Shifts Market: de toewijzing van vrije shifts beheren
Beheer de toewijzing van open tijdsloten door over te schakelen van een systeem 'wie eerst komt, eerst maalt' naar een proces van kandidatuur en selectie.
Standaard krijgt de eerste medewerker die zich kandidaat stelt automatisch een gepubliceerde vrije shift. Dat is eenvoudig, maar niet altijd optimaal: je hebt geen vat op wie wat opneemt.
De Shifts Market verandert die logica. Met deze optie kunnen de medewerkers zich kandidaat stellen voor de beschikbare shifts, maar beslis jij aan wie je ze toewijst. Ideaal om de billijkheid, de vereiste competenties of de verdeling van de uren beter te beheersen.
De Shifts Market activeren
Ga naar Instellingen → Uurroosters → Vrije shifts → Instellingen en activeer de optie Shift Market.
Eenmaal geactiveerd zien de medewerkers de beschikbare shifts op hun app, maar kunnen ze die niet meer rechtstreeks opnemen: ze moeten zich kandidaat stellen.
De kandidaturen bekijken
Ga naar Uurroosters → Shifts Market.
De pagina lijst de open shifts op. Elke lijn toont: de Dag, het aantal Shifts, de Datum, de Uren, de Duur, het Detail (sectie en competenties in de vorm van labels), het aantal Kandidaten, de datum van de Laatste kandidaat en de Status (bijvoorbeeld "Shift open in afwachting"). Met een filter rechtsboven kun je de shifts weergeven volgens hun status: In afwachting, Toegewezen, Afgerond of Verwijderd.
De groene knop Behandelen opent de shift en de lijst met kandidaten. Je ziet er de medewerkers die zich kandidaat hebben gesteld met de nuttige informatie (competenties, reeds geplande uren), waarna je de shift toewijst aan de kandidaat van je keuze. De andere kandidaten worden automatisch verwittigd dat de shift werd toegewezen.
Aanvullingen: opmerking bij de reservatie
Bij het kandidaat stellen voor een vrije shift kun je de medewerkers vragen om een opmerking toe te voegen (motivatie, bevestigde beschikbaarheid enz.). Deze optie stel je in bij de instellingen van de vrije shifts.
Shifts Market versus meldingen voor vrije shifts
De Shifts Market beheert de toewijzing: de medewerkers stellen zich kandidaat, jij kiest.
De Meldingen voor vrije shifts (toegankelijk in Team → Meldingen vrije shifts) zijn een aanvullend instrument: je stuurt een gerichte melding naar een groep medewerkers om hen te informeren dat er een tijdslot beschikbaar is, zonder noodzakelijk via het kandidatuurproces van de Shifts Market te gaan.
De twee werken samen en vullen elkaar aan naargelang je organisatie.