Een document aanmaken en versturen

Naast de contracten centraliseert Shyfter al je HR-documenten. Je genereert een document voor een medewerker, plaatst er indien nodig velden en een handtekening op, en verstuurt het vervolgens: hij vindt het rechtstreeks terug op zijn mobiele applicatie. Ga naar Documenten → Documenten, en vervolgens Een document aanmaken.

De basis van het document kiezen

• Vanuit een documentsjabloon: selecteer het gewenste sjabloon ("Een documentsjabloon kiezen"). Het document neemt de lay-out en de zones ervan over, en vult zich vooraf in met de gegevens van de medewerker.
• Door een bestand te laden: via Een document laden (pdf, word, xls, ...), voor een eenmalig document. Je kunt er vervolgens zones op plaatsen.
• Als tekstsjabloon (HTML): opgesteld in Shyfter met variabelen.

Met of zonder handtekening

Jij beslist of het document een handtekening vereist:

• Zonder handtekening: het document wordt gewoon aan de medewerker doorgegeven, ter informatie of voor archivering (reglement, dienstnota...).
• Met handtekening: er is een handtekeningzone aanwezig en de medewerker zal moeten ondertekenen vanuit zijn applicatie. Je kunt, via de zone-editor, andere in te vullen velden toevoegen (selectievakje "gelezen en goedgekeurd", datum, enzovoort).

Het document versturen

Zodra het document klaar is, gebruik je Opslaan en versturen (of Het document versturen). Een bevestiging herinnert eraan dat "de gebruikers het zullen zien op hun mobiele applicatie". Het document vertrekt dan naar de betrokken medewerker(s).

Als je het opnieuw moet doorgeven (medewerker die het niet heeft gezien, herinnering), is de actie Het document opnieuw versturen beschikbaar vanuit de lijst.

De documenten opvolgen en beheren

De Lijst met documenten bundelt alles wat je hebt gegenereerd. Elk document kan opnieuw worden verzonden, gedupliceerd, gedownload of verwijderd. Zo kun je opvolgen wat er is verzonden en, voor de te ondertekenen documenten, wat er is ondertekend.

De automatische of handmatige goedkeuring vóór verzending volgt dezelfde instelling als de contracten (Instellingen ⚙️ → Documenten → Instellingen). De groepering van de handtekeningen, indien geactiveerd, laat de medewerker toe alles in één keer te ondertekenen.