Les fiches de prestations
Consolidez le planifié et le pointé par collaborateur, ajustez les codes, validez les fiches puis générez les fichiers d'export vers votre secrétariat social.
Les fiches de prestations sont l'étape clé entre le suivi quotidien des horaires et la transmission à la paie. Elles reprennent automatiquement le planning et les pointages, les consolident par collaborateur et par code, et vous laissent tout vérifier et ajuster avant de générer les fichiers d'export. Rendez-vous dans Rapports → Fiches de prestations.
La liste des fiches
Le tableau présente une fiche par collaborateur pour la période choisie, avec :
- ID et SSA-ID : l'identifiant Shyfter et l'identifiant côté secrétariat social.
- Nom : précédé d'une icône verte (fiche en ordre) ou d'un triangle d'avertissement (un point à vérifier).
- Période : le mois concerné.
- Statut : la catégorie du collaborateur (par exemple SHIFTLEADER, Manager, AbsoluteYOU - Étudiant).
- Planifié, Presté, Absences : les totaux d'heures de la période.
- Validé : indique si la fiche est validée.
- Détail : ouvre la fiche.
En haut, des filtres par période, par utilisateurs et par statut. À droite, les boutons Tout sélectionner, Valider, Invalider et Générer les fichiers d'export.
Le détail d'une fiche
Le bouton Détail ouvre la fiche du collaborateur, jour par jour. Plusieurs bascules en pilotent l'affichage :
- Planifié / Pointage : travailler sur base du planning publié, ou des pointages réels.
- Mois complet / Semaines compl. : voir tout le mois, ou le découper en semaines complètes (avec des totaux hebdomadaires S1, S2...).
- hh:mm / déc. : afficher les durées en heures-minutes ou en centièmes (décimal).
La fiche est organisée en blocs :
- Prestations : les heures par code, en Planifié et en Pointé (par exemple un code 7010 pour les heures normales).
- Absences : les absences par code (par exemple 9710 pour un jour d'absence autorisée), avec leurs heures.
- Envoyé : en vert, c'est ce qui sera réellement transmis à la paie. Chaque cellule y est modifiable, jour par jour, et des totaux par semaine et un Total sont calculés automatiquement.
En bas de la fiche figurent des repères utiles : la catégorie et le régime (par exemple SHIFTLEADER, 35h/semaine), le SSA du collaborateur et le nombre de jours prestés.
Ajouter un code
Les codes identifient chaque type de prestation pour votre secrétariat social (heures normales, heures de nuit, jour férié, indemnités...). Dans le bloc Envoyé, cliquez sur Ajouter un code, puis choisissez le code dans la liste de recherche. La liste reprend les codes de votre secrétariat social, par exemple : 75B9 (supplémentaires exonérées horeca avec SCE), 75A9 (sans SCE), 7367 (congé d'adoption), 7400 (indemnité de licenciement), 7510 (temps de disponibilité), 9350 (jour férié rémunéré), etc.
Une fois le code ajouté, saisissez les heures dans les cellules concernées.
Comprendre les couleurs
Dans le bloc Envoyé, les cellules se colorent pour indiquer d'où vient la valeur :
- Bleu : valeur ajoutée.
- Rose : valeur déduite.
- Jaune clair : valeur remplacée.
- Rouge : valeur modifiée manuellement.
Ce code couleur vous permet de repérer d'un coup d'oeil ce qui a été ajusté par rapport au calcul automatique.
Valider (ou invalider) une fiche
Quand la fiche est correcte, cliquez sur Valider la fiche (dans le détail) ou sélectionnez plusieurs fiches dans la liste et cliquez sur Valider. Une fiche validée peut être incluse dans l'export.
Si vous avez validé trop tôt, réouvrez la fiche pour l'invalider, ou sélectionnez les fiches dans la liste et cliquez sur Invalider. Une fiche qui contient encore des valeurs invalides ne peut pas être enregistrée : Shyfter vous liste les entrées à corriger.
Générer l'export
Une fois vos fiches validées, le bouton Générer les fichiers d'export produit les fichiers destinés à votre secrétariat social. Une confirmation apparaît, et vous êtes averti si des fiches non validées seraient laissées de côté. La suite (téléchargement du fichier ou envoi direct au secrétariat social) est décrite dans l'article « Générer et télécharger l'export des fiches de prestations ».
La modification et la validation des fiches nécessitent le droit de gestion des exports de prestations. Si les boutons n'apparaissent pas, demandez cet accès à votre administrateur.