Signer un contrat ou un document sur l'application mobile
Comment vos collaborateurs signent leurs contrats et documents depuis Shyfter Staff, et ce que vaut cette signature électronique sur le plan légal.
Une fois qu'un contrat ou un document à signer est envoyé, le collaborateur le signe directement depuis son téléphone, sans imprimer ni scanner. C'est rapide pour lui et cela vous évite les allers-retours papier.
Côté collaborateur : signer en quelques gestes
Le collaborateur reçoit une notification et retrouve le document à signer dans son application Shyfter Staff. En l'ouvrant :
- Il consulte le document, déjà prérempli avec ses informations (nom, dates, fonction, salaire...).
- Il complète les éventuels champs qui lui sont destinés (case à cocher, texte, date...).
- À la zone de signature, il signe directement avec le doigt (« Signez ici »). S'il a déjà enregistré une signature par défaut, elle peut être réutilisée.
- Il valide : le document signé est enregistré et vous est renvoyé automatiquement.
Chaque champ obligatoire doit être complété pour que la signature puisse être finalisée.
Côté employeur : la signature de l'entreprise
La signature de l'employeur (ou d'un signataire habilité) se gère dans Documents → Signataires (« Gestion des signataires »). Vous y créez la signature d'un signataire, en la traçant directement ou en envoyant un fichier image, et vous définissez sa fonction. Cette signature est réutilisée dans vos modèles pour signer côté entreprise.
Sécuriser et retrouver les documents signés
Les documents signés sont archivés dans Shyfter et restent accessibles, y compris pour le collaborateur sur son application (via Shyfter Drive). Les documents sensibles peuvent être sécurisés, et les fiches de paie le sont automatiquement.
Quelle valeur légale ?
C'est une question fréquente : dans Shyfter, le collaborateur signe en traçant sa signature dans l'application, à laquelle il accède avec son identifiant et son mot de passe. Il n'y a pas de tiers de signature externe de type Yousign ou DocuSign. Est-ce valable ? Oui, mais il faut comprendre de quel type de signature il s'agit.
La signature de Shyfter est une signature électronique simple, au sens du règlement européen eIDAS (cadre commun à toute l'Union européenne).
- Elle est juridiquement valable et recevable. L'article 25 d'eIDAS pose qu'on ne peut pas refuser tout effet juridique ni toute recevabilité en justice à une signature électronique au seul motif qu'elle est électronique ou qu'elle n'est pas « qualifiée ». Un document signé de cette façon dans Shyfter n'est donc pas sans valeur : il a bien une portée juridique.
- Sa force probante repose sur la fiabilité du procédé. En cas de contestation, c'est à l'employeur (celui qui s'en prévaut) de démontrer l'identité du signataire, l'intégrité du document et la preuve du consentement. Dans Shyfter, le fait que la signature soit apposée depuis le compte personnel du collaborateur, protégé par identifiant et mot de passe, et que le document signé soit archivé, contribue directement à établir cette fiabilité.
Ces informations sont données à titre indicatif et ne constituent pas un conseil juridique. Selon la nature du document et votre pays, la réglementation applicable peut varier : en cas de doute sur un document sensible, référez-vous à la réglementation en vigueur ou à votre conseil.