. Afhankelijk van de aard van het document en uw land kan de toepasselijke regelgeving verschillen: bij twijfel over een gevoelig document raadpleegt u de geldende regelgeving of uw raadsman.