Verrouiller les plannings et les pointages d'une période

Une fois les prestations arrêtées, une modification de planning ou de pointage sur une période déjà transmise crée un écart entre ce que Shyfter affiche et ce que votre secrétariat social a reçu. Le verrouillage empêche cela : une fois verrouillés, les plannings et les pointages ne peuvent plus être modifiés par les managers.

Rendez-vous dans Paie → Verrouillage.

Ne confondez pas avec le blocage d'un shift depuis le planning, qui protège un créneau précis. Ici, on fige une période entière, et un shift créé après coup est couvert lui aussi.

Avant tout : activer le verrouillage sur le compte

Tant que le verrouillage n'est pas activé dans Paramètres → Ressources humaines → Paie, les verrous que vous posez ici n'empêchent rien : le système se contente d'enregistrer ce qu'il aurait refusé. C'est une période d'observation utile, qui fait remonter le job légitime ou l'intégration que personne n'avait prévus avant de bloquer qui que ce soit. Tant qu'il est désactivé, l'écran de verrouillage n'apparaît d'ailleurs pas dans la barre.

Deux périmètres distincts

Un verrou porte sur l'un des deux, ou sur les deux :

• Plannings : les shifts posés.
• Pointages : les heures badgées.

Vous pouvez parfaitement verrouiller les pointages d'un mois en laissant la planification ouverte, ou l'inverse.

Trois échelles

L'écran propose trois vues, que vous choisissez en haut :

Mois par mois. La vue d'ensemble de l'année : chaque mois affiche son état pour les plannings et pour les pointages. Les boutons Verrouiller la planification du mois, Verrouiller les pointages du mois et Verrouiller les deux agissent d'un coup.

Par semaine. Le détail du mois, semaine par semaine, avec un bouton par semaine et par périmètre. Une semaine qui chevauche le mois suivant est signalée : ces jours relèvent de la clôture de l'autre mois.

Par jour. La maille la plus fine. Cliquez un jour pour le déverrouiller, ce qui crée une exception à l'intérieur d'un mois verrouillé.

Trois états se lisent partout : Verrouillé, Partiel (une partie seulement de la période est prise) et Ouvert.

La règle qui départage

Sur une date donnée, la ligne la plus précise l'emporte : un shift l'emporte sur un jour, un jour sur une semaine, une semaine sur un mois. À précision égale, la plus récente gagne. Rouvrir une journée dans un mois verrouillé est donc une exception, et le verrou du mois reste en place autour d'elle.

Ce qui échappe au verrou

Par décision produit, deux choses ne sont jamais bloquées : le pointage en direct (badgeuse, application, caisse), parce que refuser un badgeage empêcherait un employé de pointer, et les shifts qui arrivent d'Update Pro, acceptés tels quels.

Qui le verrou bloque

Le verrou ne bloque pas tout le monde de la même façon. Dans Paramètres → Ressources humaines → Paie, vous choisissez rôle par rôle, et au besoin personne par personne, qui est empêché de modifier une période verrouillée. Par défaut, les administrateurs passent outre et les autres rôles sont bloqués.

L'historique des changements

Le bouton Historique des changements ouvre la liste de tous les verrouillages et de toutes les réouvertures, du plus récent au plus ancien. Rien n'est effacé : rouvrir une journée ajoute une ligne, elle n'en supprime aucune.

Chaque ligne porte :

• Action : verrouillage ou réouverture.
• Périmètre : plannings ou pointages.
• Période : la plage de dates couverte.
• Portée : mois, semaine, jour ou shift.
• Origine : l'écran de verrouillage, la clôture ou l'export, selon ce qui a posé le verrou.
• Motif, Par et Le : le pourquoi, l'auteur et l'horodatage.