Créer automatiquement une Dimona sur base du pointage

Avec la Dimona automatique basée sur les pointages, la déclaration est envoyée à l'ONSS au moment où le collaborateur pointe son arrivée, puis ajustée lorsqu'il pointe sa sortie. Vous déclarez ainsi les heures réellement prestées, sans rien créer à la main.

Ce mode est particulièrement utile si vos horaires changent souvent à la dernière minute, si vous faites appel à des extras le jour même, ou si vos collaborateurs pointent sans shift planifié. Si votre planning est stable et construit à l'avance, la Dimona automatique basée sur le planning peut être plus adaptée.

Avant de commencer

Pour qu'une Dimona puisse être créée au pointage, il faut :

• que le collaborateur ait un numéro national valide (NISS ou numéro BIS) dans son profil ;
• que l'option Eligible pour la Dimona soit activée dans son profil (elle l'est par défaut) ;
• qu'un type de travailleur compatible soit défini : Étudiant - STU, Flexi-Job - FLX, Travailleur occasionnel - EXT, Sport - S17 ou Autres secteurs - O17.

Le type Autre - OTH n'est pas pris en charge par l'automatisation au pointage : aucune Dimona ne sera créée pour ces collaborateurs.

Étape 1 : activer l'automatisation sur le compte

1. Rendez-vous dans les Paramètres, puis dans Dimona → Paramètres.
2. Activez l'interrupteur Activer l'automatisation des déclarations Dimona.
3. Cliquez sur Sauvegarder.

Ce paramètre est réservé aux administrateurs. Tant qu'il n'est pas activé, la section d'automatisation n'apparaît pas dans le profil des collaborateurs.

Étape 2 : configurer chaque collaborateur

1. Rendez-vous dans Équipe → Utilisateurs et ouvrez la fiche du collaborateur.
2. Ouvrez l'onglet Paramètres de son profil.
3. Vérifiez que l'option Eligible pour la Dimona est activée.
4. Descendez jusqu'à la section Automatisation et données de base, bloc Dimona.
5. Choisissez Dimona automatique basée sur les pointages dans le menu déroulant. Si votre compte utilise le pointage sans le module de planning, une simple case Automatique (basé sur les pointages) s'affiche à la place : cochez-la.
6. Dans le champ Choisir un type de travailleur qui apparaît juste en dessous, sélectionnez le type correspondant.
7. Enregistrez la fiche.

Ce qui se passe quand le collaborateur pointe son arrivée

Le comportement dépend de l'existence d'un shift planifié.

Le collaborateur pointe sur un shift planifié Si ce shift n'a pas encore de Dimona, elle est créée au moment du pointage :

• Étudiant, Sport, Autres secteurs : la Dimona est déclarée pour le nombre d'heures du shift planifié, arrondi à l'heure supérieure.
• Flexi-job, travailleur occasionnel : la Dimona commence à l'heure du pointage et se termine à l'heure de fin prévue du shift.

Si une Dimona couvre déjà ce shift, aucune nouvelle déclaration n'est créée.

Le collaborateur pointe sans shift planifié (pointage libre) Shyfter ne connaît pas encore l'heure de fin. La Dimona est donc créée pour une durée estimée, calculée dans cet ordre :

1. les heures par semaine divisées par le nombre de jours par semaine, renseignés dans l'onglet RH du profil (par exemple 40 heures sur 5 jours donnent 8 heures) ;
2. à défaut, le champ Heures Dimona par défaut du profil ;
3. à défaut, la durée de journée par défaut de votre compte ;
4. à défaut, 8 heures.

Ce qui se passe quand le collaborateur pointe sa sortie

La Dimona est ajustée aux heures réellement pointées :

• Flexi-job, travailleur occasionnel : l'heure de fin est corrigée avec l'heure de sortie.
• Étudiant, Sport, Autres secteurs : le nombre d'heures est recalculé à partir de la durée pointée, pauses non payées déduites.

Points d'attention

Le collaborateur doit pointer lui-même son entrée et sa sortie.

• Oubli de sortie sur un pointage libre : si le pointage est toujours en cours au moment du contrôle, la Dimona est annulée.
• Oubli de sortie sur un shift planifié : la Dimona n'est pas ajustée et les administrateurs reçoivent une notification. Corrigez alors la Dimona manuellement.

Pointages ajoutés par un administrateur Un pointage encodé manuellement ne déclenche la création d'une Dimona que s'il est ajouté le jour même et ne contient qu'une heure d'arrivée. Dans ce cas, seuls les étudiants et les types Sport et Autres secteurs reçoivent une Dimona automatique. Pour un flexi-job ou un travailleur occasionnel, ou pour un pointage d'un jour passé, créez la Dimona manuellement.

Pas de pointage, pas de Dimona Si un collaborateur configuré en mode pointage travaille sans pointer, aucune Dimona n'est envoyée. Pensez à le vérifier régulièrement.

Contrôler vos Dimona

• Documents → Gestion DIMONA → Déclarations Dimona : la liste de toutes vos Dimona connues de l'ONSS, synchronisée chaque nuit. Le bouton Mise à jour ONSS force une synchronisation immédiate.
• Documents → Gestion DIMONA → Vérification Dimona : la liste des shifts futurs pour lesquels aucune Dimona n'a été trouvée. Sélectionnez-les puis cliquez sur Envoyer les Dimona pour les régulariser.
• Dans le planning : un triangle rouge sur un shift signale qu'aucune Dimona n'a été retrouvée ou qu'elle est en erreur. Une croix rouge indique un numéro national manquant.