Crear automáticamente una Dimona a partir de la planificación

Para los estudiantes, los flexi-jobs o los trabajadores ocasionales, se debe enviar una Dimona a la ONSS por cada día trabajado. En lugar de crearlas una a una, Shyfter puede generarlas automáticamente a partir de su planificación: en cuanto publica un turno, la declaración se envía a la ONSS sin que tenga que hacer nada.

Esta automatización es ideal si su planificación se prepara con antelación y se mantiene estable. Si sus horarios cambian a menudo en el último momento, la Dimona automática basada en los fichajes puede ser más adecuada.

Antes de empezar

Para que se pueda crear una Dimona, cada colaborador afectado debe tener:

• un número nacional válido (NISS o número BIS) indicado en su perfil;
• la opción Elegible para Dimona activada (lo está por defecto);
• un tipo de trabajador Dimona definido (estudiante, flexi-job, trabajador ocasional...).

Sin un número nacional válido, no se puede enviar ninguna Dimona. En ese caso aparece una pequeña cruz roja en los turnos del colaborador en la planificación.

Paso 1: activar la automatización en la cuenta

1. Vaya a la Configuración y después a Dimona → Configuraciones.
2. Active el interruptor Activar la automatización de las declaraciones Dimona.
3. Haga clic en Guardar.

Este ajuste está reservado a los administradores. Mientras no esté activado, la sección de automatización no aparece en el perfil de los colaboradores.

Paso 2: configurar cada colaborador

1. Vaya a Equipo → Usuarios y abra la ficha del colaborador.
2. Abra la pestaña Configuración de su perfil.
3. Compruebe que la opción Elegible para Dimona está activada.
4. Baje hasta la sección Automatización y datos básicos, bloque Dimona.
5. Elija Dimona automática basada en el horario en el menú desplegable. Si su cuenta no utiliza el módulo de fichaje, en su lugar aparece una simple casilla Automático (basado en el horario): márquela.
6. En el campo Elegir un tipo de trabajador que aparece justo debajo, seleccione el tipo correspondiente.
7. Guarde la ficha.

El menú desplegable Dimona ofrece tres opciones:

• Dimona manual: sin automatización, usted crea cada declaración.
• Dimona automática basada en el horario: la Dimona se genera al publicar el turno (el modo descrito en este artículo).
• Dimona automática basada en los fichajes: la Dimona se genera cuando el colaborador ficha.

Los tipos de trabajador disponibles son:

• Estudiante - STU
• Flexi-Job - FLX
• Trabajador ocasional - EXT
• Deporte - S17
• Otros sectores - O17
• Otro - OTH

Sin tipo de trabajador, la automatización no funciona, aunque la opción esté marcada.

Compruebe también el campo Estado de Dimona en los datos contractuales del colaborador: indica a la ONSS bajo qué estatus se declara la Dimona.

Paso 3: publicar la planificación

Una vez configurada la automatización, solo tiene que publicar sus turnos como de costumbre. Shyfter agrupa las solicitudes y las envía a la ONSS a la siguiente hora en punto.

Por ejemplo, si publica un turno a las 14:23 o a las 14:58, la solicitud de Dimona se envía a las 15:00.

Los turnos publicados antes de activar la automatización, incluso los futuros, no generan Dimona. Vuelva a publicarlos para activar el envío, o cree la Dimona manualmente: clic derecho en el turno y después Crear una Dimona.

Modificar o eliminar un turno

La Dimona sigue los cambios realizados en la planificación:

• Modificar un turno: la Dimona existente se elimina y se vuelve a crear con la nueva información, a la siguiente hora en punto.
• Eliminar un turno futuro: la Dimona vinculada también se anula a la siguiente hora en punto. Elimine el turno al menos una hora antes de su inicio. Si no es posible, anule la Dimona manualmente.
• Eliminar un turno pasado: el turno desaparece de la planificación, pero la Dimona se conserva.

Le recomendamos no modificar la planificación en las 24 horas anteriores al inicio de un turno. Si es necesario un cambio (horario, colaborador...), espere a que termine el turno y corrija después directamente la Dimona. Mientras la corrección se haga dentro del trimestre en curso, no se considera una declaración tardía.

Horarios partidos

Cuando un colaborador trabaja en dos partes el mismo día (por ejemplo de 9:00 a 12:00 y después de 18:00 a 22:00), la forma de publicar es importante:

• Estudiantes: publique todos los turnos del día al mismo tiempo, para que se genere una única Dimona correcta.
• Flexi-jobs: publique los turnos del día por separado; de lo contrario, la Dimona podría generarse de forma incorrecta.

Para los flexi-jobs y los trabajadores ocasionales, se pueden crear como máximo dos Dimona en un mismo día.

Información útil para los estudiantes

Las horas declaradas se redondean a la hora superior: 2 h 30 de trabajo dan una Dimona de 3 horas. Cada hora declarada cuenta para el contingente anual de 650 horas. Shyfter no tiene acceso a este contador: es el estudiante quien debe seguirlo en Student@Work.

Controlar sus Dimona

Varias pantallas le permiten comprobar que todo está en orden:

• En la planificación: un triángulo rojo en un turno indica que todavía no se ha encontrado ninguna Dimona o que está en error. Justo después de una publicación es normal: espere al envío de la hora siguiente o a la actualización ONSS. Una cruz roja indica que falta el número nacional.
• Documentos → Gestión DIMONA → Declaraciones Dimona: la lista de todas sus Dimona conocidas por la ONSS, sincronizada cada noche. El botón Actualización ONSS fuerza una sincronización inmediata.
• Documentos → Gestión DIMONA → Verificación Dimona: la lista de turnos futuros para los que no se ha encontrado ninguna Dimona. Selecciónelos y haga clic en Enviar las Dimona para regularizarlos en pocos clics.