Cambiar de secretariado social: ¿qué hacer en Shyfter?

En Shyfter, su secretariado social (también llamado gestor de nóminas) está vinculado a su cuenta para recibir sus prestaciones. Cada tipo de ausencia, cada código de prestación y cada regla de RRHH apunta a un código propio de ese secretariado. Cuando cambia, esos códigos también cambian: hay que volver a vincularlos al nuevo socio para que sus exportaciones de nómina sigan siendo correctas.

Buena noticia: la operación es sencilla y puede hacerla usted mismo por completo. Aquí tiene el procedimiento, paso a paso.

Los secretariados sociales conectados a Shyfter

Shyfter está conectado con la mayoría de los secretariados sociales belgas, entre ellos:

• Acerta
• Attentia
• Ceges
• Group-S
• HorecaFocus
• Liantis
• Partena Professional
• SD Worx
• Securex
• Sodalis
• Sodiwe
• UCM
• Salary Solution

También estamos conectados con los motores de nómina Prisma y Easy Online, que alimentan a varios de estos secretariados.

La lista evoluciona con regularidad. Si no ve su nuevo secretariado social más arriba, contáctenos por el chat: en la gran mayoría de los casos, la conexión ya existe o se puede poner en marcha.

La sincronización automática de los trabajadores

Con algunos socios (UCM, Securex, Attentia, HorecaFocus, Liantis, Acerta, etc.), Shyfter puede sincronizar automáticamente a sus trabajadores: sus datos y sus números se recuperan directamente del secretariado social, sin ninguna introducción manual por su parte.

Esta sincronización debe ser activada primero por su secretariado social. La gestión se realiza, por tanto, con ellos, no en Shyfter. Conviene saber que los secretariados sociales suelen facturar gastos de puesta en marcha por esta conexión. Infórmese con su gestor de expediente antes de lanzar la solicitud.

Si la sincronización automática no está activa, no se preocupe: introduce los números de los trabajadores manualmente (véase el paso 2, punto 4).

Paso 1: avísenos por el chat

La conexión técnica de un nuevo secretariado social se realiza por nuestra parte. Por lo tanto, no tiene que activarla usted mismo.

Abra el chat desde Shyfter (la burbuja en la parte inferior derecha de su pantalla) e indíquenos a qué secretariado social se cambia. La mayoría de las veces, solo hay un dato que debe comunicarnos: su nuevo número de cliente en ese secretariado social. A continuación, conectamos el socio a su cuenta y se lo confirmamos en cuanto esté hecho.

Mientras tanto, no elimine nada por su parte. Nosotros gestionamos el cambio para que no pierda ni sus códigos antiguos ni su historial.

Paso 2: vincule sus ajustes al nuevo secretariado social

Una vez que le hayamos confirmado que el nuevo secretariado social está conectado, hay cuatro puntos que revisar y actualizar. Casi todos se encuentran en Ajustes, sección RRHH.

1. Vincular los códigos de ausencias a los nuevos códigos
2. Revisar y actualizar los códigos especiales de RRHH
3. Actualizar sus reglas de RRHH (reglas de nómina)
4. Actualizar los números de los trabajadores en su ficha

1. Vincule los códigos de ausencias a los nuevos códigos

Vaya a Ajustes → RRHH → Ausencias. Verá la lista de sus tipos de ausencia (Vacaciones, Enfermedad, Recuperación, etc.).

Abra un tipo de ausencia para editarlo. En el panel, localice la sección Código equivalente del socio de recursos humanos: cada secretariado social conectado aparece allí con un menú desplegable. Para el nuevo socio, seleccione el código que corresponde a esta ausencia y guarde.

Repita la operación para cada tipo de ausencia. Mientras los dos secretariados sociales coexistan en su cuenta, ambas columnas permanecen visibles: complete bien la columna del nuevo socio.

Esta pantalla se explica en detalle en el artículo Ausencias y tipos de ausencia.

2. Revise y actualice los códigos especiales de RRHH

Los códigos especiales son los códigos personalizados que fuerza sobre un turno desde la planificación (por ejemplo un código Teletrabajo, una prima, una indemnización). Cada uno está vinculado a un código de su secretariado social, y ese vínculo también debe apuntar al nuevo socio.

Vaya a Ajustes → RRHH → Códigos de la Seguridad Social (página Códigos del secretariado social). En la sección de los códigos especiales, revise cada código y vuelva a seleccionar, en el menú desplegable, el código equivalente del nuevo secretariado social. Guarde.

Aproveche también para revisar la lista de sus propios códigos de prestación en esta página: son ellos los que alimentan sus fichas de prestaciones y sus exportaciones. Todo se describe en el artículo Códigos del secretariado social.

3. Actualice sus reglas de RRHH (reglas de nómina)

Si ha creado reglas de RRHH para transformar automáticamente sus turnos en códigos (horas nocturnas, domingos, días festivos, horas extra, deducciones de pausa, etc.), esas reglas producen códigos concretos. Tras el cambio, asegúrese de que los códigos previstos existen realmente en el nuevo secretariado social.

Vaya a Ajustes → RRHH → Reglas de RRHH. Abra cada regla y verifique el código aplicado en su parte de "acción". Corríjalo si es necesario con el código equivalente del nuevo socio.

Si no utiliza reglas de RRHH, puede saltarse este paso. El funcionamiento completo del motor de reglas se detalla en el artículo Las reglas de RRHH (motor V2).

4. Actualice los números de los trabajadores

Cada colaborador tiene un número (número de matrícula) en el secretariado social. Si la sincronización automática de los trabajadores está activa (véase más arriba), estos números se recuperan directamente del secretariado social y no tiene que hacer nada. De lo contrario, los introduce usted mismo en la ficha de cada colaborador.

Vaya a Equipo, abra la ficha de un colaborador y luego la pestaña Perfil. En la sección Datos contractuales, localice el bloque Socio de nómina externo:

• Socio de nómina externo: seleccione el nuevo secretariado social.
• N° de contrato: indique el número de matrícula del colaborador en ese secretariado social.

Guarde y repita para cada colaborador afectado. La ficha del colaborador en su conjunto se presenta en el artículo La ficha del colaborador: vista general.

Antes de su primera exportación, haga una verificación

Una vez que estos cuatro puntos estén en su sitio, haga una prueba antes de su primer cierre con el nuevo secretariado social. Genere sus fichas de prestaciones sobre un periodo corto y compruebe que los códigos que aparecen se corresponden con los que espera el nuevo socio.

Si falta un código o parece incorrecto, vuelva al paso correspondiente más arriba: en la gran mayoría de los casos, se trata de un equivalente de ausencia o de un código especial que aún no se ha vinculado. El procedimiento para generar la exportación se describe en el artículo Generar y descargar la exportación de las fichas de prestaciones.

¿Necesita ayuda?

Si tiene la más mínima duda sobre un código o un ajuste, contáctenos por el chat. Podemos revisar la configuración con usted y asegurarnos de que su primera exportación salga sin problemas.