Automatisch een Dimona aanmaken op basis van de planning

Voor studenten, flexi-jobbers of gelegenheidswerknemers moet voor elke gewerkte dag een Dimona naar de RSZ worden gestuurd. In plaats van ze één voor één aan te maken, kan Shyfter ze automatisch genereren vanuit uw planning: zodra u een shift publiceert, wordt de aangifte naar de RSZ verstuurd zonder dat u iets hoeft te doen.

Deze automatisering is ideaal als uw planning op voorhand wordt opgemaakt en stabiel blijft. Als uw uurroosters vaak op het laatste moment wijzigen, is de automatische Dimona op basis van priktijd mogelijk beter geschikt.

Voordat u begint

Om een Dimona te kunnen aanmaken, moet elke betrokken medewerker beschikken over:

• een geldig rijksregisternummer (INSZ of BIS-nummer) in zijn profiel;
• de optie In aanmerking voor Dimona ingeschakeld (standaard ingeschakeld);
• een Dimona type werknemer (student, flexi-job, gelegenheidswerknemer...).

Zonder geldig rijksregisternummer kan geen enkele Dimona worden verstuurd. Er verschijnt dan een klein rood kruisje op de shifts van de medewerker in de planning.

Stap 1: de automatisering activeren voor het account

1. Ga naar de Instellingen en vervolgens naar Dimona → Instellingen.
2. Zet de schakelaar Activeer automatische Dimona-aangiften aan.
3. Klik op Opslaan.

Deze instelling is voorbehouden aan beheerders. Zolang ze niet is ingeschakeld, verschijnt de automatiseringssectie niet in het profiel van de medewerkers.

Stap 2: elke medewerker configureren

1. Ga naar Team → Gebruikers en open de fiche van de medewerker.
2. Open het tabblad Instellingen van zijn profiel.
3. Controleer of de optie In aanmerking voor Dimona is ingeschakeld.
4. Scroll naar de sectie Automatisering en basisgegevens, blok Dimona.
5. Kies Automatische Dimona op basis van planning in het keuzemenu. Als uw account de prikklokmodule niet gebruikt, ziet u in de plaats daarvan een eenvoudig vakje Automatisch (op basis van planning): vink het aan.
6. Selecteer in het veld Kies een type werknemer dat net daaronder verschijnt het juiste type.
7. Sla de fiche op.

Het Dimona-keuzemenu biedt drie opties:

• Handmatige Dimona: geen automatisering, u maakt elke aangifte zelf aan.
• Automatische Dimona op basis van planning: de Dimona wordt gegenereerd bij het publiceren van de shift (de modus die in dit artikel wordt beschreven).
• Automatische Dimona op basis van priktijd: de Dimona wordt gegenereerd wanneer de medewerker inprikt.

De beschikbare types werknemer zijn:

• Student - STU
• Flexi-Job - FLX
• Gelegenheidswerknemer - EXT
• Sport - S17
• Andere sectoren - O17
• Andere - OTH

Zonder type werknemer werkt de automatisering niet, ook al is de optie aangevinkt.

Controleer ook het veld Dimona Status in de contractuele gegevens van de medewerker: het geeft aan de RSZ door onder welk statuut de Dimona wordt aangegeven.

Stap 3: de planning publiceren

Zodra de automatisering is ingesteld, publiceert u uw shifts zoals gewoonlijk. Shyfter groepeert de aanvragen en verstuurt ze naar de RSZ op het volgende volle uur.

Als u bijvoorbeeld een shift publiceert om 14u23 of om 14u58, wordt de Dimona-aanvraag om 15u00 verstuurd.

Shifts die vóór de activering van de automatisering werden gepubliceerd, ook toekomstige, genereren geen Dimona. Publiceer ze opnieuw om de verzending te starten, of maak de Dimona manueel aan: rechtsklik op de shift en vervolgens Dimona aanmaken.

Een shift wijzigen of verwijderen

De Dimona volgt de wijzigingen in de planning:

• Een shift wijzigen: de bestaande Dimona wordt verwijderd en opnieuw aangemaakt met de nieuwe gegevens, op het volgende volle uur.
• Een toekomstige shift verwijderen: de gekoppelde Dimona wordt eveneens geannuleerd op het volgende volle uur. Verwijder de shift dus minstens één uur voor de start. Lukt dat niet, annuleer de Dimona dan manueel.
• Een shift in het verleden verwijderen: de shift verdwijnt uit de planning, maar de Dimona blijft behouden.

We raden aan de planning niet meer te wijzigen in de 24 uur voor de start van een shift. Is een wijziging nodig (uren, medewerker...), wacht dan tot het einde van de shift en corrigeer de Dimona daarna rechtstreeks. Zolang de correctie in het lopende kwartaal gebeurt, wordt ze niet als een laattijdige aangifte beschouwd.

Onderbroken diensten

Wanneer een medewerker op dezelfde dag in twee delen werkt (bijvoorbeeld van 9u00 tot 12u00 en daarna van 18u00 tot 22u00), is de manier van publiceren belangrijk:

• Studenten: publiceer alle shifts van die dag tegelijk, zodat één correcte Dimona wordt gegenereerd.
• Flexi-jobbers: publiceer de shifts van die dag afzonderlijk, anders kan de Dimona foutief worden gegenereerd.

Voor flexi-jobbers en gelegenheidswerknemers kunnen maximaal twee Dimona's op dezelfde dag worden aangemaakt.

Goed om te weten voor studenten

De aangegeven uren worden naar boven afgerond: 2u30 werk geeft een Dimona van 3 uur. Elk aangegeven uur telt mee voor het jaarlijkse contingent van 650 uur. Shyfter heeft geen toegang tot deze teller: de student moet die zelf opvolgen via Student@Work.

Uw Dimona's controleren

Via verschillende schermen kunt u nagaan of alles in orde is:

• In de planning: een rode driehoek op een shift betekent dat er nog geen Dimona werd gevonden of dat ze in fout staat. Vlak na een publicatie is dat normaal: wacht op de verzending van het volgende uur of op de RSZ-update. Een rood kruisje wijst op een ontbrekend rijksregisternummer.
• Documenten → DIMONA beheer → Dimona-aangiften: de lijst van al uw Dimona's die bij de RSZ gekend zijn, elke nacht gesynchroniseerd. De knop Update RSZ forceert een onmiddellijke synchronisatie.
• Documenten → DIMONA beheer → Dimona-controle: de lijst van toekomstige shifts waarvoor geen Dimona werd gevonden. Selecteer ze en klik op Dimona verzenden om ze in enkele klikken te regulariseren.