Demandes d'absences

Les collaborateurs soumettent leurs demandes de congé depuis l'application Shyfter Staff. Ces demandes arrivent dans Shyfter et c'est vous, en tant que gestionnaire, qui les approuvez, refusez ou mettez en attente. Une fois validée, l'absence est automatiquement intégrée au planning du collaborateur.

Comment les collaborateurs font une demande

Depuis l'application mobile Shyfter Staff, le collaborateur accède à la section Absences ou Congés et soumet une demande en choisissant :

• Le type d'absence : vacances, maladie, récupération, congé sans solde, etc.
• La période : date de début et date de fin.
• Un commentaire facultatif.

Si votre organisation autorise l'envoi d'un certificat médical (en cas de maladie), le collaborateur peut joindre une photo du document directement depuis son téléphone.

Traiter les demandes

Rendez-vous dans Horaires → Demandes d'absences.

La liste affiche, pour chaque demande : le Nom du collaborateur, le Manager (utile avec la validation hiérarchique), la Période demandée, le Type d'absence, les Fichiers joints (par exemple un certificat médical), la date de création (Créé le) et le Statut. Un filtre en haut à droite (« En attente » par défaut) et une recherche permettent de cibler les demandes selon leur statut.

Cliquez sur une demande pour ouvrir son détail et la traiter :

1. Approuver : l'absence est ajoutée au planning et le solde est déduit. Le collaborateur est notifié.
2. Refuser : la demande est rejetée. Un champ de commentaire vous permet d'expliquer le motif.
3. Mettre en attente : si vous avez besoin de temps pour décider, la demande reste visible sans être traitée.

Télécharger le certificat médical

Si un collaborateur a joint un certificat médical à sa demande d'absence maladie, vous pouvez le télécharger directement depuis la page de détail de la demande. Cliquez sur la demande concernée puis sur le bouton de téléchargement du justificatif.

Validation hiérarchique des congés

Certaines organisations requièrent qu'une demande de congé soit validée à plusieurs niveaux (chef d'équipe, RH, direction). Shyfter propose une option de validation hiérarchique qui permet de définir un circuit d'approbation.

Activez et configurez ce circuit dans Paramètres → RH → Validation des absences. Les demandes suivent alors le circuit défini avant d'être considérées comme approuvées.

Organiser les absences par sections

Si votre compte utilise les sections, vous pouvez filtrer les demandes d'absences par section pour faciliter le traitement lorsque vous gérez plusieurs équipes distinctes.

La visibilité dépend toutefois du rôle :

• Un administrateur voit l'ensemble du personnel et toutes les demandes, même s'il n'appartient pas lui-même à la section concernée.
• Un gestionnaire de planning ou RH ne voit que les collaborateurs qui partagent les mêmes sections que lui, et donc uniquement leurs demandes d'absences.

Pensez-y quand vous répartissez les rôles : pour qu'un gestionnaire traite les demandes d'une équipe, il doit être rattaché aux mêmes sections que cette équipe.