Enviar el PDF del horario por correo

Shyfter le permite generar un PDF de su horario y enviarlo automáticamente por correo a las personas que desee. Cree una plantilla llamada PDF de horario: en ella define los destinatarios, las categorías de usuario afectadas y la información que aparece en el documento. Cada vez que se publica el horario, el PDF correspondiente se genera y, si así lo ha indicado, se envía automáticamente por correo.

Esta funcionalidad es especialmente útil en dos situaciones:

• El envío automático recurrente: un responsable de centro, un gerente o un cliente desea recibir el horario por correo sin tener que conectarse. Una vez configurado el PDF de horario, lo recibe en cada publicación.
• Los trabajadores temporales: puede crear un PDF de horario filtrado por la categoría "temporal" y enviarlo directamente a la agencia de trabajo temporal. La agencia recibe así un horario que contiene únicamente a los trabajadores afectados.

Dónde encontrar la funcionalidad

Vaya a Ajustes → Horario → PDF de horarios.

Llegará a la página PDF de horarios, que enumera todas las plantillas ya configuradas. Para cada una, la tabla muestra:

• Nombre: el nombre del PDF de horario.
• Destinatarios: las direcciones de correo que reciben el documento.
• Turnos libres: indica si los turnos libres se muestran en el PDF.
• Acciones: los botones para modificar o eliminar la plantilla.

Un campo de búsqueda en la parte superior de la lista permite encontrar una plantilla por su nombre. El botón Nuevo abre el panel de creación.

Crear un PDF de horario

Haga clic en Nuevo. Se abre un panel titulado Agregar un Horario PDF en la parte derecha. Rellene los siguientes campos.

Nombre El nombre de la plantilla (obligatorio). No aparece en el PDF, solo le sirve para identificar la plantilla en la lista. Elija un nombre claro, por ejemplo "Horario agencia temporal" u "Horario semanal dirección".

Destinatarios Introduzca aquí una o varias direcciones de correo. Escriba la dirección y confírmela con la tecla Intro para añadirla, y repita la operación para cada destinatario. Estas personas recibirán el PDF por correo. Cada dirección debe ser una dirección de correo válida.

Enviar automáticamente a los destinatarios Este interruptor controla el envío automático. Cuando está activado, el PDF se envía por correo a los destinatarios cada vez que se genera el horario. Si está desactivado, el documento se prepara igualmente pero no se envía automáticamente.

Categorías de usuario Seleccione una o varias categorías de usuario (por ejemplo: fijo, estudiante, temporal). El PDF contendrá entonces únicamente a los empleados que correspondan a las categorías elegidas. Este filtro es el que le permite, por ejemplo, enviar a una agencia de trabajo temporal solo el horario de los trabajadores temporales. Si no selecciona ninguna categoría, se incluyen todos los empleados.

La información mostrada en el PDF

Debajo de los campos anteriores, una serie de interruptores le permite elegir lo que aparece en el documento. Active únicamente lo que el destinatario necesita:

• Accesibilidad: muestra la información de accesibilidad.
• Mostrar los colores de los turnos: reproduce en el PDF los colores de los turnos tal como aparecen en el horario.
• Mostrar los turnos libres: incluye los turnos no asignados.
• Tareas: muestra las tareas asociadas a los turnos (si la funcionalidad está activada y existen tareas).
• Sección: muestra la sección de cada turno (si las secciones están activadas).
• Competencias: muestra las competencias (si la funcionalidad está activada).
• Comentario: muestra los comentarios de los turnos.
• Pausas: muestra las pausas.
• Horas totales: muestra el total de horas.
• Atributos: muestra los atributos (si la funcionalidad está activada y existen atributos).
• NISS / Estatus de los usuarios: muestra el NISS y el estatus de los empleados.
• Mostrar el costo: muestra el costo de las prestaciones.
• Mostrar la hora de generación del PDF: añade al documento la hora a la que se generó.

Algunos interruptores solo aparecen si la opción correspondiente está activada en su cuenta (tareas, secciones, competencias, atributos).

Una vez hechas sus elecciones, haga clic en Guardar. El botón Cancelar cierra el panel sin guardar.

Cuándo se envía el PDF

El PDF de horario no se envía en el momento en que lo guarda en los ajustes. Se genera cuando publica el horario del período correspondiente. En ese momento, Shyfter crea un PDF para cada plantilla configurada, aplicando su filtro de categorías y sus opciones de visualización. Si el interruptor Enviar automáticamente a los destinatarios está activado para esa plantilla, el documento se envía entonces por correo a los destinatarios indicados.

Puede crear tantos PDF de horario como necesite: una plantilla completa para la dirección, una plantilla filtrada por trabajadores temporales para la agencia, una plantilla simplificada para un cliente, etc. Cada una se envía de forma independiente según su configuración.

Modificar o eliminar un PDF de horario

En la lista, la columna Acciones le permite modificar una plantilla existente (el panel se abre con el título Modificar un Horario PDF) o eliminarla. La eliminación pide una confirmación y es definitiva.