Het rooster-PDF per e-mail versturen

Met Shyfter kunt u een PDF van uw rooster genereren en deze automatisch per e-mail versturen naar de personen van uw keuze. U maakt een sjabloon aan, een PDF-rooster genoemd: daarin bepaalt u de ontvangers, de betrokken gebruikersstatuten en de informatie die op het document verschijnt. Telkens wanneer het rooster wordt gepubliceerd, wordt de bijbehorende PDF gegenereerd en, als u dat hebt gevraagd, automatisch per e-mail verstuurd.

Deze functie is vooral nuttig in twee situaties:

• Terugkerende automatische verzending: een siteverantwoordelijke, een zaakvoerder of een klant wil het rooster per e-mail ontvangen zonder te moeten inloggen. Zodra het PDF-rooster is ingesteld, ontvangt die persoon het bij elke publicatie.
• Uitzendkrachten: u kunt een PDF-rooster aanmaken dat gefilterd is op het statuut "uitzendkracht" en het rechtstreeks naar het uitzendkantoor versturen. Het kantoor ontvangt dan een rooster met enkel de betrokken werknemers.

Waar vindt u de functie

Ga naar Instellingen → Roosters → Roosters PDF.

U komt op de pagina Rooster PDF, die alle reeds ingestelde sjablonen toont. Voor elk sjabloon toont de tabel:

• Naam: de naam van het PDF-rooster.
• Ontvangers: de e-mailadressen die het document ontvangen.
• Vrije shifts: geeft aan of de vrije shifts op de PDF worden getoond.
• Acties: de knoppen om het sjabloon te wijzigen of te verwijderen.

Met een zoekveld boven de lijst vindt u een sjabloon op naam terug. De knop Nieuw opent het aanmaakpaneel.

Een PDF-rooster aanmaken

Klik op Nieuw. Een paneel met de titel Een PDF-rooster toevoegen opent aan de rechterkant. Vul de volgende velden in.

Naam De naam van het sjabloon (verplicht). Deze verschijnt niet op de PDF, maar helpt u enkel om het sjabloon in de lijst te herkennen. Kies een duidelijke naam, bijvoorbeeld "Rooster uitzendkantoor" of "Weekrooster directie".

Ontvangers Voer hier een of meerdere e-mailadressen in. Typ het adres en bevestig met de Enter-toets om het toe te voegen, en herhaal dit voor elke ontvanger. Deze personen ontvangen de PDF per e-mail. Elk adres moet een geldig e-mailadres zijn.

Automatisch verzenden naar ontvangers Deze schakelaar bepaalt de automatische verzending. Wanneer hij is ingeschakeld, wordt de PDF bij elke generatie van het rooster per e-mail naar de ontvangers verstuurd. Is hij uitgeschakeld, dan wordt het document wel voorbereid maar niet automatisch verstuurd.

Statuut gebruikers Selecteer een of meerdere gebruikersstatuten (bijvoorbeeld: vast, student, uitzendkracht). De PDF bevat dan enkel de medewerkers die overeenkomen met de gekozen statuten. Dankzij deze filter kunt u bijvoorbeeld een uitzendkantoor enkel het rooster van de uitzendkrachten bezorgen. Selecteert u geen enkel statuut, dan worden alle medewerkers opgenomen.

Informatie op de PDF

Onder de vorige velden kunt u met een reeks schakelaars kiezen wat op het document verschijnt. Schakel enkel in wat de ontvanger nodig heeft:

• Toegankelijkheid: toont de toegankelijkheidsinformatie.
• Shifts kleuren tonen: neemt de kleuren van de shifts over op de PDF zoals ze in het rooster verschijnen.
• Toon vrije shifts: neemt de niet-toegewezen shifts op.
• Taken: toont de taken die aan de shifts zijn gekoppeld (als de functie is geactiveerd en er taken bestaan).
• Sectie: toont de sectie van elke shift (als de secties zijn geactiveerd).
• Competenties: toont de competenties (als de functie is geactiveerd).
• Opmerking: toont de opmerkingen van de shifts.
• Pauzes: toont de pauzes.
• Totaal uren: toont het totaal aantal uren.
• Attributen: toont de attributen (als de functie is geactiveerd en er attributen bestaan).
• BSN / Statuut gebruikers: toont het BSN en het statuut van de medewerkers.
• Toon kost: toont de kost van de prestaties.
• PDF-generatietijd tonen: voegt aan het document het tijdstip toe waarop het werd gegenereerd.

Sommige schakelaars verschijnen enkel als de bijbehorende optie op uw account is geactiveerd (taken, secties, competenties, attributen).

Zodra uw keuzes gemaakt zijn, klikt u op Opslaan. De knop Annuleren sluit het paneel zonder op te slaan.

Wanneer wordt de PDF verstuurd

Het PDF-rooster wordt niet verstuurd op het moment dat u het in de instellingen opslaat. Het wordt gegenereerd wanneer u het rooster van de betrokken periode publiceert. Op dat moment maakt Shyfter voor elk ingesteld sjabloon een PDF aan, met toepassing van de statuutfilter en de weergaveopties. Als de schakelaar Automatisch verzenden naar ontvangers voor dat sjabloon is ingeschakeld, vertrekt het document dan per e-mail naar de vermelde ontvangers.

U kunt zoveel PDF-roosters aanmaken als nodig: een volledig sjabloon voor de directie, een sjabloon gefilterd op uitzendkrachten voor het kantoor, een vereenvoudigd sjabloon voor een klant, enzovoort. Elk sjabloon wordt onafhankelijk verstuurd volgens zijn configuratie.

Een PDF-rooster wijzigen of verwijderen

In de lijst kunt u via de kolom Acties een bestaand sjabloon wijzigen (het paneel opent met de titel Een PDF-rooster wijzigen) of het verwijderen. Verwijderen vraagt om een bevestiging en is definitief.