Planningen en tijdsregistraties van een periode vergrendelen
Een maand, een week of één dag vastzetten zodat managers de gegevens die naar de loonverwerking zijn vertrokken niet meer wijzigen.
Zodra de prestaties vastliggen, creëert een wijziging van planning of tijdsregistratie op een reeds verzonden periode een verschil tussen wat Shyfter toont en wat uw sociaal secretariaat ontving. De vergrendeling verhindert dat: eenmaal vergrendeld kunnen planningen en tijdsregistraties niet meer door managers gewijzigd worden.
Ga naar Loon → Vergrendeling.
Verwar dit niet met het blokkeren van een shift vanuit de planning, dat één welbepaald blok beschermt. Hier zet u een volledige periode vast, en een shift die nadien wordt aangemaakt valt er ook onder.
Eerst en vooral: de vergrendeling inschakelen op de account
Zolang de vergrendeling niet is ingeschakeld in Instellingen → Human resources → Loon, houden de sloten die u hier zet niets tegen: het systeem noteert enkel wat het geweigerd zou hebben. Dat is een nuttige observatieperiode, die de legitieme taak of integratie aan het licht brengt waaraan niemand had gedacht, vóór wie dan ook geblokkeerd raakt. Zolang ze uitgeschakeld is, verschijnt het scherm Vergrendeling trouwens niet in de balk.
Twee afzonderlijke bereiken
Een slot slaat op één van beide, of op allebei:
- Planningen: de geplande shifts.
- Tijdsregistraties: de werkelijk geregistreerde uren.
U kunt perfect de registraties van een maand vergrendelen en de planning open laten, of omgekeerd.
Drie schaalniveaus
Het scherm biedt drie weergaven, bovenaan te kiezen:
Maand per maand. Het jaaroverzicht: elke maand toont haar status voor planningen en voor registraties. De knoppen De planning van de maand vergrendelen, De tijdsregistraties van de maand vergrendelen en Beide vergrendelen werken in één beweging.
Per week. Het detail van de maand, week per week, met een knop per week en per bereik. Een week die over de volgende maand loopt wordt gemeld: die dagen horen bij de afsluiting van de andere maand.
Per dag. De fijnste maas. Klik een dag aan om hem te ontgrendelen, wat een uitzondering maakt binnen een vergrendelde maand.
Drie statussen leest u overal: Vergrendeld, Gedeeltelijk (slechts een deel van de periode is genomen) en Open.
De regel die beslist
Op een gegeven datum wint de meest precieze regel: een shift wint van een dag, een dag van een week, een week van een maand. Bij gelijke precisie wint de meest recente. Eén dag heropenen binnen een vergrendelde maand is dus een uitzondering, en het slot van de maand blijft eromheen staan.
Wat aan het slot ontsnapt
Bij productbeslissing worden twee zaken nooit geblokkeerd: de live registratie (prikklok, app, kassa), want een badge weigeren zou een werknemer beletten aan te melden, en de shifts die van Update Pro komen, aanvaard zoals ze zijn.
Wie het slot tegenhoudt
Het slot houdt niet iedereen op dezelfde manier tegen. In Instellingen → Human resources → Loon kiest u, rol per rol en indien nodig persoon per persoon, wie belet wordt een vergrendelde periode te wijzigen. Standaard gaan de beheerders eraan voorbij en worden de andere rollen tegengehouden.
De geschiedenis van de wijzigingen
De knop Geschiedenis van de wijzigingen opent de lijst van elke vergrendeling en elke heropening, van de meest recente naar de oudste. Niets wordt gewist: een dag heropenen voegt een regel toe, het verwijdert er geen.
Elke regel draagt:
- Actie: vergrendeling of heropening.
- Bereik: planningen of tijdsregistraties.
- Periode: het gedekte datumbereik.
- Reikwijdte: maand, week, dag of shift.
- Oorsprong: het vergrendelingsscherm, de afsluiting of de export, naargelang wat het slot heeft gezet.
- Motief, Door en Op: het waarom, de auteur en het tijdstip.