Een contract aanmaken

Shyfter laat je toe om het contract van een medewerker te genereren, het vooraf in te vullen met zijn gegevens en het ter ondertekening te versturen, en dat allemaal op dezelfde plek. Ga naar Documenten → Contracten, en klik vervolgens op Een contract aanmaken.

Op welke basis het contract aanmaken

Je hebt drie vertrekpunten:

• Vanuit een contractsjabloon: het snelste. Het contract neemt de lay-out en de zones van het sjabloon over, en vult zich vooraf in met de informatie van de medewerker.
• Door een eenmalig bestand te laden: via Een contract laden (pdf, word, xls, ...), voor een uniek contract waarvoor je geen sjabloon hebt. Je kunt er vervolgens zones op plaatsen (naam, datum, handtekening...) zoals op een sjabloon.
• Als tekstsjabloon (HTML): rechtstreeks in Shyfter opgesteld, met variabelen.

De gegevens van het contract aanvullen

Het formulier bundelt de contractuele informatie: contracttype, rol en functie, data (aanwerving, anciënniteit, begin loopbaan), contracturen en dagen per week, bedrag en loonperiode, kostenplaats, enzovoort. Naargelang je land en je modules verschijnen bepaalde bijkomende velden.

Als er standaardwaarden bestaan voor dit contract, stelt Shyfter je voor om ze toe te passen ("Er zijn standaardwaarden beschikbaar voor dit contract. Wil je ze toepassen?"), wat vermijdt dat je alles opnieuw moet ingeven.

Je kunt ook een automatische vernieuwing activeren: het contract zal opnieuw worden aangemaakt volgens een recurrentie en een periode die je bepaalt (bijvoorbeeld elke week, van maandag tot zondag).

De in te vullen zones plaatsen

Net als bij de sjablonen, als je van een geladen bestand vertrekt, kun je de zone-editor gebruiken om de in te vullen velden en de handtekeningzone te plaatsen. De knop Het contract aanmaken en de zones plaatsen koppelt het aanmaken en het openen van de editor aan elkaar. De velden die aan variabelen gekoppeld zijn (naam, loon, data...) worden automatisch vooraf ingevuld.

Automatische of handmatige validatie

Dit is een sleutelpunt op het moment van opslaan:

• Handmatige validatie (standaardgedrag): het aangemaakte contract blijft in afwachting. Je moet het goedkeuren voordat het naar de medewerker wordt verzonden ter ondertekening. Dat laat de tijd voor een nalezing.
• Automatische validatie: als de optie Documenten en contracten automatisch goedkeuren is geactiveerd (in Instellingen ⚙️ → Documenten → Instellingen), leidt het opslaan van een nieuw contract rechtstreeks tot de verzending ervan naar de medewerker. Handig om snel te gaan, voor te behouden aan ingeslepen processen.

Het verzendgedrag hangt dus af van je Documenteninstellingen. Controleer ze als je wilt dat er altijd een menselijke controle aan de verzending voorafgaat.

Acties op een contract

Vanuit de lijst met contracten kan elk contract worden gewijzigd, gedupliceerd, gedownload, opnieuw verzonden (bijvoorbeeld als de medewerker de eerste aanvraag niet heeft ontvangen) of verwijderd. Een filter laat toe de actieve, inactieve of alle contracten weer te geven.

Als je de Dimona gebruikt, kan het verwijderen van een gekoppeld contract vereisen dat je de bijbehorende Dimona apart beheert: Shyfter waarschuwt je hiervoor op het moment van de verwijdering.

Ondertekening

Eenmaal verzonden verschijnt het contract bij de medewerker op zijn mobiele applicatie Shyfter Staff, waar hij het ondertekent. Het verloop van de ondertekening en de juridische waarde ervan worden beschreven in het artikel gewijd aan de ondertekening op de mobiele applicatie.