De documentsjablonen
Bereid je standaarddocumenten (attesten, bijlagen, reglementen, brieven...) voor als herbruikbare sjablonen, met een geladen bestand of een tekstsjabloon en in te vullen zones.
De documentsjablonen werken precies zoals de contractsjablonen, maar voor al je andere HR-documenten: attesten, bijlagen, arbeidsreglement, brieven, chartes, enz. Je bereidt ze één keer voor en hergebruikt ze voor om het even welke medewerker. Ga naar Documenten → Documenten → Sjablonen.
Een documentsjabloon aanmaken
Klik op Een documentsjabloon aanmaken (of Nieuw documentsjabloon) en geef het een naam. Zoals bij de contracten zijn er twee aanpakken:
- Een bestand laden via Een document in Word-formaat laden (of PDF naargelang het geval): je hergebruikt je bestaande lay-out. Je kunt er vervolgens zones op plaatsen.
- Tekstsjabloon (HTML): je stelt het document op in Shyfter met variabelen. Deze modus is niet compatibel met de zone-editor.
Zones toevoegen
Op een sjabloon gebaseerd op een geladen bestand activeer je De zone-editor gebruiken en sla je vervolgens op om de editor te openen. Daarin plaats je de in te vullen velden en, als het document ondertekend moet worden, een handtekeningzone. De volledige werking wordt beschreven in het artikel gewijd aan de zone-editor.
Handtekening vereist of niet
Een document hoeft niet noodzakelijk ondertekend te worden. Je kiest of het document een handtekening vereist: in dat geval wordt een handtekeningzone verwacht en zal de medewerker moeten ondertekenen. Zo niet, wordt het document gewoon ter beschikking gesteld (informatie, overhandiging van een reglement...).
Je sjablonen beheren
Elk sjabloon kan gewijzigd, gedownload of verwijderd worden (na bevestiging). Zodra je sjablonen klaar zijn, genereer je een document voor een medewerker op basis van een sjabloon, of door een eenmalig bestand te laden: zie het artikel "Een document aanmaken en versturen".