Crear automáticamente una Dimona a partir de los fichajes

Con la Dimona automática basada en los fichajes, la declaración se envía a la ONSS en el momento en que el colaborador ficha su entrada y se ajusta después cuando ficha su salida. Así declara las horas realmente trabajadas, sin crear nada a mano.

Este modo es especialmente útil si sus horarios cambian a menudo en el último momento, si recurre a extras el mismo día o si sus colaboradores fichan sin turno planificado. Si su planificación es estable y se prepara con antelación, la Dimona automática basada en la planificación puede ser más adecuada.

Antes de empezar

Para que se pueda crear una Dimona al fichar:

• el colaborador debe tener un número nacional válido (NISS o número BIS) en su perfil;
• la opción Elegible para Dimona debe estar activada en su perfil (lo está por defecto);
• debe definirse un tipo de trabajador compatible: Estudiante - STU, Flexi-Job - FLX, Trabajador ocasional - EXT, Deporte - S17 u Otros sectores - O17.

El tipo Otro - OTH no es compatible con la automatización basada en los fichajes: no se creará ninguna Dimona para estos colaboradores.

Paso 1: activar la automatización en la cuenta

1. Vaya a la Configuración y después a Dimona → Configuraciones.
2. Active el interruptor Activar la automatización de las declaraciones Dimona.
3. Haga clic en Guardar.

Este ajuste está reservado a los administradores. Mientras no esté activado, la sección de automatización no aparece en el perfil de los colaboradores.

Paso 2: configurar cada colaborador

1. Vaya a Equipo → Usuarios y abra la ficha del colaborador.
2. Abra la pestaña Configuración de su perfil.
3. Compruebe que la opción Elegible para Dimona está activada.
4. Baje hasta la sección Automatización y datos básicos, bloque Dimona.
5. Elija Dimona automática basada en los fichajes en el menú desplegable. Si su cuenta utiliza el fichaje sin el módulo de planificación, en su lugar aparece una simple casilla Automático (basado en los fichajes): márquela.
6. En el campo Elegir un tipo de trabajador que aparece justo debajo, seleccione el tipo correspondiente.
7. Guarde la ficha.

Qué ocurre cuando el colaborador ficha su entrada

El comportamiento depende de si existe un turno planificado.

El colaborador ficha en un turno planificado Si este turno todavía no tiene Dimona, se crea en el momento del fichaje:

• Estudiante, Deporte, Otros sectores: la Dimona se declara por el número de horas del turno planificado, redondeado a la hora superior.
• Flexi-job, trabajador ocasional: la Dimona empieza a la hora del fichaje y termina a la hora de fin prevista del turno.

Si ya existe una Dimona que cubre este turno, no se crea ninguna declaración nueva.

El colaborador ficha sin turno planificado (fichaje libre) Shyfter todavía no conoce la hora de fin. Por eso la Dimona se crea para una duración estimada, calculada en este orden:

1. las horas por semana divididas por el número de días por semana, indicadas en la pestaña RR. HH. del perfil (por ejemplo, 40 horas en 5 días dan 8 horas);
2. si no, el campo Horas Dimona predeterminadas del perfil;
3. si no, la duración de la jornada por defecto de su cuenta;
4. si no, 8 horas.

Qué ocurre cuando el colaborador ficha su salida

La Dimona se ajusta a las horas realmente fichadas:

• Flexi-job, trabajador ocasional: la hora de fin se corrige con la hora de salida.
• Estudiante, Deporte, Otros sectores: el número de horas se recalcula a partir de la duración fichada, descontando las pausas no remuneradas.

Puntos de atención

El colaborador debe fichar él mismo su entrada y su salida.

• Olvido de la salida en un fichaje libre: si el fichaje sigue en curso en el momento del control, la Dimona se anula.
• Olvido de la salida en un turno planificado: la Dimona no se ajusta y los administradores reciben una notificación. Corrija entonces la Dimona manualmente.

Fichajes añadidos por un administrador Un fichaje introducido manualmente solo genera una Dimona si se añade el mismo día y solo contiene una hora de entrada. En ese caso, solo los estudiantes y los tipos Deporte y Otros sectores reciben una Dimona automática. Para un flexi-job o un trabajador ocasional, o para un fichaje de un día pasado, cree la Dimona manualmente.

Sin fichaje, no hay Dimona Si un colaborador configurado en modo fichaje trabaja sin fichar, no se envía ninguna Dimona. Compruébelo con regularidad.

Controlar sus Dimona

• Documentos → Gestión DIMONA → Declaraciones Dimona: la lista de todas sus Dimona conocidas por la ONSS, sincronizada cada noche. El botón Actualización ONSS fuerza una sincronización inmediata.
• Documentos → Gestión DIMONA → Verificación Dimona: la lista de turnos futuros para los que no se ha encontrado ninguna Dimona. Selecciónelos y haga clic en Enviar las Dimona para regularizarlos.
• En la planificación: un triángulo rojo en un turno indica que no se ha encontrado ninguna Dimona o que está en error. Una cruz roja indica que falta el número nacional.