De prestatiefiches

De prestatiefiches vormen de sleutelstap tussen de dagelijkse opvolging van de uurroosters en de overdracht naar de loonverwerking. Ze nemen automatisch het rooster en de tijdsregistraties over, consolideren die per medewerker en per code, en laten je alles nakijken en aanpassen voordat je de exportbestanden genereert. Ga naar Rapporten → Prestatiefiches.

De lijst met fiches

De tabel toont één fiche per medewerker voor de gekozen periode, met:

• ID en SSA-ID: het Shyfter-identificatienummer en het identificatienummer aan de kant van het sociaal secretariaat.
• Naam: voorafgegaan door een groen icoon (fiche in orde) of een waarschuwingsdriehoek (een punt om na te kijken).
• Periode: de betrokken maand.
• Statuut: de categorie van de medewerker (bijvoorbeeld SHIFTLEADER, Manager, AbsoluteYOU - Student).
• Gepland, Gepresteerd, Afwezigheden: de urentotalen van de periode.
• Gevalideerd: geeft aan of de fiche gevalideerd is.
• Detail: opent de fiche.

Bovenaan vind je filters per periode, per gebruikers en per statuut. Rechts staan de knoppen Alles selecteren, Valideren, Ongeldig maken en Exportbestanden genereren.

Het detail van een fiche

De knop Detail opent de fiche van de medewerker, dag per dag. Verschillende schakelaars sturen de weergave:

• Gepland / Tijdsregistratie: werken op basis van het gepubliceerde rooster, of van de werkelijke tijdsregistraties.
• Volledige maand / Volledige weken: de hele maand bekijken, of ze opdelen in volledige weken (met weektotalen W1, W2...).
• hh:mm / dec.: de duur weergeven in uren-minuten of in honderdsten (decimaal).

De fiche is opgebouwd uit blokken:

• Prestaties: de uren per code, in Gepland en in Geregistreerd (bijvoorbeeld een code 7010 voor de normale uren).
• Afwezigheden: de afwezigheden per code (bijvoorbeeld 9710 voor een dag toegestane afwezigheid), met hun uren.
• Verzonden: in het groen, dit is wat werkelijk naar de loonverwerking wordt doorgestuurd. Elke cel is hier aanpasbaar, dag per dag, en er worden automatisch weektotalen en een Totaal berekend.

Onderaan de fiche staan handige referentiepunten: de categorie en het stelsel (bijvoorbeeld SHIFTLEADER, 35u/week), het SSA van de medewerker en het aantal gepresteerde dagen.

Een code toevoegen

De codes identificeren elk type prestatie voor je sociaal secretariaat (normale uren, nachturen, feestdag, vergoedingen...). Klik in het blok Verzonden op Een code toevoegen en kies vervolgens de code in de zoeklijst. De lijst neemt de codes van je sociaal secretariaat over, bijvoorbeeld: 75B9 (vrijgestelde overuren horeca met GKS), 75A9 (zonder GKS), 7367 (adoptieverlof), 7400 (opzeggingsvergoeding), 7510 (beschikbaarheidstijd), 9350 (betaalde feestdag), enz.

Zodra de code is toegevoegd, vul je de uren in de betreffende cellen in.

De kleuren begrijpen

In het blok Verzonden krijgen de cellen een kleur die aangeeft waar de waarde vandaan komt:

• Blauw: toegevoegde waarde.
• Roze: afgetrokken waarde.
• Lichtgeel: vervangen waarde.
• Rood: handmatig gewijzigde waarde.

Deze kleurcode laat je in één oogopslag zien wat er ten opzichte van de automatische berekening werd aangepast.

Een fiche valideren (of ongeldig maken)

Wanneer de fiche correct is, klik je op Fiche valideren (in het detail) of selecteer je meerdere fiches in de lijst en klik je op Valideren. Een gevalideerde fiche kan worden opgenomen in de export.

Heb je te vroeg gevalideerd, open dan de fiche opnieuw om ze ongeldig te maken, of selecteer de fiches in de lijst en klik op Ongeldig maken. Een fiche die nog ongeldige waarden bevat, kan niet worden opgeslagen: Shyfter geeft je de lijst van de te corrigeren invoeren.

De export genereren

Zodra je fiches gevalideerd zijn, produceert de knop Exportbestanden genereren de bestanden bestemd voor je sociaal secretariaat. Er verschijnt een bevestiging, en je wordt gewaarschuwd als er niet-gevalideerde fiches buiten beschouwing zouden blijven. Het vervolg (het bestand downloaden of rechtstreeks naar het sociaal secretariaat sturen) wordt beschreven in het artikel "De export van de prestatiefiches genereren en downloaden".

Het wijzigen en valideren van de fiches vereist het recht om prestatie-exports te beheren. Verschijnen de knoppen niet, vraag deze toegang dan aan je beheerder.