Créer automatiquement une Dimona sur base du planning

Pour les étudiants, les flexi-jobs ou les travailleurs occasionnels, une Dimona doit être envoyée à l'ONSS pour chaque journée prestée. Plutôt que de les créer une à une, Shyfter peut les générer automatiquement à partir de votre planning : dès que vous publiez un shift, la déclaration part vers l'ONSS sans action de votre part.

Cette automatisation est idéale si votre planning est construit à l'avance et reste stable. Si vos horaires changent souvent à la dernière minute, la Dimona automatique basée sur les pointages peut être plus adaptée.

Avant de commencer

Pour qu'une Dimona puisse être créée, chaque collaborateur concerné doit avoir :

• un numéro national valide (NISS ou numéro BIS) renseigné dans son profil ;
• l'option Eligible pour la Dimona activée (elle l'est par défaut) ;
• un type de travailleur Dimona défini (étudiant, flexi-job, travailleur occasionnel...).

Sans numéro national valide, aucune Dimona ne peut être envoyée. Une petite croix rouge apparaît alors sur les shifts du collaborateur dans le planning.

Étape 1 : activer l'automatisation sur le compte

1. Rendez-vous dans les Paramètres, puis dans Dimona → Paramètres.
2. Activez l'interrupteur Activer l'automatisation des déclarations Dimona.
3. Cliquez sur Sauvegarder.

Ce paramètre est réservé aux administrateurs. Tant qu'il n'est pas activé, la section d'automatisation n'apparaît pas dans le profil des collaborateurs.

Étape 2 : configurer chaque collaborateur

1. Rendez-vous dans Équipe → Utilisateurs et ouvrez la fiche du collaborateur.
2. Ouvrez l'onglet Paramètres de son profil.
3. Vérifiez que l'option Eligible pour la Dimona est activée.
4. Descendez jusqu'à la section Automatisation et données de base, bloc Dimona.
5. Choisissez Dimona automatique basée sur le planning dans le menu déroulant. Si votre compte n'utilise pas le module de pointage, une simple case Automatique (basé sur le planning) s'affiche à la place : cochez-la.
6. Dans le champ Choisir un type de travailleur qui apparaît juste en dessous, sélectionnez le type correspondant.
7. Enregistrez la fiche.

Le menu déroulant Dimona propose trois options :

• Dimona manuelle : aucune automatisation, vous créez vous-même chaque déclaration.
• Dimona automatique basée sur le planning : la Dimona est générée à la publication du shift (le mode décrit dans cet article).
• Dimona automatique basée sur les pointages : la Dimona est générée lorsque le collaborateur pointe.

Les types de travailleur disponibles sont :

• Étudiant - STU
• Flexi-Job - FLX
• Travailleur occasionnel - EXT
• Sport - S17
• Autres secteurs - O17
• Autre - OTH

Sans type de travailleur, l'automatisation ne fonctionne pas, même si l'option est cochée.

Pensez aussi à vérifier le champ Statut Dimona dans les données contractuelles du collaborateur : il indique à l'ONSS sous quel statut la Dimona est déclarée.

Étape 3 : publier le planning

Une fois l'automatisation en place, il vous suffit de publier vos shifts comme d'habitude. Shyfter regroupe les demandes et les envoie à l'ONSS à l'heure pile suivante.

Par exemple, si vous publiez un shift à 14h23 ou à 14h58, la demande de Dimona est envoyée à 15h00.

Les shifts publiés avant l'activation de l'automatisation, même futurs, ne génèrent pas de Dimona. Republiez-les pour déclencher l'envoi, ou créez la Dimona manuellement : clic droit sur le shift, puis Créer une dimona.

Modifier ou supprimer un shift

La Dimona suit les changements apportés au planning :

• Modification d'un shift : la Dimona existante est supprimée puis recréée avec les nouvelles informations, à l'heure pile suivante.
• Suppression d'un shift futur : la Dimona liée est également annulée à l'heure pile suivante. Supprimez donc le shift au moins une heure avant son début. Si ce n'est pas possible, annulez la Dimona manuellement.
• Suppression d'un shift passé : le shift disparaît du planning, mais la Dimona est conservée.

Nous vous recommandons de ne plus modifier le planning dans les 24 heures qui précèdent le début d'un shift. Si un changement est nécessaire (horaire, collaborateur...), attendez la fin du shift puis corrigez directement la Dimona. Tant que la correction est faite dans le trimestre en cours, elle n'est pas considérée comme une déclaration tardive.

Cas particuliers des horaires coupés

Lorsqu'un collaborateur travaille en deux parties sur la même journée (par exemple 9h00 à 12h00 puis 18h00 à 22h00), la façon de publier compte :

• Étudiants : publiez tous les shifts de la journée en même temps, pour qu'une seule Dimona correcte soit générée.
• Flexi-jobs : publiez les shifts de la journée séparément, sinon la Dimona risque d'être générée de manière incorrecte.

Pour les flexi-jobs et les travailleurs occasionnels, deux Dimona au maximum peuvent être créées sur une même journée.

Bon à savoir pour les étudiants

Les heures déclarées sont arrondies à l'heure supérieure : 2h30 de travail donnent une Dimona de 3 heures. Chaque heure déclarée compte dans le contingent annuel de 650 heures. Shyfter n'a pas accès à ce compteur : c'est à l'étudiant de le suivre sur Student@Work.

Contrôler vos Dimona

Plusieurs écrans vous permettent de vérifier que tout est en ordre :

• Dans le planning : un triangle rouge sur un shift signale qu'aucune Dimona n'a encore été retrouvée ou qu'elle est en erreur. Juste après une publication, c'est normal : attendez l'envoi de l'heure suivante ou la mise à jour ONSS. Une croix rouge indique un numéro national manquant.
• Documents → Gestion DIMONA → Déclarations Dimona : la liste de toutes vos Dimona connues de l'ONSS, synchronisée chaque nuit. Le bouton Mise à jour ONSS force une synchronisation immédiate.
• Documents → Gestion DIMONA → Vérification Dimona : la liste des shifts futurs pour lesquels aucune Dimona n'a été trouvée. Sélectionnez-les puis cliquez sur Envoyer les Dimona pour les régulariser en quelques clics.