Veranderen van sociaal secretariaat: wat te doen in Shyfter?

In Shyfter is uw sociaal secretariaat (ook loonpartner genoemd) aan uw account gekoppeld om uw prestaties te ontvangen. Elk afwezigheidstype, elke prestatiecode en elke HR-regel verwijst naar een code die eigen is aan dat secretariaat. Wanneer u verandert, veranderen die codes ook: ze moeten dus aan de nieuwe partner gekoppeld worden zodat uw loonexports correct blijven.

Goed nieuws: de handeling is eenvoudig en u kunt ze volledig zelf uitvoeren. Hier is de werkwijze, stap voor stap.

De sociale secretariaten die met Shyfter verbonden zijn

Shyfter is verbonden met de meeste Belgische sociale secretariaten, waaronder:

• Acerta
• Attentia
• Ceges
• Group-S
• HorecaFocus
• Liantis
• Partena Professional
• SD Worx
• Securex
• Sodalis
• Sodiwe
• UCM
• Salary Solution

We zijn ook verbonden met de loonmotoren Prisma en Easy Online, die verschillende van deze secretariaten voeden.

De lijst verandert regelmatig. Ziet u uw nieuwe sociaal secretariaat hierboven niet staan? Neem dan contact met ons op via de chat: in de overgrote meerderheid van de gevallen bestaat de verbinding al of kan ze worden opgezet.

De automatische synchronisatie van werknemers

Bij sommige partners (UCM, Securex, Attentia, HorecaFocus, Liantis, Acerta, enzovoort) kan Shyfter uw werknemers automatisch synchroniseren: hun gegevens en hun nummers worden rechtstreeks bij het sociaal secretariaat opgehaald, zonder manuele invoer aan uw kant.

Deze synchronisatie moet eerst geactiveerd worden door uw sociaal secretariaat. De aanvraag verloopt dus via hen, niet via Shyfter. Goed om te weten: sociale secretariaten rekenen vaak opstartkosten aan voor deze verbinding. Informeer bij uw dossierbeheerder voordat u de aanvraag indient.

Is de automatische synchronisatie niet actief? Geen zorgen: u voert de werknemersnummers dan manueel in (zie stap 2, punt 4).

Stap 1: verwittig ons via de chat

De technische verbinding van een nieuw sociaal secretariaat gebeurt aan onze kant. U hoeft die dus niet zelf te activeren.

Open de chat vanuit Shyfter (het bolletje rechtsonder op uw scherm) en laat ons weten naar welk sociaal secretariaat u overstapt. Meestal hoeft u ons maar één ding te bezorgen: uw nieuwe klantnummer bij dat sociaal secretariaat. Wij koppelen daarna de partner aan uw account en bevestigen zodra het klaar is.

Verwijder ondertussen niets aan uw kant. Wij beheren de overstap zodat u noch uw oude codes, noch uw historiek verliest.

Stap 2: koppel uw instellingen aan het nieuwe sociaal secretariaat

Zodra wij bevestigd hebben dat het nieuwe sociaal secretariaat verbonden is, moeten er vier punten worden nagekeken en bijgewerkt. Bijna alles bevindt zich in Instellingen, sectie HR.

1. De afwezigheidscodes aan de nieuwe codes koppelen
2. De speciale HR-codes nakijken en bijwerken
3. Uw HR-regels (loonregels) bijwerken
4. De werknemersnummers in hun fiche bijwerken

1. Koppel de afwezigheidscodes aan de nieuwe codes

Ga naar Instellingen → HR → Afwezigheden. U ziet er de lijst van uw afwezigheidstypes (Vakantie, Ziekte, Recuperatie, enzovoort).

Open een afwezigheidstype om het te bewerken. Zoek in het paneel de sectie Corresponderende code dienstverlener: elk verbonden sociaal secretariaat verschijnt daar met een keuzelijst. Selecteer voor de nieuwe partner de code die bij deze afwezigheid hoort en bewaar.

Herhaal dit voor elk afwezigheidstype. Zolang beide sociale secretariaten op uw account naast elkaar bestaan, blijven beide kolommen zichtbaar: vul zeker de kolom van de nieuwe partner in.

Dit scherm wordt in detail uitgelegd in het artikel Afwezigheden en afwezigheidstypes.

2. Kijk de speciale HR-codes na en werk ze bij

Speciale codes zijn de aangepaste codes die u vanuit de planning op een shift forceert (bijvoorbeeld een code Telewerk, een premie, een vergoeding). Elke code is gekoppeld aan een code van uw sociaal secretariaat, en die koppeling moet ook naar de nieuwe partner wijzen.

Ga naar Instellingen → HR → SocSec codes (de pagina Sociaal Secretariaat codes). Kijk in de sectie met de speciale codes elke code na en herselecteer in de keuzelijst de overeenkomstige code van het nieuwe sociaal secretariaat. Bewaar.

Neem ook even de tijd om op deze pagina de lijst van uw prestatiecodes zelf na te kijken: zij voeden uw prestatiefiches en uw exports. Alles wordt beschreven in het artikel Codes sociaal secretariaat.

3. Werk uw HR-regels (loonregels) bij

Hebt u HR-regels opgebouwd om uw shifts automatisch in codes om te zetten (nachturen, zondagen, feestdagen, overuren, pauze-aftrek, enzovoort)? Dan produceren die regels specifieke codes. Zorg na de overstap dat de beoogde codes wel degelijk bestaan bij het nieuwe sociaal secretariaat.

Ga naar Instellingen → HR → HR regels. Open elke regel en controleer de toegepaste code in het "actie"-gedeelte. Corrigeer die indien nodig met de overeenkomstige code van de nieuwe partner.

Gebruikt u geen HR-regels? Dan mag u deze stap overslaan. De volledige werking van de regelmotor wordt beschreven in het artikel De HR-regels (motor V2).

4. Werk de werknemersnummers bij

Elke medewerker heeft een nummer (stamnummer) bij het sociaal secretariaat. Is de automatische synchronisatie van werknemers actief (zie hierboven)? Dan worden deze nummers rechtstreeks bij het sociaal secretariaat opgehaald en hoeft u niets te doen. Zo niet, dan voert u ze zelf in de fiche van elke medewerker in.

Ga naar Team, open de fiche van een medewerker en vervolgens het tabblad Profiel. Zoek in de sectie HR het blok Externe loonpartner:

• Externe loonpartner: selecteer het nieuwe sociaal secretariaat.
• Contractnr.: geef het stamnummer van de medewerker bij dat sociaal secretariaat in.

Bewaar en herhaal voor elke betrokken medewerker. De medewerkersfiche in haar geheel wordt voorgesteld in het artikel De medewerkersfiche: overzicht.

Doe een controle vóór uw eerste export

Zodra deze vier punten in orde zijn, doet u een test vóór uw eerste afsluiting met het nieuwe sociaal secretariaat. Genereer uw prestatiefiches over een korte periode en controleer of de getoonde codes overeenstemmen met wat de nieuwe partner verwacht.

Ontbreekt er een code of ziet er iets verkeerd uit? Ga dan terug naar de betrokken stap hierboven: in de overgrote meerderheid van de gevallen gaat het om een afwezigheidsequivalent of een speciale code die nog niet gekoppeld is. De werkwijze om de export te genereren wordt beschreven in het artikel De export van de prestatiefiches genereren en downloaden.

Hulp nodig?

Twijfelt u ook maar even over een code of een instelling? Neem dan contact met ons op via de chat. We kijken de configuratie samen met u na en zorgen ervoor dat uw eerste export vlot vertrekt.