Crear y enviar un documento
Genera un documento para un colaborador desde una plantilla o un archivo cargado, con o sin firma, y envíalo a su aplicación móvil.
Más allá de los contratos, Shyfter centraliza todos tus documentos de RR. HH. Generas un documento para un colaborador, colocas en él, si es necesario, campos y una firma, y luego lo envías: lo encuentra directamente en su aplicación móvil. Ve a Documentos → Documentos y luego a Crear un documento.
Elegir la base del documento
- Desde una plantilla de documento: selecciona la plantilla deseada («Elegir una plantilla de documento»). El documento retoma su maquetación y sus zonas, y se rellena previamente con los datos del colaborador.
- Cargando un archivo: mediante Cargar un documento (pdf, word, xls, ...), para un documento puntual. Luego puedes colocar en él zonas.
- Como plantilla de texto (HTML): redactado en Shyfter con variables.
Con o sin firma
Tú decides si el documento requiere una firma:
- Sin firma: el documento simplemente se transmite al colaborador, a título informativo o para archivo (reglamento, nota de servicio...).
- Con firma: hay presente una zona de firma y el colaborador deberá firmar desde su aplicación. Puedes, mediante el editor de zonas, añadir otros campos a completar (casilla «leído y aprobado», fecha, etc.).
Enviar el documento
Una vez listo el documento, utiliza Guardar y enviar (o Enviar el documento). Una confirmación recuerda que «los usuarios lo verán en su aplicación móvil». El documento se envía entonces al o a los colaboradores en cuestión.
Si debes transmitirlo de nuevo (colaborador que no lo ha visto, recordatorio), la acción Reenviar el documento está disponible desde la lista.
Seguir y gestionar los documentos
La Lista de documentos reúne todo lo que has generado. Cada documento puede reenviarse, duplicarse, descargarse o eliminarse. Así puedes seguir lo que se ha enviado y, para los documentos a firmar, lo que se ha firmado.
La aprobación automática o manual antes del envío sigue el mismo ajuste que los contratos (Ajustes ⚙️ → Documentos → Ajustes). El agrupamiento de firmas, si está activado, permite al colaborador firmarlo todo de una sola vez.