Conditions pour créer une Dimona
Vérifiez que le profil de votre collaborateur est correctement complété avant d'envoyer une déclaration Dimona depuis Shyfter.
La Dimona (Déclaration Immédiate de l'Emploi) est une obligation légale belge : tout employeur doit déclarer chaque travailleur à l'ONSS avant son premier jour de travail. Une Dimona manquante ou tardive expose à des sanctions, d'où l'intérêt de bien préparer le profil du collaborateur. Shyfter automatise l'envoi, mais la déclaration ne peut aboutir que si l'ONSS peut identifier le travailleur et rattacher la déclaration au bon type de contrat. Concrètement, quelques informations doivent donc être en place dans le profil.
Pourquoi ces conditions
L'ONSS a besoin de deux choses pour accepter une Dimona : identifier la personne (via son numéro national, ou à défaut son identité et son adresse) et connaître la nature de l'occupation (le type de travailleur, qui conditionne le régime social). Si l'une de ces informations manque ou est erronée, la déclaration est rejetée. Les points ci-dessous couvrent ces exigences.
Les 4 conditions à remplir
1. Activer l'éligibilité Dimona
Rendez-vous dans Équipe → Utilisateurs → profil du collaborateur → Paramètres. La case "Éligible pour la Dimona" doit être cochée. Sans cette activation, Shyfter ne soumettra aucune Dimona pour ce collaborateur.
2. Renseigner le numéro national (NISS)
Rendez-vous dans Équipe → Utilisateurs → profil du collaborateur → Données de profil. Le numéro de registre national (NISS) doit être correctement encodé. C'est sur base de ce numéro que l'ONSS identifie le travailleur. Une erreur dans le NISS provoque le rejet de la Dimona.
3. Indiquer le statut Dimona et le statut utilisateur
Rendez-vous dans Équipe → Utilisateurs → profil du collaborateur → Données contractuelles. Renseignez le statut Dimona (type de contrat : OTH, STU, FLX...) et le statut utilisateur (ouvrier, employé, étudiant...).
4. Pour les travailleurs sans NISS belge
Si le collaborateur ne possède pas de numéro national belge, rendez-vous dans Données de profil et indiquez sa nationalité ainsi que son adresse de résidence. Ces informations remplacent le NISS pour l'identification auprès de l'ONSS.
Informations complémentaires selon le type
Certains types de travailleur exigent des données supplémentaires, sans lesquelles la déclaration échoue :
- Étudiant (STU) : le nombre d'heures à déclarer (qui s'impute sur le contingent annuel de l'étudiant) et, le cas échéant, le lieu de travail.
- Flexi-job (FLX) : le collaborateur doit remplir les conditions d'éligibilité au flexi (occupation suffisante chez un autre employeur sur le trimestre de référence).
- Extra horeca (EXT) : la déclaration est journalière, avec communication des heures de début et de fin.
Le détail de chaque type et de ses contraintes est décrit dans l'article « Créer une Dimona ».
Vérification rapide avant envoi
Si un shift est signalé dans la grille des horaires (Dimona manquante ou en erreur), vérifiez les points ci-dessus avant de relancer. Les différents endroits où repérer une Dimona manquante ou rejetée sont détaillés dans l'article sur les panneaux de contrôle des Dimona.