Planningratio's en loonkost

Bovenaan de planning zet de balk Weekratio's je loonkost naast je omzet. Het nut ervan: je ziet in real time, terwijl je de planning opbouwt, of de week rendabel wordt, zonder te wachten op het einde van de maand of op een boekhoudkundige export. Zo kun je shifts bijsturen voordat je publiceert, in plaats van overschrijdingen achteraf vast te stellen.

Elke indicator bestaat op twee niveaus: het weektotaal (de bovenste rij) en het detail dag per dag (de tabel eronder). Het dagdetail helpt je de precieze dag te vinden die het gemiddelde naar beneden haalt, bijvoorbeeld een maandag met te veel personeel.

Deze ratio's verschijnen alleen als je een omzetcijfer invoert. Zonder omzet blijven enkel de uren en de loonkost zichtbaar.

Voor betrouwbare cijfers

Deze indicatoren zijn des te juister naarmate de invoergegevens reëel zijn. Activeer idealiter twee zaken. Eerst de tijdsregistratie: de loonkost wordt dan berekend op de werkelijk geklokte uren, niet op de geplande uren, wat de reële kost op de werkvloer weergeeft. Vervolgens de module Performance: die haalt de omzet automatisch op uit je kassasystemen, zonder handmatige invoer en zonder risico op vergetelheid. Met deze twee bouwstenen gaan de loonkostratio en de productiviteit van schatting naar realiteit.

Prognose of reëel

De omzet wordt in twee vormen ingevoerd, en de kleur herinnert je er overal aan: blauw voor een prognosecijfer (je schatting), groen voor een reëel cijfer (de gerealiseerde omzet). Het doel is de planning op te bouwen op prognoses en daarna te vergelijken met het reële cijfer zodra de periode voorbij is. Dat is wat de gemiddelde productiviteit (gebaseerd op alle dagen) onderscheidt van de reële productiviteit (enkel gebaseerd op de werkelijk gerealiseerde omzet).

De indicatoren

Dagomzet / Weekomzet De omzet die je per dag invoert, opgeteld over de week. Ze is optioneel, maar ze ontgrendelt de ratio en de productiviteit. Waarvoor het dient: het is de referentie waarmee de volledige loonkost wordt vergeleken.

Gepresteerde uren (Reële uren) Het totaal van de uren die over de periode gepland zijn. Het is de basis van de meeste berekeningen. Waarvoor het dient: het volume aan ingezette uren opvolgen en het afzetten tegen de verwachte activiteit.

Reële loonkost De loonkost van de shifts: de uren vermenigvuldigd met het uurtarief van elke werknemer, of met de geklokte uren wanneer de tijdsregistratie actief is. Waarvoor het dient: de reële kost van je team voor de periode kennen, inclusief individuele tarieven, zonder handmatige berekening.

Gemiddelde loonkost De loonkost gedeeld door de gepresteerde uren, in euro per uur. Waarvoor het dient: de gemiddelde kost van een werkuur zien en bijvoorbeeld vaststellen dat een dag te veel op dure profielen steunt. Je kunt dan het team herbalanceren.

Loonkostratio De loonkost gedeeld door de omzet, in percentage. Dit is de sleutelindicator van de sector: het aandeel van je omzet dat door de lonen wordt opgeslorpt. Hoe lager, hoe rendabeler de planning. Waarvoor het dient: je vergelijkt je ratio met je doel (vaak rond 30% in de horeca, variabel per activiteit) en je weet meteen of je op koers zit of de planning moet verlichten.

Productiviteit De omzet gedeeld door de gepresteerde uren, aangepast met een coëfficiënt die je in de instellingen van de sectie kunt regelen. Ze meet de omzet die per gewerkt uur wordt gegenereerd. De gemiddelde productiviteit slaat op alle dagen, de reële productiviteit houdt enkel rekening met de reële omzet. Waarvoor het dient: de efficiëntie van je teams in de tijd opvolgen en de momenten opsporen waar weinig omzet per ingezet uur wordt geproduceerd.

Overbooking Het verschil tussen de geplande uren en het wekelijkse maximum dat in de contracten van je werknemers is vastgelegd, met de waarde ervan in euro. In het groen (negatieve waarde) heb je nog ruimte onder het plafond; in het rood (positief) overschrijd je het toegestane maximum. Waarvoor het dient: overuren anticiperen en in regel blijven met de contracten, terwijl je de kost ziet die die overschrijding vertegenwoordigt.

Hoe het gebruiken

De goede reflex is de loonkostratio en de overbooking in het oog te houden terwijl je de planning opbouwt. Stijgt de ratio boven je doel, verminder dan de uren op de dagen met de laagste omzet, of verplaats shifts naar de sterkere dagen. Wordt de overbooking rood, herverdeel dan de uren voordat je publiceert. Het dagdetail toont je precies waar je moet ingrijpen, en de kleuren prognose / reëel laten je achteraf nagaan of je prognoses juist waren.