Een shift aanmaken

Een shift is de basiseenheid van het rooster: het werktijdslot van een medewerker, met zijn uren, zijn afdeling, zijn competenties, zijn pauzes en eventuele taken. Een shift aanmaken is de eerste bouwsteen bij het opstellen van een uurrooster. Dit artikel beschrijft elk toegangspunt en elk veld van het aanmaakpaneel in detail.

Het aanmaakpaneel openen

Ga naar Uurroosters → Roosterbeheer en plaats je op de juiste week met de navigatiepijlen. Het aanmaakpaneel opent op verschillende manieren:

• Wanneer je over een cel beweegt, verschijnt de knop + Shift toevoegen. Op de regel van een medewerker wordt die persoon vooraf geselecteerd; bovenaan een dagkolom wordt geen medewerker vooraf ingevuld.
• De + in de hoofding van een dag maakt een shift aan voor die dag.

Het paneel "Een shift aanmaken" opent rechts.

De drie tabbladen van het paneel

Bovenaan het paneel bepalen drie tabbladen wat je aanmaakt:

• Shift: een werktijdslot (het geval dat hieronder wordt beschreven).
• Afwezigheid: een afwezigheid (verlof, ziekte, recuperatie...) rechtstreeks in het uurrooster.
• Onbeschikbaarheid: een periode waarin de medewerker niet kan werken.

Het vervolg beschrijft het tabblad Shift.

De velden van een shift

Afdeling Het keuzemenu "Kies een afdeling" koppelt de shift aan een afdeling (bijvoorbeeld Keuken, Zaal). Het verschijnt alleen als je account met afdelingen werkt. De kleur van de afdeling helpt om de shift in het rooster terug te vinden.

Gebruiker Het keuzemenu "Kies een gebruiker" duidt de medewerker aan. Als hij via zijn regel vooraf geselecteerd werd, is dit al ingevuld. Rechts van dit veld herinnert een score in sterren (van 1 tot 5) aan de beoordeling van de medewerker wanneer de beoordeling geactiveerd is, wat helpt om de juiste persoon te kiezen.

Competenties Met het veld "Selecteer een of meerdere competenties" kun je aan de shift de vereiste of uitgeoefende competenties koppelen (bijvoorbeeld Productie, Schoonmaak). Je kunt er meerdere kiezen.

Begin en Einde De twee verplichte urenvelden bepalen de omvang van de shift (standaard 09:00 tot 17:00). Je kunt elk tijdsbereik ingeven, ook een shift die na middernacht eindigt.

Betaalde pauze en Onbetaalde pauze Twee afzonderlijke velden om de duur van de pauze aan te geven. De betaalde pauze blijft meegeteld in de arbeidsuren; de onbetaalde pauze wordt afgetrokken. De manier waarop de onbetaalde pauze afgetrokken wordt (van het begin of het einde van de shift) hangt af van een globale instelling van je account.

Shift niet meegeteld in de gepresteerde uren Met dit vakje kun je een shift aanmaken die niet meetelt in het totaal van de gewerkte uren van de medewerker. Handig voor een bijzonder aanwezigheidsslot dat je niet in de tellers wilt laten meewegen.

Taken De knop Een taak toevoegen voegt een of meerdere taken toe aan de shift, elk met hun eigen begin- en einduur. Dit is handig om een dienst op te delen in precieze activiteiten (bijvoorbeeld een levering, een inventaris). Je kunt er toevoegen of verwijderen.

Commentaar In het tekstveld "Commentaar" kun je een vrije notitie aan de shift toevoegen. Afhankelijk van je instellingen kan dit commentaar rechtstreeks in het rooster zichtbaar gemaakt worden.

Herhaling De knop Een herhaling toevoegen dient om de shift automatisch te herhalen over meerdere dagen of weken, in plaats van hem handmatig opnieuw aan te maken. Je bepaalt de frequentie en de herhalingsperiode, en Shyfter genereert de hele reeks.

Opslaan

Onderaan het paneel staan twee knoppen: Annuleren om te sluiten zonder iets aan te maken, en Shift aanmaken om op te slaan. De shift verschijnt dan in het rooster, omgeven door stippellijnen: het is een concept, nog onzichtbaar voor de medewerker. Om hem zichtbaar te maken in de mobiele app, moet je hem publiceren via de groene knop rechtsboven in het rooster.

Een vrije shift aanmaken

Om een slot te openen zonder het meteen toe te wijzen, laat je het veld Gebruiker leeg bij het aanmaken. De shift wordt een vrije shift, die later aan het team kan worden voorgesteld of toegewezen. Je vindt hem terug in de zone "Beschikbare shifts" bovenaan het rooster.

Wettelijke verplichtingen: denk aan je paritair comité

Een shift aanmaken betekent niet alleen uren in het rooster plaatsen: het slot moet het wettelijke kader respecteren dat op je onderneming van toepassing is. In België hangt dit kader grotendeels af van je paritair comité (PC), het sectorale orgaan dat via collectieve arbeidsovereenkomst concrete regels vastlegt die de manier beïnvloeden waarop je plant: minimumduur van een prestatie, maximale dagomvang, wekelijkse duur, toeslagen voor nacht-, zondag- of feestdagwerk, of nog een minimumaantal uren voor deeltijds werk.

In Shyfter geef je je paritair comité aan in Instellingen ⚙️ → HR → Instellingen (selectie van de collectieve arbeidsovereenkomst / PC). Deze keuze voedt vervolgens de berekeningen en, als je het activeert, de conformiteitscontrole die je roosters nakijkt.

De belangrijkste paritaire comités

Afhankelijk van je activiteit val je doorgaans onder een van deze PC's:

• PC 302: hotelbedrijf (horeca): restaurants, cafés, hotels, traiteurs.
• PC 202: kleinhandel in voedingswaren.
• PC 201: zelfstandige kleinhandel.
• PC 311: grote kleinhandelszaken; PC 312: warenhuizen.
• PC 200: aanvullend paritair comité voor de bedienden (het breedste, tertiaire sector).
• PC 322: dienstencheques en uitzendarbeid.
• PC 330: gezondheidsinrichtingen en -diensten.

Enkele concrete voorbeelden

• In de horeca (PC 302) mag elke prestatie in principe niet korter zijn dan 3 uur, en is de dagomvang omkaderd (in de praktijk 14 uur): nuttig om een onderbroken uurrooster of een avonddienst te kaderen.
• In de kleinhandel is zondags- en avondwerk omkaderd en geeft het vaak aanleiding tot toeslagen: hiermee rekening te houden bij het plaatsen van een shift in het weekend.
• Voor een deeltijdse medewerker geldt doorgaans een minimumaantal uren per prestatie, wat vermijdt dat je te korte slots plant.

Deze voorbeelden zijn louter indicatief en vormen geen juridisch advies. De precieze regels hangen af van je paritair comité, van je collectieve arbeidsovereenkomst en kunnen evolueren. Bij twijfel, controleer bij je sociaal secretariaat of de toepasselijke overeenkomst. Voor een automatische controle van je roosters activeer je de conformiteitscontrole in de HR-instellingen.