De contractsjablonen

Een contractsjabloon is een standaardcontract dat je één keer voorbereidt en bij elke aanwerving hergebruikt. In plaats van van een blanco pagina te vertrekken, genereer je het contract van een medewerker in enkele klikken, met zijn informatie al ingevuld. Ga naar Documenten → Contracten → Sjablonen.

Een contractsjabloon aanmaken

Klik op Een contractsjabloon aanmaken (of Nieuw contractsjabloon). Er zijn twee grote manieren om een sjabloon op te bouwen.

Vanuit een geladen bestand (Word, PDF...)

Laad je standaardcontract via Een contract laden (pdf, word, xls, ...). Dit is de meest gangbare optie: je hergebruikt je lay-out, je logo en je gebruikelijke clausules, zoals ze zijn. Zodra het bestand geladen is, kun je de zone-editor activeren om er de in te vullen velden op te plaatsen (naam, datum, handtekening...).

Als tekstsjabloon (HTML)

Door Tekstsjabloon (HTML) aan te vinken, stel je het contract rechtstreeks in Shyfter op, met variabelen die automatisch worden vervangen (naam, data, loon...). Deze modus is geschikt als je alles liever in de applicatie beheert zonder extern bestand. Let op: een HTML-sjabloon is niet compatibel met de zone-editor.

Zones aan het sjabloon toevoegen

Als je van een geladen bestand bent vertrokken, vink De zone-editor gebruiken (visuele plaatsing van de velden op het document) aan, en sla vervolgens het sjabloon op om naar de editor te gaan. Je plaatst er visueel de in te vullen velden (naam, datum, handtekening, selectievakje...) op de exacte plek waar ze moeten verschijnen, en je bepaalt wie ze invult. Alle mogelijkheden van de editor worden beschreven in het artikel gewijd aan de zone-editor.

De knop Het sjabloon aanmaken en de zones plaatsen koppelt rechtstreeks het aanmaken en het openen van de editor aan elkaar.

Je sjablonen beheren

Vanuit de lijst met contractsjablonen biedt elke rij:

• Het contractsjabloon wijzigen: de inhoud of de instellingen aanpassen.
• De zones wijzigen: de zone-editor heropenen om de velden te herpositioneren of opnieuw te configureren.
• Het contractsjabloon downloaden: het bronbestand ophalen.
• Het contractsjabloon verwijderen: na bevestiging.

En daarna

Zodra je sjablonen klaar zijn, maak je de contracten van je medewerkers op basis daarvan aan, of door een eenmalig bestand te laden. Het aanmaken van een contract, de validatie (automatisch of handmatig) en de verzending ter ondertekening worden beschreven in het artikel "Een contract aanmaken".