Afwezigheidsaanvragen

De medewerkers dienen hun verlofaanvragen in vanuit de app Shyfter Staff. Deze aanvragen komen terecht in Shyfter en het ben jij, als beheerder, die ze goedkeurt, weigert of in afwachting zet. Eens goedgekeurd, wordt de afwezigheid automatisch in het rooster van de medewerker opgenomen.

Hoe de medewerkers een aanvraag indienen

Vanuit de mobiele app Shyfter Staff gaat de medewerker naar de sectie Afwezigheden of Verlof en dient hij een aanvraag in door te kiezen:

• Het type afwezigheid: vakantie, ziekte, recuperatie, onbetaald verlof, enz.
• De periode: begindatum en einddatum.
• Een facultatieve opmerking.

Laat je organisatie het versturen van een medisch attest toe (bij ziekte), dan kan de medewerker rechtstreeks vanuit zijn telefoon een foto van het document toevoegen.

De aanvragen behandelen

Ga naar Uurroosters → Afwezigheidsaanvragen.

De lijst toont voor elke aanvraag: de Naam van de medewerker, de Manager (nuttig bij hiërarchische validatie), de gevraagde Periode, het Type afwezigheid, de toegevoegde Bestanden (bijvoorbeeld een medisch attest), de aanmaakdatum (Aangemaakt op) en de Status. Met een filter rechtsboven (standaard "In afwachting") en een zoekfunctie kan je de aanvragen op hun status afbakenen.

Klik op een aanvraag om het detail ervan te openen en ze te behandelen:

1. Goedkeuren: de afwezigheid wordt aan het rooster toegevoegd en het saldo wordt afgetrokken. De medewerker krijgt een melding.
2. Weigeren: de aanvraag wordt afgewezen. In een opmerkingveld kan je het motief toelichten.
3. In afwachting zetten: heb je tijd nodig om te beslissen, dan blijft de aanvraag zichtbaar zonder behandeld te worden.

Het medisch attest downloaden

Heeft een medewerker een medisch attest bij zijn ziekteafwezigheidsaanvraag gevoegd, dan kan je het rechtstreeks vanaf de detailpagina van de aanvraag downloaden. Klik op de betrokken aanvraag en vervolgens op de downloadknop van het bewijsstuk.

Hiërarchische validatie van het verlof

Sommige organisaties vereisen dat een verlofaanvraag op meerdere niveaus gevalideerd wordt (teamleider, HR, directie). Shyfter biedt een optie voor hiërarchische validatie waarmee je een goedkeuringscircuit kan bepalen.

Schakel dit circuit in en configureer het in Instellingen → HR → Validatie van afwezigheden. De aanvragen volgen dan het bepaalde circuit voordat ze als goedgekeurd beschouwd worden.

De afwezigheden per sectie organiseren

Gebruikt je account de secties, dan kan je de afwezigheidsaanvragen per sectie filteren om de behandeling te vergemakkelijken wanneer je meerdere aparte teams beheert.

De zichtbaarheid hangt echter af van de rol:

• Een beheerder ziet al het personeel en alle aanvragen, zelfs als hij zelf niet tot de betrokken sectie behoort.
• Een rooster- of HR-beheerder ziet enkel de medewerkers die dezelfde secties als hij delen, en dus enkel hun afwezigheidsaanvragen.

Denk daaraan wanneer je de rollen verdeelt: opdat een beheerder de aanvragen van een team zou behandelen, moet hij aan dezelfde secties als dat team gekoppeld zijn.