Automatisch een Dimona aanmaken op basis van de prikklok

Met de automatische Dimona op basis van priktijd wordt de aangifte naar de RSZ verstuurd op het moment dat de medewerker inprikt, en daarna aangepast wanneer hij uitprikt. Zo geeft u de werkelijk gepresteerde uren aan, zonder iets manueel aan te maken.

Deze modus is vooral handig als uw uurroosters vaak op het laatste moment wijzigen, als u extra's op de dag zelf oproept, of als uw medewerkers inprikken zonder geplande shift. Is uw planning stabiel en op voorhand opgemaakt, dan is de automatische Dimona op basis van de planning mogelijk beter geschikt.

Voordat u begint

Om bij het prikken een Dimona te kunnen aanmaken:

• moet de medewerker een geldig rijksregisternummer (INSZ of BIS-nummer) in zijn profiel hebben;
• moet de optie In aanmerking voor Dimona in zijn profiel ingeschakeld zijn (standaard ingeschakeld);
• moet een compatibel type werknemer ingesteld zijn: Student - STU, Flexi-Job - FLX, Gelegenheidswerknemer - EXT, Sport - S17 of Andere sectoren - O17.

Het type Andere - OTH wordt niet ondersteund door de automatisering op basis van priktijd: voor deze medewerkers wordt geen Dimona aangemaakt.

Stap 1: de automatisering activeren voor het account

1. Ga naar de Instellingen en vervolgens naar Dimona → Instellingen.
2. Zet de schakelaar Activeer automatische Dimona-aangiften aan.
3. Klik op Opslaan.

Deze instelling is voorbehouden aan beheerders. Zolang ze niet is ingeschakeld, verschijnt de automatiseringssectie niet in het profiel van de medewerkers.

Stap 2: elke medewerker configureren

1. Ga naar Team → Gebruikers en open de fiche van de medewerker.
2. Open het tabblad Instellingen van zijn profiel.
3. Controleer of de optie In aanmerking voor Dimona is ingeschakeld.
4. Scroll naar de sectie Automatisering en basisgegevens, blok Dimona.
5. Kies Automatische Dimona op basis van priktijd in het keuzemenu. Als uw account de prikklok gebruikt zonder de planningsmodule, ziet u in de plaats daarvan een eenvoudig vakje Automatisch (op basis van priktijd): vink het aan.
6. Selecteer in het veld Kies een type werknemer dat net daaronder verschijnt het juiste type.
7. Sla de fiche op.

Wat er gebeurt wanneer de medewerker inprikt

Het gedrag hangt af van het al dan niet bestaan van een geplande shift.

De medewerker prikt in op een geplande shift Als deze shift nog geen Dimona heeft, wordt die bij het inprikken aangemaakt:

• Student, Sport, Andere sectoren: de Dimona wordt aangegeven voor het aantal uren van de geplande shift, naar boven afgerond.
• Flexi-job, gelegenheidswerknemer: de Dimona begint op het uur van het inprikken en eindigt op het geplande einduur van de shift.

Als er al een Dimona bestaat voor deze shift, wordt er geen nieuwe aangifte aangemaakt.

De medewerker prikt in zonder geplande shift (vrije prikking) Shyfter kent het einduur nog niet. De Dimona wordt dus aangemaakt voor een geschatte duur, in deze volgorde berekend:

1. het aantal uren per week gedeeld door het aantal dagen per week, ingevuld in het tabblad HR van het profiel (bijvoorbeeld 40 uur over 5 dagen geeft 8 uur);
2. anders, het veld Standaard Dimona uren van het profiel;
3. anders, de standaardduur van een werkdag van uw account;
4. anders, 8 uur.

Wat er gebeurt wanneer de medewerker uitprikt

De Dimona wordt aangepast aan de werkelijk geprikte uren:

• Flexi-job, gelegenheidswerknemer: het einduur wordt gecorrigeerd met het uur van uitprikken.
• Student, Sport, Andere sectoren: het aantal uren wordt herberekend op basis van de geprikte duur, onbetaalde pauzes afgetrokken.

Aandachtspunten

De medewerker moet zelf in- en uitprikken.

• Vergeten uit te prikken bij een vrije prikking: als de prikking op het moment van de controle nog loopt, wordt de Dimona geannuleerd.
• Vergeten uit te prikken bij een geplande shift: de Dimona wordt niet aangepast en de beheerders ontvangen een melding. Corrigeer de Dimona dan manueel.

Prikkingen toegevoegd door een beheerder Een manueel ingevoerde prikking leidt enkel tot een Dimona als ze op dezelfde dag wordt toegevoegd en alleen een uur van inprikken bevat. In dat geval krijgen enkel studenten en de types Sport en Andere sectoren een automatische Dimona. Voor een flexi-jobber of een gelegenheidswerknemer, of voor een prikking van een voorbije dag, maakt u de Dimona manueel aan.

Geen prikking, geen Dimona Als een medewerker in prikklokmodus werkt zonder in te prikken, wordt er geen Dimona verstuurd. Controleer dit regelmatig.

Uw Dimona's controleren

• Documenten → DIMONA beheer → Dimona-aangiften: de lijst van al uw Dimona's die bij de RSZ gekend zijn, elke nacht gesynchroniseerd. De knop Update RSZ forceert een onmiddellijke synchronisatie.
• Documenten → DIMONA beheer → Dimona-controle: de lijst van toekomstige shifts waarvoor geen Dimona werd gevonden. Selecteer ze en klik op Dimona verzenden om ze te regulariseren.
• In de planning: een rode driehoek op een shift betekent dat er geen Dimona werd gevonden of dat ze in fout staat. Een rood kruisje wijst op een ontbrekend rijksregisternummer.