Contrats Shyfter et contrats du secrétariat social : quelle différence ?

On parle de contrat des deux côtés, et c'est là que naît la confusion. Dans Shyfter, un contrat est un document que le collaborateur signe. Chez votre secrétariat social (aussi appelé bureau social ou organisme de paie), un contrat est tout autre chose : une ligne de données interne qui sert à établir la paie. Ce sont deux notions distinctes, avec des usages différents. Cet article clarifie chacune et explique comment elles se rejoignent.

Les contrats Shyfter : des documents à signer

Dans Shyfter, un contrat est un document, au sens propre. C'est l'équivalent numérique du contrat papier : le même document que vous auriez fait signer à la main, mais généré, prérempli et signé directement dans la plateforme.

Vous les gérez depuis Documents → Contrats. Un contrat peut partir d'un modèle, d'un fichier chargé (PDF, Word...) ou d'un texte rédigé dans Shyfter. Une fois envoyé, il apparaît au collaborateur sur son application mobile Shyfter Staff (ou sur la tablette de pointage), où il le signe. Point à la ligne : c'est un document à lire et à signer, rien de plus.

Ces contrats existent aussi en version automatique : dans les secteurs où les horaires changent chaque semaine, Shyfter peut générer et envoyer un contrat à la signature à chaque publication de shifts. Là encore, il s'agit toujours d'un document que le collaborateur signe.

En résumé, côté Shyfter, un contrat sert à formaliser et faire signer un engagement. Il n'a pas vocation à calculer la paie.

Les contrats du secrétariat social : des lignes de paie internes

Le secrétariat social emploie le même mot pour désigner quelque chose de complètement différent. Chez lui, un contrat n'est pas un document à signer, mais une ligne de contrat dans son propre système, qui contient tout ce qu'il faut pour établir la paie d'une personne : le statut (employé, étudiant, etc.), le nombre d'heures par semaine, le nombre de jours prestés, le coût, et ainsi de suite.

Ces lignes de contrat sont purement internes au secrétariat social. La plupart du temps, le client ne les voit jamais et n'y a aucun accès : elles vivent uniquement dans les outils du secrétariat social. Ce ne sont donc ni les contrats papier, ni les contrats numériques signés dans Shyfter.

D'où viennent-elles ? Le gestionnaire de dossier au secrétariat social peut les créer manuellement, notamment la toute première fois, à l'ouverture du dossier d'un collaborateur. Ensuite, dans la plupart des cas, elles sont créées automatiquement chez le secrétariat social à partir de la Dimona (via l'ONSS). Le secrétariat social récupère les données déclarées, notamment les heures de début et de fin, et en fait ses lignes de contrat numériques. Avec ces informations, il établit la paie.

Le point qui compte vraiment : le numéro de contrat

Chaque ligne de contrat chez le secrétariat social porte un numéro. Selon le cas, ce numéro peut changer :

• Pour un contrat journalier, il peut être repris différemment chaque jour selon les contrats.
• Il peut évoluer de temps en temps, par exemple quand on modifie un nombre d'heures.
• Mais la plupart du temps, il reste le même, et il est reporté de jour en jour, de mois en mois et d'année en année.

Ce numéro est important pour l'export de paie. C'est grâce à lui que l'on rattache la bonne fiche à la bonne personne, en s'appuyant sur le numéro utilisé chez le secrétariat social. Dans la grande majorité des cas, tout se passe sans accroc : il n'y a qu'un seul numéro de contrat, stable dans le temps.

Comment les deux mondes se rejoignent

Shyfter est connecté à la plupart des secrétariats sociaux, mais le degré d'intégration varie d'un partenaire à l'autre :

• Avec certains secrétariats sociaux, l'intégration est plus poussée : les lignes de contrat de Shyfter sont transférées directement dans les outils internes du secrétariat social.
• Avec la plupart, ce transfert n'existe pas. Les lignes de contrat sont alors créées automatiquement chez le secrétariat social à partir de la Dimona, comme décrit plus haut.

C'est la raison pour laquelle il n'y a pas de réponse unique à la question « est-ce que mes contrats sont synchronisés entre Shyfter et le secrétariat social ? ». Cela dépend du partenaire et de votre configuration.

En cas de doute, contactez votre gestionnaire

Si vous vous demandez quels contrats sont synchronisés dans Shyfter ou chez le secrétariat social, le mieux est de vous renseigner directement auprès de votre gestionnaire de dossier au secrétariat social. C'est lui qui connaît la configuration exacte de votre compte et le fonctionnement de ses lignes de contrat.

Bonne nouvelle : la plupart du temps, tout se déroule sans problème. Un seul numéro de contrat est reporté d'une période à l'autre, et la paie suit son cours normalement.